Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas dans la même pièce que vous ne pouvez pas participer à une réunion en face à face efficace. Dans une véritable salle de conférence, vous pouvez voir les autres, prendre des notes, parler, partager du contenu et utiliser un tableau blanc. Dans Webex, vous disposez de l’équivalent virtuel de toutes ces activités.
Voici comment vous préparer au succès avec le télétravail :
Vérifiez l’arrière-plan
Consacrez un endroit de votre domicile qui soit à la fois ergonomique, confortable et productif. Évitez un arrière-plan en désordre ou surchargé qui pourrait distraire les autres participantsà une réunion. Placez-vous devant une fenêtre pour bénéficier de la lumière naturelle ou installez une lampe à proximité pour que l’équipe vous voie clairement sur la vidéo.
Minimisez les sources de distraction pendant les réunions
Certains bruits de fond sont inévitables à domicile. Même avec les portes fermées, le meilleur moyen de ne pasdéranger les autres avec les bruits divers pendant l’appel est de couper le son quand vous ne parlez pas. Si nécessaire, demandez une courte pause pour aller interrompre un bruit intempestif afin de garder l’attention des participants sur vous.
Procurez-vous un casque efficace.
Couper le son ne vous empêchera pas d’être distrait par le bruit de votre propre environnement. Investir dans uncasque à réduction de bruit ou dans desécouteurs est le moyen idéal de se concentrer sur son travail. Demandez conseil à l’équipe informatique de votre entreprise.
Prenez soin de vous
La vie au bureau est ponctuée de pauses-café qui rassemblent. Sans ces interactions sociales en personne, il est facile de passer des heures sans s’arrêter. Prenez régulièrement le temps de vous étirer et organisez des pauses-café virtuelles avec les membres de votre équipe entre les réunions.
Ne vous sentez pas vulnérable à l’écran
En personne, les gens s’impliquent automatiquement car ils peuvent voir vos réactions. Le partage de vidéo peut paraître intimidant au début, mais votre équipe s’habituera vite à partager des vidéos au travers de discussions interactives et intéressantes à distance. Alors, courage et activez la vidéo à chaque réunion.
Besoin de contacter un collaborateur ? Commencez par le chat privé.
Au bureau, lorsque l’on a besoin d’une réponse à une question, on commence par regarder qui est disponible. Le statut personnalisé indique aux autres ce que vous êtes en train de faire, par exemple : « En pause déjeuner 🍽️. » Vous connaissez facilement la disponibilité de vos collaborateurs dans Webex Teams. Même si votre collaborateur est actuellement en ligne, vous pouvez entamer la conversation en lui envoyant un message dans un espace privé. Si vous devez poursuivre avec un appel en direct, il suffit de cliquer sur l’icône d’appel (symbole plus vert) dans Webex Teams ou de partager les détails de votre salle de réunion personnelle avec lui.
L’appel au rassemblement de l’équipe :
Tout comme les réunions d’équipe impromptues rassemblent au même moment les personnes disponibles dans une véritable salle, les espaces dans Webex Teams vous permettent de connecter virtuellement les membres de votre équipe en les appelant en même temps sur n’importe quel appareil. Dans Webex Meetings, votre salle de réunion personnelle est comparable à votre bureau physique. Comme l’URL ne change pas, vous la partagez facilement afin que l’équipe puisse rejoindre votre salle privée en un instant.
Un outil pour partager et informer
Conserver l’attention dans une réunion virtuelle revient au même que dans une réunion en personne. Partagez votre écran ou présentation et utilisez des annotations sur votre contenu pour aider les participants à rester concentrés et à suivre vos propos.
Des idées en temps réel
Tout comme dans un véritable bureau, le partage d’idées sur un tableau blanc est essentiel à la collaboration. Mais dans une réunion virtuelle, c’est encore mieux ! Un vrai tableau blanc risque d’être effacé alors qu’avec un tableau blanc virtuel, vous êtes sûr que vos idées sont conservées. Vous pouvez reprendre où vous vous étiez arrêtés en ouvrant un ancien tableau blanc, puis le modifier en temps réel.
Exprimez-vous
Lorsque vous envoyez un message, n’oubliez pas que vos collaborateurs ne voient pas vos réactions. S’il n’y a rien de tel qu’une image pour dire les choses, alors un Gif est idéal pour s’exprimer. Dans Webex Teams, vous trouverez des milliers de fichiers Gif parfaitement adaptés à l’humeur du moment.
Fêtez les moments qui comptent
Le télétravail ne vous oblige pas à changer la culture et l’esprit d’équipe. Vous ne pourrez pas partager de gâteau, mais vous pouvez tout de même fêter les événements marquants, comme les anniversaires, la livraison d’un projet ou la réalisation d’objectifs, et ce, virtuellement ! Activez les caméras et décidez d’une heure à laquelle toute l’équipe se connectera en vidéo. Jetez un œil à cette fête en l’honneur du futur bébé/de la future mariée et à cette soirée costumée.
Nous avons créé une page avec des instructions sur le travail à distance à l’cs.co/webexremotework
Webex is a leading provider of cloud-based collaboration solutions which includes video meetings, calling, messaging, events, customer experience solutions like contact center, and purpose-built collaboration devices..
