Trabalho híbrido: Uma semana, dois cenários bem diferentes

Uma semana. Dois cenários. Vamos dar uma olhada nos lados bom, ruim e feio do trabalho híbrido.

Você já quis um pouco mais de tempo “para mim”? No mundo sempre corrido de hoje, pode ser difícil, principalmente se você vai ao escritório todos os dias. E se, ao invés de acordar antes do nascer do sol para tomar um banho, fazer café e correr porta afora, você pudesse levantar da cama sem pressa, fazer exercícios ou ficar mais tempo com seus filhos, e então levar 1 minuto (ao invés de uma hora) até o escritório?

Pode parecer um pouco com isso:

Bem, para muitas pessoas, este desejo será em breve realidade.

O trabalho híbrido está na moda agora, e com motivo. Após as ordens para ficar em casa levar a maior parte dos funcionários ao trabalho remoto, as pessoas tiveram uma noção do que é trabalhar em casa, e gostaram – e muito. Tanto que 57% afirmam que considerariam deixar os seus empregadores se tivessem que retornar ao escritório em período integral.

Mas não são só os funcionários que estão exigindo um modelo de trabalho híbrido, as empresas também enxergam enorme potencial no trabalho híbrido. Alguns até vêem isso como um tipo de milagre que reduzirá custos, aumentará a produtividade e ajudará a cumprir as metas de sustentabilidade.

Mas calma. Vamos tirar os óculos cor-de-rosa. Embora os modelos de trabalho híbrido possam levar a essas melhorias, para chegar lá é necessário a disposição para ouvir os funcionários, planejar, implementar a tecnologia certa e continuamente ajustar com base em novas contribuições.

Uma semana na vida com trabalho híbrido

Em dois cenários, mostrarei uma semana na vida de um colaborador híbrido comum. Em um cenário, vamos ver a situação trabalho híbrido idealmente. Na outra, vamos ver o que acontece quando o trabalho híbrido dá errado.

Segunda-feira, Cenário 1

A empresa do John lhe concede as segundas e sextas-feiras livres. Ele é grato por não ter que se deslocar nesses dias e agradece o senso de comunidade que sente quando está no escritório.

Manhã: John aproveita a manhã sabendo que não precisa sair correndo. Ele usa o tempo para conversar com o seu parceiro, fazer o café da manhã e dar uma olhada nas redes sociais. O trabalho começa e John segue para as sua estação de trabalho em casa no seu quarto. A empresa forneceu a ele um laptop, mas nada mais. Ele começa olhando a agenda do dia.

Meio-dia: John tem a sua primeira reunião – ele mantém a câmera desligada, assim os colegas não vêem o quarto bagunçado. A maioria dos colegas também mantém a câmera desligada, e ele percebe como é difícil saber quando alguém vai entrar na conversa sem ver as pessoas na reunião. Infelizmente, também é nessa hora que o vizinho dele decide cortar a grama. Assim que John começa sua parte da apresentação, os colegas reclamam do barulho. Ele responde: “Assim que é trabalhar em casa–você nunca sabe.” Eles decidem deixar a parte de John para o fim da chamada.

Tarde: John marcou uma consulta médica, sabendo que teria um pouco de tempo enquanto trabalha de casa, para fazer um check up que estava adiando. Ele nunca conectou o telefone às mensagens ou ao e-mail da empresa por questões de privacidade. Enquanto ele está fora, ele não vê algumas mensagens importantes. Quando ele volta para sua mesa e vê tudo que perdeu, entra em pânico e tem dificuldade para colocar tudo em dia.

Segunda-feira, Cenário 2

A empresa de Kate tem um modelo de trabalho híbrido flexível. Isso significa que ela pode ir ao escritório nos dias que desejar e trabalhar nos horários em que se sente mais produtiva. Ela sente que a empresa confia nela para tomar as decisões certas.

Manhã: Kate sabe que a maioria das pessoas escolhem trabalhar em casa na segunda-feira, então ela também decide ficar em casa. Além disso, ela tem muito trabalho concentrado para fazer, e ela gosta de trabalhar nestes projetos no começo da semana antes de sua agenda ficar lotada com reuniões. Assim como John, ela aproveita as manhãs para descansar – aproveitando o nascer do sol e preparando os filhos para a escola. Depois de checar as mensagem de manhã, ela fecha o e-mail e o aplicativo de mensagem do laptop, sabendo muito bem como é fácil se distrair. Ela ativou as notificações de mensagens da equipe no telefone, então ela está tranquila de que se algo urgente aparecer, ela saberá – embora isso raramente aconteça.

Meio-dia: Depois de fazer um bom progresso pela manhã, Kate tem a primeira ligação do dia. Ela atende do canto da cozinha, porque é confortável e tem uma ótima vista da vizinhança. A empresa de Kate forneceu à ela um dispositivo de colaboração portátil: é azul, a cor dela favorita, e ela não sabe como poderia trabalhar de casa sem o dispositivo. Ele permite que ela participe de chamadas com um simples apertar de botão e até tem uma assistente digital. Ela pode simplesmente dizer “Entrar em minha chamada” e ela já está na reunião.

Ela também pode usar o quadro branco ou fazer anotações no dispositivo, e a melhor parte é que a maioria dos colegas de trabalho usam dispositivos semelhantes. Enquanto ela está apresentando para a equipe, o carteiro se aproxima da porta da cozinha e o cachorro dela enlouquece. Ela diz: “Sinto muito pela interrupção, pessoal!” Vendo confusão em alguns rostos, um de seus colegas diz: “Que interrupção?” O dispositivo dela tem redução de ruído e é otimizado para a sua voz.

Tarde: Kate desliga as mensagens novamente, é hora de encerrar o dia e receber as crianças na volta da escola. Como a maioria dos dias, ela faz uma longa pausa às 15h30, cuida das crianças e ajuda com a lição de casa antes de fazer o login de volta após eles dormirem. A melhor parte é que a equipe toda sabe da agenda dela – e eles não só aceitam, como também a encorajam. Kate se sente grata por trabalhar em uma empresa que oferece a flexibilidade e liberdade que precisa para dar o melhor de si em todos os aspectos de sua vida.

Quarta-feira, Cenário 1

Hoje é mais um dia no escritório para John. Após ir para o escritório na terça-feira e sabendo que terá que ir de novo na quinta-feira, ele mal pode esperar pela sexta-feira.

Manhã: John acorda cedo e se arruma para o trabalho. Ele odeia o deslocamento, mas está feliz em passar o tempo ouvindo seu podcast favorito e está ansioso para interagir com os amigos no trabalho.

Meio-dia: John passa a manhã tomando algumas xícaras de café e colocando em dia os projetos que não terminou no dia anterior. Ele tem um reunião com a equipe e todos se reúnem na mesma sala. É um pouco perto demais para ele, com pouco espaço para manter o distanciamento social, mas as coisas estão mudando e segue assim mesmo. A equipe está fazendo um brainstorming no quadro branco. Em seguida, John se aproxima e tira uma foto do quadro branco sabendo que seria apagado, apesar de terem escrito no topo em letras vermelhas grandes: “Não APAGAR!” Ele sabe que o projeto é confidencial, mas seu gerente pede que ele tire uma foto e compartilhe com o resto da equipe por e-mail. Ele fica um pouco desconfortável de usar seu celular pessoal—infelizmente, esta não é a primeira vez que pedem para ele tirar foto do quadro de comunicações.

Tarde: John começa a sentir sua energia cair – ele decide escrever alguns e-mails e conversar com os colegas de trabalho para passar o tempo. Ele gostaria de sair para uma rápida caminhada revitalizante, mas passou a hora do almoço com alguns amigos e sabe o quanto é importante para a empresa que todos estejam no escritório. Afinal, os funcionários devem escanear os seus crachás todas as vezes que entram e saem, e John ouviu dizer que a gerência monitora essa movimentação. Após encerrar o expediente, John começa a voltar para casa.

Quarta-feira, Cenário 2

Kate agendou uma sessão de brainstorm com sua equipe e pediu aqueles que pudessem comparecer ao escritório.

Manhã: A reunião da Kate com a equipe é às 13h00, então ela tem tempo para colocar as mensagens em dia e trabalhar de manhã antes de se preparar para ir ao escritório. Quando ela chega ao escritório, ela se lembra de como está diferente dos dias antes da pandemia. O estacionamento está ótimo já que só metade dos funcionários estão no escritório naquele dia.

Meio-dia: Assim que Kate entra, ela é saudada por um dispositivo com sinalização digital:

Ela é grata por sua empresa informar sobre a capacidade do escritório e lembretes sobre as novas políticas do escritório. “Ok,” ela diz: “por favor, encontre uma sala de reuniões para mim.” Um código QR aparece na tela junto com as direções para a sala de reunião. Ela escaneia o código QR com o telefone que a leva para a sala disponível mais próxima.

Tarde: Kate envia para toda a sua equipe as direções para a sala de reunião, e todos chegam rapidamente. O aparelho na mesa diz que a sala foi limpa há algumas horas e mostra que a reunião dela está prestes a começar. Ela sabe que dois membros da equipe não puderam comparecer ao escritório, então ela prepara uma reunião virtual.

Kate diz: “Entrar na minha reunião” e os membros remotos aparecem na tela de vídeo conferência que também é um quadro de comunicações. Os membros da equipe que estão trabalhando de casa têm a mesma visão que a de todos na sala, e os nomes aparecem abaixo de cada de membro da equipe.

Agora que ela tem a equipe reunida, ela compartilha uma apresentação sem fio. Um dos membros remotos da equipe tem uma sugestão e começa a fazer anotações na apresentação. Logo, todos estão colaborando no quadro de comunicações, alguns do escritório e outros de casa. Quando a sessão de brainstorm termina, Kate encerra a reunião com tranquilidade. Ela sabe que as ideias de todos estão guardadas com segurança no espaço de mensagens, e ela está satisfeita – tanto por ter sido capaz de se conectar com a equipe inteira quanto por terem sido feito isso juntos.

Sexta-feira, Cenário 1

Finalmente a sexta-feira chega para John. A empresa dele espera que os funcionários estejam “conectados” para o período tradicional das 9 às 17. Ele tem um número incomum de reuniões para uma sexta-feira, mas sabe que todos estão tentando finalizar um grande projeto no prazo.

Manhã: John recebe um convite para reunião de seu gerente que mora na costa leste. John mora na costa oeste e a reunião começa às 7:30 para ele. Ele está chateado que não terá a manhã que anseia todas as segundas e sextas. O gerente discute sobre o projeto e explica a John o quão importante é finalizar o projeto até o fim do dia. John menciona que terá que priorizar o seu trabalho do dia e que outro projeto será adiado devido às reuniões que ele tem. Seu chefe entende, mas John está com dificuldades de separar um tempo em sua agenda para trabalhar focado.

Meio-dia: Após finalizar algumas ligações, John se senta para concluir o trabalho. Ele sente que está um pouco apressado, mas está feliz por avançar um pouco e não ter as distrações do escritório para tirar seu foco. Quando o seu parceiro pergunta o que gostaria para o almoço, John reluta em dizer que terá almoçar enquanto trabalha.

Tarde: John é convidado a apresentar o seu progresso para o resto da equipe. Ele está orgulhoso do que fez e está pronto para apresentar. Quando chega a sua vez, ele percebe que o sinal do Wi-Fi não está tão forte. O áudio está instável e os que estão no vídeo travam constantemente. Ele mostra os seus slides, mas os colegas começam a reclamar que o áudio dele está péssimo. Ele sai de sua mesa por um minuto, vê o seu parceiro assistindo Netflix e prontamente pede ao parceiro para desligar. Quando ele retorna após resolver os problemas de conexão, ele segue com sua apresentação. Seu chefe intervém: “Esta coisa de trabalhar em casa realmente não está funcionando para nós.”

Sexta-feira, Cenário 2

A empresa de Kate instituiu sextas-feiras sem reuniões e oferece horários flexíveis de trabalho.

Manhã: Kate usa o horário da manhã para se atualizar sobre a equipe, encerrar questões da semana e ter o tempo tão necessário para focar em um de seus projetos. Ela é consegue fazer isso sem precisar olhar o relógio na expectativa de sua próxima reunião. Ela começa observando as atualizações semanais de cada membro da equipe enviadas às quintas-feiras usando uma plataforma de vídeo assíncrono. Cada membro de sua equipe grava uma atualização semanal de 10 minutos com os detalhes sobre o que concluíram naquela semana, o que planejam para a próxima semana e onde poderiam precisar de sua ajuda. Ela adora poder se atualizar sobre tudo em seu tempo. Os vídeos são configurados automaticamente para a velocidade 1.2x, para que ela possa reunir todos os detalhes rapidamente sem perder o ritmo.

Meio-dia: Depois de lidar com os grandes projetos na parte da manhã, Kate vai até a cafeteria mais próxima, onde ela trabalha enquanto ouve música em seu fone. Enquanto está trabalhando, o gerente dela envia uma mensagem: “Desculpa, sei que é um dia sem reunião, mas você poderia conversar um pouco?” Kate se reúne com o seu chefe do laptop, mas o Wi-Fi da cafeteria não é muito bom. O vídeo dela se ajusta automaticamente para reduzir a resolução do plano de fundo do vídeo, enquanto a sua imagem segue perfeita. Seu fone de ouvido tem cancelamento de ruído embutido, então o seu gerente nunca ouve o alvoroço da cafeteria.

Tarde: Quando Kate volta para casa, ela passa alguns minutos avaliando as suas metas pessoais e profissionais. A solução de colaboração dela oferece percepções sobre como ela está trabalhando com sua equipe e permite o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e as metas de tempo de foco. A ferramenta informa que uma reunião agendada para a próxima semana com um dos colegas de equipe é fora do expediente e durante o horário de descanso. É importante que ela respeite os horários da equipe e o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, então ela remarca a chamada.

Em seguida, Kate organiza a agenda da próxima semana, assim consegue passar o fim de semana confiante de que colocou tudo que precisava ser feito e saber o primeiro projeto no qual trabalhará na segunda-feira. Sentindo-se ótima pelo trabalho realizado esta semana, ela recepciona os filhos em casa e aproveita tempo de qualidade com eles. Ela pode aparecer no fim de semana se estiver inspirada, mas agora é hora de encerrar uma ótima semana de trabalho híbrido.

Trazendo o modelo de trabalho híbrido para casa

Como estes cenários ajudam a ilustrar, você não pode simplesmente mandar os funcionários para casa e chamar isso de trabalho híbrido. De acordo com a avaliação de prontidão do trabalho híbrido, somente 43% dos entrevistados sentem que as suas organizações têm um plano para o trabalho híbrido completo e bem definido.

Bom, para um trabalho híbrido funcionar, você precisa assegurar que a sua empresa conta com as políticas e as tecnologias certas. Você precisa garantir que todos os funcionários sintam-se incluídos e apoiados. Você precisa construir uma cultura para o trabalho híbrido. E se o trabalho híbrido é feito corretamente, é um grande ganho para as empresas, para os funcionários e para o meio ambiente.

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