Mejores prácticas para aprovechar las sesiones de subgrupo durante las reuniones y los eventos virtuales

Cualquiera que haya asistido a una conferencia tecnológica presencial grande (¿se acuerda de ellas?) probablemente haya participado en sesiones de subgrupo. Estas reuniones brindan oportunidades para intercambiar ideas, hacer preguntas o ver presentaciones con un grupo relativamente reducido de participantes.

Las actividades de subgrupo pueden ayudar a profundizar la comprensión de los temas tratados en un discurso de apertura, lo que permite una mayor interacción y otros elementos que no están disponibles durante una conferencia unilateral con cientos o miles de asistentes. A menudo, las conferencias realizan varias sesiones simultáneamente en diferentes salas de subgrupo en el lugar en el que se lleva a cabo la conferencia, lo que da a los asistentes la oportunidad de elegir las más relevantes para ellos.

Dado que muchos eventos —así como las reuniones y las capacitaciones cotidianas— ahora se realizan de forma virtual, es importante aprovechar bien las sesiones de subgrupo virtuales de su plataforma de videoconferencia para crear experiencias atractivas. Veamos cómo funcionan las sesiones de subgrupo virtuales y los beneficios que aportan.

Una descripción general de las sesiones de subgrupo en soluciones de audioconferencia y videoconferencia

Una sesión de subgrupo virtual funciona de manera muy parecida a una sesión física: es una minireunión separada de una reunión más grande. Es decir, cada sesión de subgrupo es un foro distinto al de la reunión principal. Los participantes pueden pasar de una sesión a otra y volver a entrar a la reunión principal cuando sea necesario.

El organizador de una audioconferencia o videoconferencia puede optar por configurar sesiones de subgrupo para diversos fines, entre los que se incluyen los siguientes:

• Realizar un taller o una demostración. En las conferencias presenciales, las salas de subgrupo físicas funcionan bien a fin de realizar talleres o demostraciones específicos para grupos más reducidos de asistentes interesados. Las sesiones de subgrupo virtuales funcionan muy bien para fines similares. El presentador tiene la ventaja de poder interactuar con un grupo relativamente reducido de asistentes al evento, responder preguntas y colaborar en un ambiente más informal y relajado.
• Realizar breves charlas paralelas. Tal vez, el organizador de la reunión principal necesite hablar con algunos asistentes en privado durante unos minutos, ya sea para prepararse un poco más al principio o para reagruparse a mitad de la reunión. Las sesiones de subgrupo lo hacen posible sin tener que pasar a una reunión o llamada completamente nueva.
• Organizar sesiones de intercambio de ideas en equipo. Durante una reunión de equipo grande o una sesión de capacitación, podría ser conveniente dividir a las personas en subgrupos más reducidos para elaborar estrategias o trabajar juntos en un proyecto. Después de estas sesiones virtuales de intercambio de ideas, puede llevar a todos a la reunión principal para que presenten sus ideas a todo el grupo.
• Hablar con un grupo reducido de estudiantes o aprendices. Las sesiones de subgrupo son muy comunes en entornos educativos en los que el tamaño de las clases puede ser grande y el instructor debe dirigirse a los estudiantes en grupos más reducidos trasladándose entre las sesiones de subgrupo. Además, al igual que sucede en el mundo empresarial, las sesiones de subgrupo son estupendas para permitir que los equipos de estudiantes trabajen juntos en proyectos grupales.

Las sesiones de subgrupo virtuales permiten a los participantes comunicarse a través de la mayoría de las mismas características que utilizarían en la reunión principal. Pueden aprovechar el vídeo, el audio y el chat para colaborar en tiempo real.

En general, las sesiones de subgrupo ofrecen una manera de facilitar las interacciones de grupos reducidos durante los eventos y colaborar de forma más productiva en los proyectos. Ahora responderemos algunas preguntas comunes relacionadas con las sesiones de subgrupo en línea.

¿Cómo funcionan el audio y el vídeo en una sesión de subgrupo virtual?

En Webex, cada sesión de subgrupo se realiza en su propia conferencia web. Si alguien está en una reunión principal y luego entra en una sesión de subgrupo, su audio se cambia a esa sesión y luego vuelve a la reunión principal cuando la sesión de subgrupo termina. Del mismo modo, si el vídeo está activado, esa configuración también se transfiere entre sesiones. Los mismos controles para silenciar el audio y cancelar el silencio, así como para detener e iniciar el vídeo también están disponibles, lo que permite un control granular del ruido de fondo y la privacidad.

¿Qué roles existen en las sesiones de subgrupo?

Hay tres roles principales en una sesión de subgrupo de Webex: organizador, coorganizador y asistente. Los permisos varían entre los tres, pero todos ellos pueden utilizar el audio, el vídeo y el chat para comunicarse durante la sesión.

¿De qué forma el organizador o coorganizador de la reunión puede administrar las sesiones de subgrupo?

Los organizadores de las reuniones tienen un amplio control sobre las sesiones de subgrupo. Incluso pueden preasignar a los asistentes a sesiones de subgrupo específicas para ahorrar tiempo durante la reunión. Tanto el organizador como los coorganizadores también pueden hacer lo siguiente:

• Iniciar y detener las sesiones de subgrupo.
• Transferir a los participantes entre diferentes sesiones.
• Pedir a los participantes que vuelvan a la reunión principal.
• Eliminar a los participantes de las sesiones de subgrupo.
• Cerrar todas las sesiones de subgrupo.

¿De qué forma los asistentes a la reunión pueden obtener ayuda durante una sesión de subgrupo?

Las sesiones de subgrupo ofrecen algunas características útiles para garantizar que los participantes reciban la ayuda necesaria. Un participante puede pulsar un botón para solicitar ayuda, y el organizador puede desplazarse a su sesión y responder sus preguntas.

El organizador también puede proporcionar orientación de forma proactiva difundiendo un mensaje a algunas de sus sesiones de subgrupo o a todas ellas. Este mensaje se muestra como una ventana emergente en la sesión y puede proporcionar una nota sobre la agenda o simplemente algo importante que todos los participantes deben saber.

¿Cómo puedo empezar a usar las sesiones de subgrupo?

Para obtener más información sobre las sesiones de subgrupo de Webex y las últimas funciones, visite la página de descripción general de las sesiones de subgrupo. También puede empezar con una prueba gratuita de Webex.

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