Enquanto muitos de nós se preparam para um futuro do trabalho híbrido ou remoto permanente, esta é uma boa hora para garantir que sua equipe continue a seguir as práticas recomendadas de videoconferência e que mantenha uma cultura íntegra de vídeo em primeiro lugar.
Segundo um estudo de 2021, as pessoas que fazem uso frequente de vídeos têm uma probabilidade 2,4 vezes maior de afirmar que é mais fácil para colaborar, além de terem uma probabilidade 2,6 vezes maior de dizer que têm sentido uma empatia maior dos colegas. Por outro lado, aqueles que raramente usam o vídeo têm uma probabilidade 3,2 vezes maior de demonstrar insatisfação com sua atual empresa, além de 2,7 vezes menos chances de se sentirem conectados à estratégia da companhia.
Confira algumas diretrizes para garantir que suas reuniões por vídeo sejam as mais efetivas e produtivas possíveis.
O que você deve fazer: Investir em uma boa conexão de Internet.
Não há nada mais frustrante do que receber uma chamada de vídeo e precisar passar por longos minutos de instabilidade, atrasos, telas congeladas e falha na sincronização entre áudio e vídeo. A primeira etapa é ter uma conexão de alta velocidade com largura de banda suficiente para garantir uma qualidade excelente de áudio e vídeo. Além disso, considere uma conexão a cabo para uma experiência ainda mais estável. Busque também uma solução de videoconferência, como o Webex, que se adapte à baixa largura de banda, o que minimiza todas as quedas na qualidade.
O que você não deve fazer: Perder tempo com um vídeo que não funciona.
Se a sua conexão acaba falhando, não deixe que ela empurre toda a reunião ladeira abaixo. Opte por usar somente o áudio do seu lado da chamada e libere a largura de banda, para que ao menos possam ouvir um ao outro e que a reunião ocorra com o mínimo de atrasos e frustrações. Dessa forma, você pode resolver os problemas com a sua conectividade antes da próxima reunião.
O que você deve fazer: Testar sua configuração.
Ligue para um colega para garantir que configurou corretamente seu equipamento e que sua câmera, microfone e alto-falante estão funcionando adequadamente. Experimente fazer isso com meia hora de antecedência à sua primeira reunião do dia. Se houver algum contratempo com a sua configuração, você precisará de tempo para resolver.
O que você não deve fazer: Atrasar-se.
Chegue com alguns minutos de antecedência para garantir que está na reunião certa e que tudo está funcionando direito. Você, com certeza, não quer que seus colegas fiquem esperando por você ou percam tempo recapitulando o que já foi abordado antes de você chegar.
O que você deve fazer: Arrumar-se como se estivesse em uma reunião presencial no local.
Quando se está trabalhando em casa, é tentador se vestir de forma mais descontraída, mas você certamente deve manter sua aparência profissional. Garanta um look confortável, porém profissional, para poder vestir antes das videoconferências; assim, você sempre passará uma imagem sofisticada. Assim que a reunião acabar, você pode voltar a vestir roupas mais casuais.
O que você não deve fazer: Deixar que um espaço de trabalho bagunçado defina quem você é.
Você tem um espaço de trabalho dedicado, assim se espera, e pode garantir que os outros participantes vejam apenas um ambiente profissional e organizado do seu lado da tela. Dê o seu melhor para minimizar as distrações e garantir que o foco continue na conversa e no projeto em questão. Se necessário, use um plano de fundo virtual ou desfocado.
O que você deve fazer: Ativar e desativar o modo silencioso corretamente.
Ter o seu áudio silenciado quando se está tentando participar da conversa é tão frustrante quanto ter o modo silencioso do seu áudio desativado e contribuir para os ruídos de fundo. Estipule um hábito de ativar o áudio logo antes de falar e ativar o modo silencioso assim que terminar de falar. Dessa forma, você corta o retorno do microfone e garante que todos tenham a chance de serem ouvidos, incluindo você. Além disso, aproveite os recursos de remoção de ruídos de fundo do Webex para minimizar ruídos inconvenientes enquanto estiver falando.
O que você não deve fazer: Esquecer-se de que as pessoas podem te ver.
Lembre-se de sempre manter uma postura atenciosa e participativa durante as reuniões. Mantenha o foco na tela e evite a tentação de conferir outro trabalho durante a chamada. Assim como todos nós já passamos por isso, não é nada divertido estar compartilhando suas opiniões durante uma reunião virtual e perceber que quase todo mundo está fazendo outra coisa ou não está prestando atenção. Busque manter uma postura positiva e encorajadora mesmo que a bola da vez não esteja com você.
O que você deve fazer: Posicionar a câmera no nível dos olhos.
Uma câmera que fica abaixo do nível da tela do seu computador pode levar a uma imagem que se assemelha a um gigante olhando de cima para baixo. Ajuste seu monitor para cima para que sua webcam permaneça no nível dos olhos; se você usa mais de um monitor, lembre-se de olhar e direcionar suas observações na direção certa. Invista, além disso, em uma webcam de alta qualidade ou em um dispositivo de vídeo multifuncional para que a sua imagem seja a mais nítida possível.
O que você não deve fazer: Sentar-se de costas para a luz.
Permanecer de costas para a luz pode sombrear seu rosto, o que fica difícil dizer se está ou não prestando atenção. Você quer uma luz natural, se possível, ou uma luz posicionada atrás do seu monitor. Assim, as pessoas podem ver claramente o seu rosto e ler com facilidade seus sinais não verbais.
O que você deve fazer: Compartilhar suas opiniões.
Mesmo se você não é a pessoa que está falando no momento, há várias formas de interagir e expressar suas opiniões durante uma videoconferência. Digite o feedback ou comentários no bate-papo, ou use um emoji de reação para demonstrar que concorda ou está animado com uma ideia. Não tenha medo de compartilhar suas ideias ou usar o recurso de “levantar a mão” para indicar ao organizador da reunião que gostaria de dizer sua opinião. (Dica profissional: No Webex, basta fazer um joinha, bater palmas ou levar sua mão para a câmera e o emoji correspondente automaticamente aparecerá na sua tela graças à tecnologia de reconhecimento gestual em tempo real, sem precisar de nenhum clique.) Chegou a sua vez de liderar uma reunião? Experimente usar os recursos de Perguntas e Respostas ou de votação para garantir que todos se sintam ouvidos e incluídos, principalmente se for um grupo grande.
O que você não deve fazer: Usar a função errada de bate-papo.
Digitar acidentalmente um comentário pessoal no bate-papo em grupo da reunião já colocou tudo a perder em mais de uma chamada de vídeo. Evite passar um possível constrangimento ao verificar duas vezes antes de clicar para enviar uma mensagem. Se, durante a reunião, você precisa enviar uma mensagem particular a alguém, verifique se somente o nome dessa pessoa está selecionado no menu suspenso antes de digitar sua mensagem. Da mesma forma, se está tentando compartilhar um arquivo ou fazer uma pergunta, verifique se está na caixa de bate-papo correta e que não está falando sozinho em outra conversa.
O que você deve fazer: Após a reunião, acompanhar com uma breve mensagem ou e-mail.
Se você é o organizador da reunião, envie um breve e-mail ou mensagem em grupo após a reunião para recapitular a chamada. Não deixe de incluir uma gravação e transcrição da chamada, junto com os destaques e itens de ação para sua equipe. É um participante? Agradeça ao organizador e demonstre sua compreensão dos itens de ação, se recebeu algum.
Para mais dicas de videoconferências e insights sobre os benefícios de uma cultura de vídeo em primeiro lugar, consulte este e-book. Dê o primeiro passo com o Webex Meetings gratuitamente hoje mesmo e veja como você pode promover experiências de reunião mais engajadoras e uma colaboração mais sólida.
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