Solo perché non ci si trova nella stessa stanza, non significa che non si possa avere una notevole esperienza di riunione faccia a faccia. In una sala conferenze fisica, è possibile vedersi gli uni con gli altri, scrivere note, parlare, condividere contenuto e utilizzare una lavagna. Tutte queste attività hanno un equivalente virtuale in Webex.
Di seguito sono riportati alcuni modi per essere certi di lavorare in remoto con successo:
Controlla l’ambiente circostante
Dedicare uno spazio in casa che sia ergonomico, confortevole e produttivo. Evitare o rimuovere eventuali elementi di disturbo sullo sfondo che possano distrarre gli altriin una riunione. Utilizzare una postazione davanti a una finestra per una luce naturale o predisporre una lampada nelle vicinanze in modo che il proprio team possa vedere chiaramente il video.
Ridurre al minimo le distrazioni durante la riunione.
Alcuni rumori di fondo sono inevitabili in casa. Anche con le porte chiuse, il modo migliore per evitareche eventuali rumori distraggano gli altri partecipanti alla chiamata è disattivare il proprio audio quando non si parla. Se necessario, chiedere un momento per risolvere la causa del rumore e mantenere l’attenzione rivolta su di sé.
Una cuffia per il successo!
Disattivare il proprio audio non impedirà che si venga distratti da rumori nelle vicinanze. Investire in cuffie o auricolaricon annullamento del rumoreè un modo ottimale per mantenere la concentrazione sull’attività in corso. Chiedere al proprio team IT informazioni sulle opzioni relative alle cuffie nella propria società.
Prendersi cura di sé.
Lavorare in ufficio offre ai membri del team la possibilità di prendere un caffè insieme e fare delle pause. Senza l’interazione sociale di persona, è facile passare ore senza prendersi una pausa come si farebbe in ufficio. A intervalli regolari, sgranchirsi e fare una pausa caffè virtuale con i membri del team tra una riunione e l’altra.
Vulnerabilità del video
Quando ci si incontra di persona, gli altri vengono coinvolti automaticamente poiché vedono le proprie reazioni. La condivisione del video può intimidire inizialmente ma il proprio team si abituerà presto a condividere il video in discussioni remote interattive e coinvolgenti. Prendere coraggio e attivare il video in ogni riunione.
Occorre attirare l’attenzione di un collega? Iniziare con una chat individuale.
In ufficio, se si desidera ottenere una risposta a una domanda si inizia cercando attorno chi è disponibile. L’impostazione di uno stato personalizzato consente alle persone di sapere cosa si sta facendo; ad esempio: “Fuori per pranzo 🍽️.” È possibile controllare facilmente la disponibilità del proprio collega in Webex Teams. Anche se il collega ha una chiamata attiva, è possibile avviare comunque una conversazione inviandogli un messaggio in uno spazio individuale. Se occorre passare a una chiamata in diretta, è sufficiente fare clic sull’icona di chiamata (aggiungere icona verde) in Webex Teams o condividere con tale persona i dettagli della propria sala riunioni personale (PMR).
Consultazione rapida del team:
In modo analogo alle riunioni di team ad-hoc svolte di persona in cui viene coinvolto chiunque sia disponibile in una certa ubicazione fisica in un dato momento, la chiamata effettuata a uno spazio in Webex Teams mette virtualmente in connessione i membri del team chiamandoli su qualsiasi dispositivo contemporaneamente. In Webex Meetings, la sala riunioni personale (PMR) è simile alla scrivania fisica del proprio ufficio. L’URL rimane invariato in modo che sia possibile condividerlo facilmente e consentire al team di accedere immediatamente alla propria sala virtuale.
Condivisione è inclusione
Mantenere l’attenzione in una riunione virtuale non è diverso da quanto accade di persona. La condivisione dello schermo o della presentazione e l’uso di annotazioni sul contenuto consente ai partecipanti remoti di restare coinvolti e seguire gli argomenti illustrati.
Idee al volo
In modo simile a un ufficio fisico, la condivisione di idee su una lavagna è parte fondamentale della collaborazione. In una riunione virtuale, è persino meglio! Nella vita reale, si rischia che la lavagna venga cancellata o sovrascritta. Quando si utilizza la lavagna virtuale, si è certi che le proprie idee vengano salvate e si può riprendere dal punto in cui si è interrotto aprendo qualsiasi lavagna creata in precedenza e modificarla in tempo reale.
Uso di un linguaggio creativo
Quando si inviano messaggi, il proprio collega non può vedere le proprie reazioni. Se un’immagine dice quanto mille parole, allora una Gif rappresenta un modo ideale di esprimere il proprio pensiero. In Webex Teams è possibile ricercare tra migliaia di Gif per individuare quella che esprime al meglio ciò che si intende comunicare in qualsiasi momento.
Festeggiare i momenti importanti!
Lavorare in remoto non significa cambiare la cultura del team. Sebbene non si possa condividere una torta, è sempre possibile festeggiare i momenti importanti, come i compleanni, la consegna di un progetto o il raggiungimento di un obiettivo, in modo virtuale! Accendere le videocamere e pianificare del tempo per connettersi come team su video. Dare un’occhiata a questi esempi di festa di addio al nubilato/baby shower e di festa in maschera!
È stata creata una pagina con ulteriori informazioni sull’utilizzo da remoto di cs.co/webexremotework
