Hospedagem de um evento virtual com o Webex Events
Vamos ser francos… hospedar um evento virtual pode parecer muito assustador. Mas não se estresse, estamos aqui para ajudar! Vamos fingir que o grande dia está chegando e, até agora, você programou seu evento/webinar virtual com Webex Events e os participantes estão registrados.
Agora você pode estar tentando descobrir “
como consigo manter todos envolvidos?” ou “
como serei capaz de atingir todo o meu público
?” ou simplesmente “
MEU DEUS – Como NÃO arruinar tudo
?”
Bem, sente-se, relaxe e deixe-nos ajudar você a navegar no seu caminho por meio da hospedagem de um grande evento virtual.
Dias antes do evento
Recrute uma equipe para o evento– pode ser útil ter membros da equipe ao seu lado durante o evento. Procure ter um moderador para ajudar com as apresentações, para fazer a transição entre os pontos de discussão, para interagir com os membros do público por meio do bate-papo e para fazer as declarações finais. Além disso, identifique a(s) pessoa(s) de resposta a perguntas e respostas que gerenciarão a sondagem e o painel de perguntas e respostas. Isso ajudará você a se concentrar em fornecer o conteúdo da melhor qualidade. A “equipe do evento” (respondentes de perguntas e respostas, moderadores etc.) deve ser convidada para o evento como membros de equipe em vez de convidados.
Agende um horário para ensaiar ‒ agende um “evento prático” de 30 minutos por meio do Webex Events com aqueles que estão ajudando você com o evento (membros de equipe). Certifique-se de que todos entendam o formato do evento, quais controles usar e qual é sua função.
Verifique a conexão com a internet ‒ execute o relatório do “verificador de saúde” durante o ensaio para ter certeza de que está totalmente conectado. Para obter a conectividade ideal com a internet, sugerimos cabear sua conexão com a internet.
Dia do evento
Minimize o ruído de fundo ‒ certifique-se de estar em um local mais silencioso com o mínimo de distrações. Menos ruído de fundo dará ao seu público uma chance melhor de ouvi-lo claramente.
Check-in com a janela de visualização ‒ escolha sua plataforma de distribuição de áudio e vídeo, seja seu computador, dispositivo de vídeo, telefone ou fone de ouvido. Sugerimos o uso de um fone de ouvido/microfone para um áudio ideal. A janela de visualização também oferece a oportunidade de verificar seu plano de fundo. A sala de jogos dos seus filhos não é o melhor plano de fundo para eventos virtuais? Nós entendemos. Personalize seu plano de fundo escolhendo um dos planos de fundo virtuais ou aplique um efeito de desfoque simples.
Esteja pronto para a câmera ‒ se você tiver uma boa aparência, você se sentirá bem. Se isso significa jeans e uma camiseta, ótimo. Se isso significa um blazer e uma gravata, legal também. Entretanto, cores sólidas funcionam melhor para a câmera. Estar pronto para a câmera ajudará a definir o tom de todo o evento.
Hora do show ‒ durante o evento
Ligue o vídeo ‒ agora que você está vestido para o papel, certifique-se de que o vídeo esteja realmente ligado. A interação face a face é muito importante. Ligar o vídeo cria um ambiente mais íntimo e realista.
Junte-se cedo e ligue a sessão prática ‒ o anfitrião, os membros do painel e outros membros da equipe do evento podem participar de uma sessão prática, enquanto o público está participando, sem ser visto ou ouvido pelos participantes. Esta sessão permite que o organizador e os membros do painel se comuniquem uns com os outros sem que os participantes possam ouvir. Ele permite que o organizador e os membros do painel se conectem, entrem em sintonia e verifiquem se as coisas estão funcionando corretamente antes de ir ao ar. Quando você estiver pronto para ir ao ar, encerre a sessão prática. Agora é hora do show! (Agora você pode ser visto e ouvido pelos convidados.)
Junte-se ao seu público mais cedo ‒ assim que terminar a sessão prática, feche-a para se juntar aos convidados. Junte-se aos convidados de 15 a 25 minutos mais cedo para permitir que o público se acomode e descubra o áudio/vídeo antes do início da sessão.
Identifique a programação: crie uma agenda clara do evento e cumpra-a. Seja claro sobre o objetivo do evento e quais informações serão abordadas.
E se for preciso, não se esqueça de gravar!
Amplie seu alcance
Recursos de transmissão ao vivo ‒ alcance o máximo de pessoas possível, transmitindo ao vivo seu evento por meio de plataformas como Facebook Live ou LinkedIn. (link para o artigo de transmissão ao vivo) Transmitir ao vivo seu evento permitirá que você alcance um público mais amplo. Clique aqui para obter mais informações sobre como transmitir ao vivo.
Envolva seu público
Enfatize o painel de perguntas e respostas ‒ destaque o painel de perguntas e respostas para incentivar seu público a fazer perguntas que possam surgir ao longo do caminho. Designe um membro da equipe para ajudar a responder às perguntas.
Vídeos/compartilhamento de conteúdo ‒ mostre um vídeo ou compartilhe conteúdo que você criou para o evento. Divida o ritmo para manter o público alerta.
Peça interações (levantar a mão) ‒ trabalhe nos comentários que permitem que o seu público se identifique com uma afirmação usando o recurso de levantar a mão. Por exemplo, peça ao seu público para levantar a mão se é a primeira vez que participa de um evento virtual ou se está cansado de ficar preso em casa. O painel de bate-papo e o recurso de votação também facilitam a interação com o evento.
Após cada grande evento, é necessário acompanhamento
Enviar conteúdo/slides/gravação ‒ se os slides que você mostrou durante o evento forem adequados para compartilhamento, anexe-os junto com a gravação (se você gravou) em um e-mail de acompanhamento. Talvez escreva um blog recapitulando os principais pontos do evento e divulgando os próximos eventos. Utilize a ferramenta de rastreamento de fonte principal do Webex Events para descobrir qual fonte de registro foi mais eficaz.
Agora que você está pronto para o sucesso, vá quebrar uma perna! Para obter mais ajuda, visite o centro de ajuda do Webex e saiba mais sobre o Webex Events
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