Guida alla procedura di condivisione dello schermo: Suggerimenti per una migliore collaborazione in tempo reale
Suggerimenti per una migliore collaborazione in tempo reale con condivisione schermo
Una collaborazione efficace è il Santa Graal per le aziende: qualcosa è stato costantemente usato dopo, ma spesso non è mai stato raggiunto. Solitamente non è errore dei membri del team e dei reparti, ma più strumenti di comunicazione e produttività che hanno.
La collaborazione reale è molto più importante di una discussione avanti e indietro in una catena di e-mail che raggiunge le doppie cifre delle risposte. Significa che dipendenti e, in generale, business unit si coordinano strettamente gli uni con gli altri su strategia, pianificazione, esecuzione e follow-up. In realtà, le società non possono contare sulle chiamate in conferenza e-mail o tradizionali per supportare questo livello di collaborazione, specialmente in tempo reale.
La condivisionedello schermo, tuttavia, può essere utilizzata per potenza la collaborazione su tutti i fronti: sia che si stanno unendo team geograficamente diversi su un singolo videoconferenza in modo che possano incontrarsi faccia a faccia e rivedere i risultati di un progetto o un report trimestrale, o ospitare una rapida chiamata di 5 minuti per esaminare e modificare una presentazione, condivisione schermo può notevolmente trarre vantaggio ai team.
Di seguito è presente una guida all’condivisione schermo per una migliore collaborazione in tempo reale e alcuni suggerimenti per sfruttare i vantaggi chiave.
Usa video quando possibile
Nessun canale è più efficace o efficiente per le comunicazioni rispetto al video. Sebbene sia possibile avere una conversazione telefonica, il video incoraggia il coinvolgimento e l’interazione più approfonditi, essenziali per la collaborazione. Vedere faccia a faccia o avere un contatto visivo durante la condivisione dello schermo assicura che il messaggio risuoni con tutte le persone nella sala.
Si consiglia di inserire un criterio che fa in modo che i dipendenti remoti utilizzino il video per impostazione predefinita o il più spesso possibile. È impossibile ispirare una collaborazione reale e reale con gli stati più disparati e i fusi orari, ma video e orari condivisione schermo possono fornire le condizioni giuste. Ad esempio, mentre i team possono ancora utilizzare la chat come desiderano, richiedono l’uso di video per qualsiasi riunione di inizio, aggiornamento pianificato ogni due ore o riunioni fondamentali simili.
Assicurarsi che i team sappiano come condividere lo schermo
Il valore condivisione schermo funzioni disponibili non sarà utile se i dipendenti non sono stati addestrati a utilizzare la soluzione. Quando si esce da un nuovo strumento, si prende cura di tenere sessioni di formazione e feedback. Il secondo tipo di outreach è fondamentale; in questo modo, è possibile risolvere qualsiasi problema prima che diventino più significativi problemi relativi alla valorizzazione o al ritorno sull’investimento da condivisione schermo software.
Ad esempio, sapere come passare i controlli di relatore è essenziale per la collaborazione in una videochiamata. In questo modo, ogni persona che ha da dire o condividere può farlo, sapere che il resto dei partecipanti è focalizzato su di essi ed è in grado di visualizzare il materiale.
Consenti ai partecipanti alla riunione di passare alle riunioni in modalità mobile
Non si può parlare quando un Spark di collaborazione può accendersi e ciò include quando i membri del team sono in viaggio, in viaggio o non sono in ufficio. Una condivisione schermo di collaborazione con un’app mobile facilita la collaborazione consentendo ai partecipanti di chiamare i partecipanti di utilizzare i propri dispositivi mobili per accedere alla riunione e utilizzare le condivisione schermo riunioni.
Incoraggiare gli utenti a creare un’attività creativa
Il grande vantaggio condivisione schermo è che può facilitare la collaborazione in modi diversi e creative. Incoraggia i team a testare l condivisione schermo di tutti i tipi di riunione e trovare metodi creative per utilizzarle. Ad esempio, i team di vendita e marketing possono lavorare insieme su una presentazione interattiva in tempo reale, animazioni di regolazione fine o elementi dinamici prima della riunione del cliente.
Impostazione di un criterio di registrazione
La registrazione di una riunione video è utile per riferimento futuro. I partecipanti possono richiamare rapidamente quanto detto o condividere i contenuti con un altro membro che non era presente. Le videochiamate registrate aiutano a eliminare le distanze di comunicazione e le feedback che hanno un impatto negativo sulla collaborazione. Inoltre, ciò consente di tenere traccia del processo di elaborazione se si sta modificando un documento in tempo reale. È necessario pensare ad alto livello sui criteri per la registrazione dei video ai fini della conservazione.
Non dimenticare, infine, la sicurezza
Sebbene si desideri che team e business unit funzionino in stretta collaborazione con gli altri, sono fondamentali per fornire una piattaforma sicura per queste operazioni. È possibile che si prendere in considerazione diversi argomenti di sicurezza, che includono crittografia, gestione delle password, controlli di accesso, infrastruttura cloud, sicurezza hardware e storage dati. La sicurezza è importante quanto la qualità nella ricerca di software che condivisione schermo.
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