Tenere un evento virtuale con Webex Events
Ammettiamolo… tenere un evento virtuale può essere piuttosto scoraggiante. Ma niente paura, ci siamo noi ad aiutarti! Mettiamo che manca poco al grande giorno, che hai programmato il tuo evento/webinar virtuale con Webex Events e che i partecipanti si sono registrati.
Ora forse ti starai chiedendo “
come faccio a mantenere tutti coinvolti?” o “
come posso raggiungere tutti i partecipanti
?” o semplicemente “
Oddio, come faccio a NON rovinare tutto
?”
Su, rilassati e lascia che ti aiutiamo a orientarti nell’organizzazione di un grande evento virtuale.
I giorni prima dell’evento
Recluta un team per l’evento: potrebbe essere utile avere membri del team al tuo fianco durante l’evento. Cerca di avere un moderatore che ti aiuti nelle presentazioni, nella transizione tra i punti di discussione, nell’interazione con i membri del pubblico attraverso la chat e per tirare le fila nelle conclusioni. Inoltre, identifica una o più persone che rispondano alle domande e risposte e che gestiranno il sondaggio e il momento delle domande e risposte. Questo ti aiuterà a concentrarti sulla proposta di contenuti della massima qualità. I membri del “team dell’evento” (addetti a domande e risposte, moderatori, ecc.) dovrebbero essere invitati all’evento in veste di relatori e non come partecipanti.
Prevedi un momento per le prove- Pianifica un “evento di prova” di 30 minuti tramite Webex Events con coloro che ti stanno aiutando con l’evento (relatori). Assicurati che tutti comprendano il format dell’evento, quali controlli utilizzare e qual è il loro ruolo.
Controlla la connessione Internet: esegui il rapporto “controllo dello stato di salute” durante le prove per assicurarti che la connessione funzioni in tutto e per tutto. Per una connettività Internet ottimale, ti consigliamo di cablare la tua connessione Internet.
Il giorno dell’evento
Riduci al minimo il rumore di fondo – Assicurati di essere in un luogo tranquillo, con pochissime distrazioni. Riducendo il rumore di fondo è più facile che il pubblico possa sentirti chiaramente.
Registrazione con la finestra di anteprima – Scegli la tua piattaforma di distribuzione audio e video, che si tratti di computer, dispositivo video, telefono o cuffie. Per un audio ottimale, suggeriamo di usare una cuffia/microfono. La finestra di anteprima ti dà anche la possibilità di controllare lo sfondo. La stanza dei giochi dei tuoi bambini non è il migliore degli sfondi per un evento virtuale? Lo capiamo. Personalizza lo sfondo scegliendo uno degli sfondi virtuali o applica un semplice effetto di sfocatura.
Preparati per la videocamera – Se hai un bell’aspetto, ti sentirai a tuo agio. Se stare bene per te vuol dire jeans e maglietta, va benissimo. E va bene anche se preferisci giacca e cravatta. Ricorda solo che le tinte unite fanno un effetto migliore in video. Essere pronti per la videocamera contribuisce a dare il tono generale all’intero evento.
In onda – Durante l’Evento
Attiva il video – Ora che sei pronto per mostrarti, assicurati che il tuo video sia effettivamente acceso. L’interazione faccia a faccia fa molto. L’attivazione del video crea un’atmosfera più intima e realistica.
Entra prima e attiva la sessione di prova: l’organizzatore, i relatori e altri membri del team dell’evento possono partecipare a una sessione di prova, prima che il pubblico acceda, senza essere visti o sentiti dai partecipanti. Questa sessione consente all’organizzatore e ai relatori di comunicare tra loro senza essere ascoltati dai partecipanti. Consente all’host e ai coordinatori di mettersi in contatto, accedere alla stessa pagina e assicurarsi che tutto funzioni correttamente prima di andare in diretta. Tutto è pronto per andare in diretta, termina la sessione di prova. È arrivato il grande momento! (Ora i partecipanti possono sentirti e vederti.)
Unisciti presto al tuo pubblico – Una volta terminata la sessione di prova, chiudila per unirti ai partecipanti. Unisciti ai partecipanti con 15-25 minuti di anticipo per consentire al pubblico di sistemarsi e capire come funziona l’audio/video prima dell’inizio della sessione.
Definisci il programma: stila un ordine del giorno chiaro per l’evento e attieniti a quello. Sii chiaro sullo scopo dell’evento e sulle informazioni che saranno trattate.
E, se necessario, non dimenticare di registrare l’evento!
Estendi la portata
Funzionalità di streaming live – Raggiungi il maggior numero possibile di persone trasmettendo in live streaming il tuo evento tramite piattaforme come Facebook Live o LinkedIn. (link all’articolo sul live streaming) Trasmettendo in diretta il tuo evento potrai raggiungere un pubblico più ampio. Fai clic qui per ulteriori informazioni su come trasmettere in diretta
Coinvolgi il pubblico
Metti in evidenza il momento Domande e risposte – Metti in evidenza il momento Domande e risposte per incoraggiare il pubblico a porre domande che potrebbero sorgere durante l’evento. Designa un membro del team che aiuti a rispondere alle domande.
Video/Condivisione dei contenuti – Mostra un video o condividi i contenuti che hai creato per l’evento. Spezza il ritmo per tenere viva l’attenzione del pubblico.
Sollecita le interazioni (alzata di mano) – Inserisci commenti che consentano al pubblico di identificarsi con una frase utilizzando la funzione di alzata di mano. Ad esempio, chiedi al pubblico di alzare la mano se è la prima volta che partecipa a un evento virtuale o se è stanco di essere bloccato a casa. Anche la chat e la funzione di sondaggio facilitano l’interazione durante gli eventi.
Dopo ogni grande evento, è necessario un follow-up
Invia contenuti/diapositive/registrazione- Se le diapositive che hai mostrato durante l’evento sono adatte alla condivisione, allegale insieme alla registrazione (se hai registrato) in un’e-mail di follow-up. Puoi anche scrivere un articolo di blog per ricapitolare i punti principali dell’evento e presentare eventuali eventi imminenti. Utilizza lo strumento di monitoraggio della fonte di lead di Webex Event per capire quale fonte di registrazione è stata più efficace.
Ora che sei pronto per il successo, vai e spacca! Per ulteriore assistenza e per saperne di più su Webex Events, visita il Centro assistenza Webex
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