La collaborazione è stata sempre fondamentale per il successo di un team. Ma ora che siamo entrati nell’era del lavoro ibrido, esistono nuovi ostacoli da considerare quando si tratta di collaborazione in team. È una delle più grandi sfide che le organizzazioni affrontano oggi. Ma non si tratta solo di tecnologia. Sicuramente, la risoluzione di problemi audio e di connessione di rete è amplificata dalla natura del lavoro ibrido, ma il team stesso, come funziona e gestisce i problemi, può trovarsi a dover superare ostacoli più grandi in questa nuova normalità. Quindi, cos’è esattamente la collaborazione in team? Come deve evolvere nell’era del lavoro ibrido? Come puoi migliorare la collaborazione in team per la tua organizzazione? Approfondiamo la questione!
Quello che ha scoperto Deloitte quando le organizzazioni hanno implementato questo modello è affascinante:
- Cos’è la collaborazione in team?
- 4 modi per migliorare la collaborazione in team
- Come valutare l’inclusività
- Come sviluppare empatia nel luogo di lavoro
- Come passare dall’ascolto per rispondere all’ascolto per comprendere
- Come esercitarsi a fornire un feedback sincero e utilizzabile
- Conclusione: Cosa significa tutto questo nel lavoro ibrido
Cos’è la collaborazione in team?
Il dizionario definisce questo termine in modo abbastanza semplice: la collaborazione è l’atto di lavorare con qualcuno per produrre o creare qualcosa. Mi vengono in mente coppie di artisti come Patti Smith e Robert Mapplethorpe, John Lennon e Paul McCartney o Big Boi e Andre 3000. Si tratta fondamentalmente di sinergia e antagonismo, yin e yang di stile e prospettiva. Ma quando parliamo di collaborazione in team, le idee dovrebbero essere proposte da tutti. Mi piace pensare alla collaborazione in team come un’interazione tra personalità, esperienza e creatività che consente una risoluzione dei problemi efficiente con un obiettivo comune. L’obiettivo potrebbe essere continuo (per un team di contact center un servizio clienti eccellente). Oppure, potrebbe essere eccezionale (un team di basket che mira a vincere il campionato NBA). O ancora potrebbe essere una combinazione di entrambi (un team di vendita che implementa una nuova struttura di leadership mentre supera gli obiettivi anno su anno). Le collaborazioni sul luogo di lavoro sono diverse dalle collaborazioni tra artisti perché in genere hanno un obiettivo aziendale di grande portata. In tale contesto, deve essere preso in considerazione ogni aspetto, da obiettivi di reparto a obiettivi di team e di singoli individui. Questo può essere scoraggiante, come possiamo risolvere in modo creativo il problema insieme rimanendo nell’ambito degli obiettivi aziendali? Come team, non è solo compito dei leader capire le dinamiche che alimentano la collaborazione. Tutti devono contribuire con idee e azioni per comprendere le differenze di personalità, esperienza e capacità di risoluzione di problemi creativa all’interno del team. L’obiettivo di miglioramento della collaborazione in team è raggiungere un livello di comfort interpersonale dove ognuno si senta a proprio agio a condividere idee e dare feedback prezioso. Ma non possiamo incrociare le dita e lasciare alle persone la responsabilità e le preoccupazioni. Dobbiamo adottare misure strategiche per raggiungere tale obiettivo.4 modi per migliorare la collaborazione in team
Il primo passo per migliorare la collaborazione in team? Valutare quanto sia inclusiva la tua cultura. Secondo, cercare di sviluppare l’empatia tra i membri del team per creare una cultura inclusiva. Terzo, dare importanza all’ascolto per comprendere anziché all’ascolto per rispondere. E quarto, prendersi il tempo necessario per capire cosa apprendere da feedback sincero e utilizzabile. Questi quattro passi sono intercorrelati. Non puoi creare una cultura inclusiva senza empatia. È difficile mostrare empatia se non ascolti per comprendere. Ascoltare per comprendere è fondamentale per dare feedback prezioso. Esaminiamo ogni passo nel dettaglio.Come valutare l’inclusività
Consideriamo l’inclusività dal punto di vista sia del leader che del membro del team. In un sondaggio a cui hanno partecipato più di 4000 dipendenti, Harvard Business Review ha riscontrato nei leader inclusivi le seguenti caratteristiche:- La volontà di condividere i propri punti deboli.
- L’impegno a conoscere differenze culturali.
- L’attenzione a riconoscere i membri del team come individui.
“…per leadership inclusiva non si intende grandi gesti occasionali, ma piccoli commenti e azioni regolari… la leadership inclusiva è tangibile e praticata ogni giorno.”In ambienti impegnati e competitivi, spesso passiamo da una scadenza alla successiva. I piccoli gesti quotidiani di rinforzo positivo possono finire in secondo piano. Tutti sappiamo che è una sfida, la domanda è “Ogni persona darà il suo contributo per creare un team più inclusivo?”. Le sopra menzionate caratteristiche non devono essere considerate caratteristiche proprie solo dei leader. Sono importanti per i lavoratori di tutti i tipi. Tuttavia, dobbiamo approfondire l’inclusività anche dal punto di vista di ruoli non di leadership. Gli analisti di Deloitte hanno creato un modello di inclusione basato su quattro pilastri, mostrato di seguito:
Quello che ha scoperto Deloitte quando le organizzazioni hanno implementato questo modello è affascinante:“…una maggiore sensazione di inclusione delle persone si converte in un aumento delle prestazioni del team percepite (+17%), della qualità delle decisioni (+20%) e della collaborazione (+29%)”.Mettendo semplicemente l’enfasi sull’inclusione dall’alto verso il basso, l’atteggiamento ha cominciato a migliorare. Inoltre, quando fai sapere che migliorare l’inclusività è una priorità e che il feedback è apprezzato, diventa una sorta di profezia che si autoavvera (in senso buono). I team offriranno il feedback che chiedi perché vogliono maggiori opportunità di contribuire. Otterrai consigli su quali processi sono inclusivi e su quali devi lavorare. Anche la tecnologia può essere di supporto a una collaborazione in team più inclusiva. Il software di videoconferenza con rimozione di rumori è indubbiamente un vantaggio per i colleghi con i più piccoli a casa. Traduzione in tempo reale è una funzionalità che consente ai team globali di includere tutti. I sottotitoli codificati rendono le riunioni accessibili a tutti. Quando misuri il livello di inclusività nel tuo team, considera le seguenti domande:
- Tutti i membri del team danno il proprio contributo durante le riunioni?
- Sentono che il loro lavoro li aiuterà ad apprendere e crescere a livello professionale?
- Tutti comunicano in modo rispettoso, in particolare quando è il momento decisivo?
- I membri del team si sentono a proprio agio a condividere nuove idee e dare un feedback ai colleghi?
- Il tuo team è dotato di una soluzione di collaborazione che favorisce una maggiore inclusività?
Come sviluppare empatia nel luogo di lavoro
L’empatia è spesso considerata una sorta di competenza. Ma in neurobiologia l’empatia è più di una caratteristica, qualcosa che è codificato virtualmente in ogni cervello umano. Di solito, siamo tutti capaci di provare empatia. La sfida è utilizzare la tua capacità di mostrare empatia in modo efficace. Spesso, possiamo essere il nostro peggior nemico. In una serie di studi dei ricercatori della University of Toronto, è stato scoperto che se viene data la possibilità di scelta, il 65% dei partecipanti al sondaggio più spesso sceglie di non interagire con contenuti che richiedono empatia. Una citazione di questi studi spiega il perché?“I partecipanti hanno dichiarato che l’empatia era più impegnativa a livello cognitivo, ossia richiedeva uno sforzo maggiore… I partecipanti che hanno dichiarato che sentire empatia era mentalmente più faticoso o li faceva sentire insicuri… avevano con maggiore probabilità evitato contenuti che richiedevano empatia.”Non c’è via di scampo: empatia vuol dire impegno. È difficile! Devi impegnarti, in particolare quando si tratta di comunicare quotidianamente con i tuoi colleghi. L’empatia può essere dimostrata in una vasta gamma di forme. Ecco alcuni spunti:
- Trova il tempo per qualche chiacchierata. Nell’era del lavoro ibrido, le chiacchierate informali sono qualcosa che i lavoratori da remoto stanno perdendo. Prova a comunicare regolarmente con domande non di lavoro o domande per verificare che tutto vada bene. Puoi apprendere qualcosa di nuovo sui tuoi colleghi.
- La geografia conta. Inviare e-mail urgenti alle 17.00 PST a colleghi sulla costa orientale è ovviamente un passo falso, ma puoi anche pensare proattivamente alla situazione del luogo in cui i tuoi colleghi si trovano. Ad esempio, piccole note di conforto durante la stagione degli uragani o degli incendi per colleghi in tali aree possono significare molto.
- Informati su cosa fanno realmente i tuoi colleghi. Fai domande sul ruolo che ricoprono i tuoi colleghi. Prova a capire eventuali idee sbagliate che hanno. Questo ti aiuterà a sostenerli in casi in cui viene chiesto loro di fare troppo.
- Usa luoghi comuni. Ad esempio, le attività rompighiaccio nelle riunioni possono farti sentire sciocco, ma aiutano a superare l’imbarazzo e aprire nuove vie di conversazione. Prova!
Come passare dall’ascolto per rispondere all’ascolto per comprendere
È facile cadere nell’ascolto passivo in un ambiente di lavoro ibrido. Scrivere un’e-mail di riepilogo, rispondere a un messaggio o rivedere un progetto, abbiamo tutti ceduto al fascino del multitasking (anche se il concetto è solamente un mito!). È importante mitigare questo atteggiamento all’interno del team, così come ascoltare per rispondere. Tale approccio all’ascolto può influire negativamente sulla collaborazione in team. Quando ascoltiamo per rispondere pensiamo alla risposta mentre l’interlocutore sta parlando con un intento che solitamente non è neutro, ad esempio offrendo una soluzione unilaterale senza prendere in considerazione il messaggio dell’interlocutore. Ci sono poche possibilità di trovare un terreno comune, di comprendere l’interlocutore. L’ascolto attivo, invece, è considerato uno strumento fondamentale nella maggior parte degli ambiti professionali. Anche noto come ascolto empatico (esatto, l’empatia ha a che fare quasi con tutto), è una tecnica che probabilmente hai incontrato nella tua vita professionale. A grandi linee, per ascoltare attivamente devi mantenere l’imparzialità, fare domande quando appropriato e offrire un feedback verbale e non verbale coerente. Ascoltare per comprendere è un’iterazione dell’ascolto attivo, che usa imparzialità e una forma di feedback verbale noto come riflessione. Mentre l’ascoltatore si sforza in modo attivo di interpretare l’intenzione dell’interlocutore, partecipa riepilogando e ripetendo i punti dell’interlocutore al momento opportuno (ossia, riflettendo). Questo stimola la comprensione e allinea il discorso per gli ascoltatori. 
- Presentazioni simulate. Incoraggia i membri del tuo team a esporre le proprie idee con l’obiettivo esplicito di aiutare i colleghi ad affinare le proprie capacità di ascolto per comprendere. I leader possono dare alle persone indicazioni su cosa fare e non fare in questa esercitazione.
- Rotazione dei rappresentanti. Usa il rinforzo positivo delegando il tuo ruolo come rappresentante di team in una riunione a un collega. Dai a tale persona tutte le informazioni di background di cui ha bisogno e fai in modo che sia la persona di riferimento per prendere appunti e creare elenchi di azioni.
- Collaborazione da persona a persona. Sessioni creative improvvisate sono più difficili in un ambiente di lavoro ibrido. Utilizzando strumenti video asincroni puoi aiutare i colleghi a esercitare le proprie capacità di parlare o ascoltare e rendere più semplice fornire un feedback!
“Abbiamo bisogno di capire quanto deve essere lunga una pausa tra i vari interventi. Per le persone di New York era normale fare una pausa più breve, mentre le persone della California… si aspettavano semplicemente una pausa normale… ossia una pausa che le persone di New York avrebbero interpretato come “Non hanno niente da dire, potremmo riempire noi questa pausa.”Questo dimostra sia la capacità di conversare in sinergia con qualcuno che è sulla stessa lunghezza d’onda che la difficoltà di conversare con qualcuno che ha uno stile diverso (ancora una volta entra in gioco l’empatia). A un certo punto, Tannen tenta di forzare il problema con i suoi ospiti californiani. In quello che chiama “domande a raffica”, Tannen usa un approccio veloce per aumentare il coinvolgimento: Tannen: Vivi a Los Angeles? Carl: Sì. Tannen: Sei qui in visita? Carl: Sì. Tannen: Cosa fai là? Carl: Lavoro alla Disney. Walt Disney. Tannen: Sei uno scrittore? Un artista? Carl: Sì. Tannen: Scrittore? Carl: Sì, scrivo, mi occupo di pubblicità. Quello che Carl non sa è che lei già conosce le risposte a queste domande. Ha ottenuto preventivamente tutti i dettagli da un altro amico. È un approccio simile a un libro da colorare in base ai numeri. Va oltre l’ascolto per comprendere, qualcosa di simile a interrogare per comprendere. Come puoi ascoltare per comprendere quando la comprensione esiste indipendentemente da ascoltatore e oratore? Questo è essenzialmente un esempio di un caso in cui l’empatia non ha funzionato. Tannen vuole che il suo ospite si senta più a suo agio, ma, come possiamo ascoltare nelle risposte tagliate, si sono allontanati quasi immediatamente. La sua inclinazione è empatica, ma l’esecuzione è sbagliata. Questo esempio ricorda lo sforzo aggiuntivo che sentiamo (a volte, terrore) quando proviamo a parlare con un collega o un amico distaccato. Differenze peculiari di humor, cadenza e persino ragionamento logico, non sono facili da considerare nel contesto di un team. Devi rendere la conversazione un dato di fatto, come team, da leader a membro di team e da membro di team ad altro membro di team. E anche obiettivi vaghi, ma costruttivi, possono essere di aiuto. Potresti voler aiutare ad evitare tic verbali nelle presentazioni o a essere meno passivi in sessioni di brainstorming. Qualunque sia l’obiettivo, creare un dialogo aperto e continuo all’interno del team sullo stile conversazionale può far sentire i membri del team più uniti a livello umano (e divertenti). Ora che abbiamo compreso meglio le diverse sfumature di ascolto e conversazione, è ora di mettere tutto insieme ed esaminare la parte finale: dare feedback sincero e utilizzabile.
Come esercitarsi a fornire un feedback sincero e utilizzabile
“Jason ci avrebbe urlato contro e noi ci saremmo chiusi… quando urlava, i ragazzi tendevano a non impegnarsi nel gioco. [Coach Bud] tende a parlarti. Quando stai facendo una grande confusione, lui te lo dice… quando stai giocando nel modo giusto, te lo dice e ti fa sentire bene.”Suona familiare, vero? Tutti sappiamo come ci si sente a ricevere un feedback duro ma sincero. Non si tratta di qualcosa di personale. È ben pensato e attento. È una critica costruttiva. Ci spinge a pensare in modo diverso. È sincero. Il feedback duro è altrettanto facile da individuare. Può sembrare brusco o forse dato in modo maldestro. Può essere generico al punto da non sembrare pensato oppure può suggerire una soluzione che non ha assolutamente senso (ancora, ascoltare per rispondere). L’autrice, leader di pensiero e innovatrice del luogo di lavoro Kim Scott ha escogitato un modello di feedback interessante. Lo stato ideale del feedback, dice Scott, è “sincerità radicale”. In poche parole, questo metodo è una combinazione di zero stupidaggini e reale attenzione alla persona. Non puoi avere il primo senza il secondo. Scott parla di nuovo di un importante momento eccezionale della sua carriera. Dando un feedback sulla presentazione, il suo manager ha dovuto ricorrere a un livello di sincerità che poteva facilmente superare il limite per alcuni:
“…Scott ha spazzato via la preoccupazione. ‘Alla fine, Sheryl ha detto, Sai, Kim, davvero non ti capisco. Voglio essere più chiara. Quando dici ‘mmm’ ogni tre parole, sembri stupida.‘”Per molti, usare una parola come quella trasforma il feedback da sincero in personale. Ma la relazione di lunga data tra le due è ciò che rende corretto questo feedback, la reale e vera amicizia e il rispetto reciproco sviluppato nel corso di anni di collaborazione e fiducia. In altre parole, la loro relazione è radicata su empatia e inclusione. È una relazione che richiede effettivamente questo tipo di sincerità. Non ti aspetteresti di meno da un amico vicino o un collega, giusto? Scott analizza nel dettaglio la sincerità radicale nel video seguente, è un po’ lungo se vuoi sentire le sue parole sul momento eccezionale, inizia a circa 2:27. Di recente, il concetto di feedback senza rimorsi sincero è stato esaminato in HBR. Gli autori argomentano in modo interessante contro l’idea di feedback in generale. Dopo aver definito il feedback in termini standard e generici, spiegando cosa pensano del miglioramento delle prestazioni, gli autori continuano dichiarando:
“Dire alle persone cosa pensiamo delle loro prestazioni non le aiuta a crescere ed eccellere e dire alle persone come riteniamo debbano migliorare effettivamente ostacola l’apprendimento.”Esaminare nel dettaglio l’articolo richiederebbe un intero blog separato, ma la loro tesi tende a confutare del tutto il metodo di sincerità radicale. Gli autori citano una ricerca che dimostra che il cervello umano non apprende da feedback su punti deboli come avviene invece da feedback che consolida i punti di forza, sottolineare le scarse prestazioni determina esattamente il risultato opposto che ci si aspetta dal feedback: stimolare la crescita personale e professionale. L’articolo mette in discussione diverse cose per garantire una risposta punto per punto da ricercatori che sostengono alcuni aspetti più delicati del metodo della sincerità radicale. Ma trovano punti di accordo generali su quanto segue:
- Il feedback potenzialmente duro di solito non è di aiuto per le persone per eccellere e deve essere dato con molta attenzione.
- È dimostrato che dire alle persone cosa stanno facendo bene è uno stimolo a migliorare professionalmente.
- Offrire soluzioni o bianco o nero (ascoltare per rispondere) è molto meno efficace di fare domande e riflettere.
- Cassetta dei suggerimenti virtuale. Dai a tutti l’opportunità di descrivere come ricevere al meglio il feedback, tramite quale mezzo e su quali progetti.
- Aprire un forum sul processo. Usa le infinite complessità del processo operativo per unire il team! Fai sapere a tutti che l’obiettivo è migliorare un determinato processo, ma anche usare il forum aperto per esercitarsi a dare un feedback sincero e utilizzabile.
- Rifletti sul feedback passato. Fai un inventario. Nello specifico cosa ha determinato un feedback ingiusto o duro? Al contrario, cosa ha in comune il migliore feedback che hai ricevuto? Usa tutto questo come guida per creare il tuo personale approccio al feedback.
“Con il coach Bud, il feedback si basa sempre su buone intenzioni.”Quando sai che il tuo collega ascolta senza giudicare sai che il feedback si basa su buone intenzioni. Ma dobbiamo capire che tutti hanno buone intenzioni leggermente diverse, e possiamo scoprire tali buone intenzioni solo impegnandoci a creare un ambiente di lavoro inclusivo ed empatico.
Conclusione: Cosa significa tutto questo nel lavoro ibrido
Anche se hai un’idea di come migliorare inclusività ed empatia, come esercitarti ad ascoltare per comprendere e dare un feedback utilizzabile, c’è ancora la questione del lavoro ibrido. Per fortuna, abbiamo a disposizione la tecnologia per mettere in pratica ancora più facilmente questi quattro passi:- Funzioni Webex come rimozione di rumori, traduzione in tempo reale e sottotitoli codificati favoriscono una cultura inclusiva migliorando l’accessibilità.
- Con strumenti video asincroni come Vidcast, utilizzi messaggi specifici e dedicati ai membri del team come mezzi per mostrare empatia.
- Video HD 4k, riconoscimento gesti, sale interattive… queste sono tutte funzioni che ti aiutano a perfezionare la tua capacità di ascoltare per comprendere.
- Con soluzioni come condivisione immersiva, lavagna interattiva in tempo reale e persino sondaggi in diretta, puoi sentirti più in grado di dare e ricevere feedback in un modo chiaro e positivo.
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