Como obter sempre a configuração certa para videoconferências

Quando você está correndo de uma reunião para outra, pode ser fácil diminuir a prioridade, garantindo que sua configuração de videoconferência esteja correta. Entretanto, para que suas videochamadas sejam mais produtivas, vale a pena dedicar alguns momentos extras para garantir que tudo esteja definido. Como você pode garantir que cada videochamada ocorra da maneira mais tranquila possível, com o mínimo de distrações? As melhores soluções de videoconferência vêm com uma estrutura intuitiva e muitas ferramentas para orientá-lo na direção certa. Antes de iniciar sua próxima videochamada, aqui estão algumas práticas recomendadas a serem revisadas.

Conectividade com a internet

A videoconferência moderna acontece na nuvem, por meio de uma conexão com a internet que transforma sinais de vídeo e áudio em pacotes de dados que viajam pela largura de banda disponível para a outra parte ou partes da conferência. Se você não tiver uma conexão forte e rápida com bastante largura de banda, os pacotes podem causar gargalos e atrasar. O resultado é imagem e som que gaguejam, perdem a sincronia e não sincronizam corretamente. Essa “turbulência” pode ser evitado com uma conexão com a internet estável que dá acesso à largura de banda adequada para o número de pacotes sendo transmitidos a qualquer momento (conhecido como tráfego). Use uma conexão Ethernet ou posicione seu dispositivo próximo ao roteador Wi-Fi para obter os melhores resultados. Atualizar seu plano de internet para um de velocidade mais alta também pode ajudar. Procure também uma solução de videoconferência que se ajuste a velocidades e largura de banda menores, minimizando a perda de qualidade.

Bom equipamento de áudio

Embora não precise de uma configuração complicada, você vai querer um sistema de som decente para uma reunião produtiva. Idealmente, isso consistirá em um fone de ouvido com microfone. Um fone de ouvido sem fio ou habilitado para Bluetooth oferece mais mobilidade e pode ser usado com uma variedade de dispositivos conectados para ingressar na chamada. O fone de ouvido deve ter alguns recursos de cancelamento de ruído para ajudá-lo a ouvir outras vozes melhor, e o microfone deve ter recursos de não interferência para reduzir o feedback ou ruído de fundo. Para obter o melhor áudio possível, considere também uma solução de videoconferência de alta qualidade que tenha recursos próprios de remoção de ruído de fundo robustos.

Um dispositivo conectado compatível

Para hospedar ou participar de uma videochamada, você precisará de um desktop, laptop, tablet, smartphone ou tela de colaboração multifuncional. Novamente, você precisará acessar a Internet por meio de uma conexão estável com largura de banda suficiente para suportar áudio e vídeo. Se você estiver em um computador desktop ou laptop, poderá acessar a reunião por meio de uma guia do navegador ou aplicativo dedicado. Se você estiver em um tablet ou smartphone, é mais provável que esteja usando um aplicativo móvel. A reunião pode ser acessada por meio de um link ou de um número de chamada e código de acesso.

Um plano de fundo adequado

Já que você estará no vídeo, descubra onde você se sentará e, em seguida, dê uma boa olhada em seu plano de fundo. Use o recurso de visualização de vídeo do seu software de videoconferência para garantir que tudo pareça profissional e que você esteja bem enquadrado na tela. Uma parede neutra com o mínimo de desordem é geralmente melhor para evitar distrações. Se você não tem um pano de fundo adequado, opte por um plano de fundo virtual que transforme o espaço ao seu redor em uma cor sólida, um padrão sutil ou uma cena profissional polida.

Uma câmera de qualidade

Embora seu telefone ou laptop possa ter câmeras integradas, para obter melhores resultados, considere comprar uma webcam separada de alta qualidade ou uma tela de colaboração multifuncional com uma câmera excelente. Verifique também se a câmera está posicionada de forma que você possa olhar diretamente para ela, em vez de para cima ou para baixo. Além disso, certifique-se de que sua área de trabalho esteja bem iluminada para que outras pessoas possam vê-lo claramente. Procure ter uma iluminação uniforme e evite sentar-se com uma lâmpada ou janela atrás de você, pois isso pode criar uma iluminação de fundo problemática.

Uma plataforma de videoconferência intuitiva

Uma plataforma de videoconferência inteligente pode ajudá-lo a manter as reuniões sob controle, fazer anotações, recapitular quando a reunião for concluída e fazer o acompanhamento com uma transcrição da reunião para referência futura. Certifique-se de usar uma plataforma de reuniões intuitiva de alta qualidade e aproveitar todos os recursos que ela oferece. Procure uma solução com recursos alimentados por IA. Isso pode incluir reconhecimento de gestos, tradução em tempo real ou um assistente virtual que pode fazer anotações durante a reunião. Considere também aproveitar as perguntas e respostas ou as pesquisas ao vivo para garantir que a voz de todos seja ouvida. Além disso, explore todas as integrações disponíveis com outras ferramentas para obter produtividade máxima.

Pronto para iniciar a videoconferência?

Depois de colocar tudo no lugar, teste sua configuração. Uma reunião prática com alguns colegas pode ajudá-lo a verificar se todos os componentes estão funcionando corretamente, desde a qualidade do vídeo até o som. Familiarize-se com quaisquer recursos que possam ser úteis, como compartilhamento de arquivos, mensagens e legendas. Depois de verificar se a configuração de sua videoconferência está pronta, você pode fazer uma reunião com confiança. Com pesquisas mostrando benefícios claros em aproveitar do vídeo com frequência, é especialmente importante ter certeza de que você está bem alinhado para dar o seu melhor durante as videochamadas.