如果您的企业计划在未来采取混合办公模式，将办公室办公和远程办公相结合，那么您需要确保您的团队做好充足准备，能够在这个新的时代实现蓬勃发展。 为了真正发挥混合办公的优势，您的企业需要建立完备的体系，确保员工在任何时间和地点办公时，都能实现有效协作并获得顺畅体验。 此外，虽然每周几天或完全采取远程办公具有巨大的潜在优势，但如果实施不当，则会导致员工感觉自己被孤立、与外界隔绝，并对远程办公产生倦怠情绪。 因此，最好现在就对团队的居家办公模式进行评估，并确保每个人都具备成功所需的必要条件。 根据以下原则，确保员工积极参与、保持联系并提高工作效率。
明确告知员工您的混合办公计划
在过去几个月里，许多知名企业均宣布采取长期远程办公的政策，其中一些企业允许员工完全在家办公，还有一些企业允许员工每周在家工作几天。 无论您的企业采取怎样的策略，都必须确保明确、慎重地告知团队成员您的混合办公计划。 若想实现顺利过渡，必须站在员工的角度与他们明确沟通，这样也能在很大程度上让员工感觉自己受到关怀。相关研究表明，这可能是许多企业需要改进的一点。美国盖洛普发布的一项民意调查显示，在新冠疫情期间，员工认为雇主对员工的关怀减弱，只有 40% 的员工确信公司关心他们的健康和福祉。 此外，企业必须解决员工提出的所有问题，并简要阐述后续将采取哪些措施来确保进展顺利。 公开后续将为团队提供的资源，确保员工能够顺畅开展协作并安全重返办公室。 请思考以下问题：
- 需要为员工提供哪些居家办公所需的设备（优质网络摄像头和协作设备等）？
- IT 团队能否集中管理这项技术并提供相应支持，确保为每个人提供一致的体验？
- 是否会推出新的办公协作技术，例如数字白板、智能会议室和办公桌轮用制？
- 后续将采取哪些新冠疫情预防措施？
提醒员工采取健康的居家办公策略并尊重他们
提醒员工采取健康的居家办公策略，包括遵循人体工学设计、进行时间管理以及实施视频会议的最佳实践。 请参阅这份信息图，了解团队应牢记的 8 条重要建议（下文包含该信息图）。 此外，还要了解是否需要为员工提供任何工具或资源，帮助他们实施这些居家办公的最佳实践和提高工作效率。 即使去年已经提供过津贴来帮助员工添置居家办公的必需品，今年可能也是时候再提供一笔津贴，让他们购买任何额外的资源、培训，甚至是一些有趣的“非必需品”，比如用来装点房间的植物或办公室装饰等。 一份小礼物或一个贴心的举动就能大幅提升员工士气，让团队成员感觉自己受到重视。
利用技术实现从家庭环境到办公场所的顺畅过渡，让每个人都能更好地融入其中
无论是居家办公还是在办公室办公，每个人都应该拥有一致的体验并能更好地融入其中。 对于采用混合办公模式的员工来说，必须实现从家庭环境到办公场所的顺畅过渡。 除了需要确保员工居家办公的设备齐全之外，还需要确保办公室具备智能协作解决方案。 可以在会议室配备高品质视频会议系统和数字白板等工具，这样办公室的员工就能轻松融入其中，并与远程办公的同事协作，仿佛所有人都身处在同一办公空间。 此外，还可以考虑采取办公桌轮用制，让员工轻松找到并预订开放的办公空间。 同时还可以探索其他有助于顺畅互联的解决方案， 例如有效的云呼叫系统。
安排时间与同事联系
混合办公的灵活性带来了诸多好处。 但是，您必须认真做好协调工作，确保团队成员不会感觉自己被孤立。 必须采取相应措施，避免员工产生孤独感、人际关系减弱和团队文化失效。 如果根据您的政策，员工可以选择具体哪一天在办公室办公（如有），则请考虑以下建议，帮助团队成员保持联系：
- 尽可能鼓励经理每周选择一天让团队成员到办公室进行面对面的交流。
- 考虑为团队提供一笔小额津贴，让成员可以聚在一起参加有趣的活动，或对远程办公的同事表示认可，表彰他们出色完成工作。 这有利于鼓励和提醒他们安排时间与同事联系。
- 如果无法进行面对面的交流，可以定期安排时间通过视频联系整个团队，保持面对面的互动。 即使成员没有时间参加每周一次的线上欢乐时光，也可以尝试每周安排短暂的时间相互联系，使团队实现同步交流。 例如，可以简单邀请每个人分享一下这周发生的趣事，比如孩子参加毕业典礼、家里养了新的小狗或者花园的鲜花开了。
- 在进行员工培训时必须考虑周到，尽可能确保混合办公人员在最初的几周可以定期与团队成员进行面对面的交流，并让远程办公人员感觉自己受到同等程度的重视并能融入其中。
鼓励员工使用视频，同时防止产生视频疲劳
视频会议是远程团队保持健康发展和提高工作效率的必要条件。 视频会议可以实现面对面的交流，有利于成员相互沟通、加强人际关系和有效完成工作。 研究表明，人们大多数的交流都是非语言交流。 所以，可以在企业规定员工定期开展视频会议，防止丢失重要的非语言信息，避免沟通受到影响。 此外，远程办公人员还在报告中表示，使用视频对办公体验有着显著影响。一项 Webex 研究表明，经常使用视频的人员认为协作更轻松的可能性是其他人员的 2.4 倍，认为同事能与自己共情的可能性是其他人员的 2.6 倍。 但是这不一定适用于所有情况，您需要了解员工的具体情况。 请提出并思考以下问题：
- 您的企业是否有在会议期间使用视频的惯例？ 如果没有，如何培养这样的习惯？
- 是什么原因可能导致员工对使用视频有所顾虑？
- 是否需要提供视频会议培训？ 是否需要为员工提供优质的网络摄像头、头戴式耳机和照明设备，让他们对使用视频更有信心？
- 可以采用哪些有效策略来避免视频疲劳，让企业员工能够享受视频带来的好处而不会产生工作倦怠？
如需了解更多有关混合办公安全、健康和工作效率的建议，请参阅我们之前发布的博客文章，并查看我们的未来办公网站，深入了解实现办公场所转型的最新技术和趋势。 另外，请参阅下方信息图，了解您的团队应牢记的 8 条重要建议。
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