12 raisons de remplacer le système téléphonique de votre PME par une solution d’appel cloud

Votre entreprise utilise encore un système téléphonique PBX classique ? Alors que votre système vieillit et que vos anciens téléphones sont dépassés, vous devez assumer les coûts de la gestion de l’infrastructure d’appels. En cas de déménagement, les frais de recâblage d’un nouveau bureau peuvent s’avérer prohibitifs. En outre, un PBX sur site restrictif ne répond pas à de nombreux besoins inhérents au télétravail.

En revanche, une solution VoIP hébergée s’appuie sur la puissance du cloud pour réduire vos coûts généraux et fournir une plus grande souplesse afin d’accompagner l’évolution de votre entreprise. Voici 12 raisons de remplacer votre système PBX classique par une solution d’appel cloud.

1) Réduire vos coûts de télécommunications

Lorsque vous transférez le fardeau de la gestion d’un système téléphonique professionnel dans le cloud, vous n’avez plus à continuellement en assurer la maintenance, le mettre à jour, le réparer et remplacer ses divers composants, y compris son infrastructure et ses appareils téléphoniques. En passant à un modèle basé sur un abonnement, vous pouvez anticiper et contrôler les coûts des télécommunications et évoluer selon les besoins sans pour autant dépenser une fortune.

2) Appeler de partout sur n’importe quel appareil connecté

Lorsque votre système téléphonique est basé dans le cloud, vous pouvez passer et recevoir des appels de partout à tout moment, la seule condition étant d’utiliser un appareil compatible. Cela signifie que vous pouvez prendre en charge les employés en télétravail, rester connecté sur le terrain et rejoindre un appel ou une réunion depuis votre mobile, votre ordinateur portable ou un téléphone classique. L’appel est réalisé via une connexion Internet moderne et non plus par des lignes téléphoniques dépassées.

3) Bénéficier des avantages d’un PBX complet

Le VoIP hébergé fournit un système PBX virtuel, mais aussi complet, qui vous permet de créer plusieurs postes, d’activer les numéros entrants directs (DID) et d’utiliser la numérotation basée sur un répertoire. Un réceptionniste virtuel peut accueillir les appelants, proposer des options et diriger les appels, tandis qu’une boîte à lettres virtuelle rassemble des messages pour lecture ultérieure.

4) Profiter de fonctions d’appel cloud puissantes

Des fonctions d’appels professionnels avancées sont disponibles, notamment la mise en attente/reprise des appels, les appels en attente, le transfert et le renvoi d’appels, et la fonctionnalité « Ne pas déranger ».

5) Faciliter les appels et les réunions

Les systèmes de communication VoIP prennent en charge un environnement de travail collaboratif efficace. Passez facilement d’un téléphone à un autre appareil au milieu d’un appel, et transférez ou fusionnez des appels sans la moindre difficulté. Vous pouvez également passer d’un appel privé à une conférence à plusieurs en un instant, ou transformer un appel en conférence en ligne pour bénéficier d’une plus grande souplesse et de davantage d’options.

6) Utiliser la messagerie et le partage de fichiers à la demande

Les appels cloud peuvent aussi inclure de nombreuses fonctionnalités pour échanger des messages et partager des fichiers, ce qui augmente la productivité via la mise en relation et la collaboration. Les chats directs permettent de se parler en privé, tandis que les salles de chat sont utiles aux équipes pour des brainstormings de groupe. Les messages sont rendus expressifs, le texte est enrichi et le partage de fichiers est simple. Lisez et répondez en temps réel ou marquez les éléments importants pour y revenir plus tard. Les messages et les conversations sont tous enregistrés et stockés pour être aisément récupérés si nécessaire.

7) Collaborer facilement avec les membres des équipes, les clients ou les fournisseurs

Les appels vocaux pouvant être convertis en conférences en ligne, vous pouvez transformer un appel en réunion à tout moment. Cela vous permet d’utiliser des outils de collaboration comme le partage d’écran, la fonctionnalité glisser-déposer et les tableaux blancs numériques. Lorsqu’un collaborateur est en retard, enregistrez et transcrivez facilement la réunion pour qu’il puisse rattraper plus tard ce qu’il s’est dit en son absence.

8) Tout contrôler depuis une application centralisée basée dans le cloud

Grâce à une application cloud centrale et facile à gérer, vous pouvez réaliser toutes les fonctions administratives requises pour assurer la bonne marche de votre entreprise, où que vous soyez. Les avantages du VoIP sont accessibles à tous les membres de votre équipe, à condition qu’ils disposent d’identifiants et d’un appareil compatible pour ces appels. Vous pouvez même prendre des dispositions pour conserver votre opérateur et faciliter d’autant la transition.

9) Faire évoluer votre entreprise en toute simplicité et à votre rythme

Au lieu de vous creuser la tête pour essayer de déterminer quand sera le meilleur moment pour ajouter des lignes physiques (et embaucher) au siège de votre entreprise, vous pouvez opter pour les appels cloud afin de développer votre activité avec une flexibilité accrue. L’ajout d’une ligne s’avère aussi simple qu’une demande de provisionnement et la ligne peut affectée à un employé qui se déplace souvent ou télétravaille en permanence ou ponctuellement.

10) Bénéficier d’un haut niveau de sécurité

Les appels cloud intègrent une sécurité profonde qui chiffre vos appels, les transfère via des canaux sécurisés et dispose de protections pour empêcher toute tentative d’intrusion malveillante et de piratage. Lorsqu’un système téléphonique se trouve dans le cloud, des mises à jour de sécurité sont appliquées automatiquement, et vous pouvez être tranquille.

11) Simplifier les tâches administratives

Dès qu’une ligne est provisionnée, les appels cloud vous permettent de tout configurer depuis le tableau de bord du logiciel. Comme déjà mentionné, vous pouvez facilement gérer toutes les tâches administratives pour accompagner l’évolution de l’entreprise, ajouter des membres à une équipe d’un simple clic, affecter des postes, etc. Vous pouvez également configurer des préposés ou des menus téléphoniques pour permettre aux personnes qui appellent votre entreprise de joindre facilement l’intervenant adéquat, sans avoir à passer par de multiples interlocuteurs.

12) Offrir aux employés une configuration personnalisable

Vous pouvez donner à vos employés la possibilité de personnaliser leurs propres expériences téléphoniques, du choix des réglages de base à la configuration de la fonctionnalité « Ne pas déranger », en passant par le transfert d’appels et la portée du numéro individuel. Grâce à des procédures de configuration simplifiées et intuitives, ils n’ont pas besoin de contacter le service informatique à chaque modification.

Alors, abandonnez votre PBX classique et adoptez plutôt les appels cloud. Vous ferez des économies, vous gagnerez du temps, vous vous faciliterez la tâche et vous pourrez ainsi développer votre entreprise plus vite que jamais.