Frischer Wind für die Arbeit im Homeoffice – erfolgreich und ohne Burn-out ins Zeitalter des hybriden Arbeitens

Mit Blick auf das zukünftige hybride Arbeiten in Ihrer Firma, bei dem die Mitarbeiter sowohl im Büro als auch anderswo arbeiten, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Team gut für erfolgreiches Arbeiten in dieser neuen Realität aufgestellt ist.

Um die Vorteile des hybriden Arbeitens wirklich nutzen zu können, braucht Ihre Firma durchdachte Systeme, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter gut zusammenarbeiten können und eine nahtlose Benutzererfahrung genießen, unabhängig davon, wo sie am jeweiligen Tag gerade arbeiten.

Außerdem bietet es zwar viele Möglichkeiten, ganz oder teilweise im Homeoffice zu arbeiten, wenn es jedoch falsch gemacht wird, kann das dazu führen, dass Mitarbeiter sich isoliert fühlen und den Kontakt verlieren, was wiederum zu Burn-out durch Remote-Arbeit führen kann.

Jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt, den Homeoffice-Ansatz Ihres Teams zu bewerten und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter alles haben, was sie zum erfolgreichen Arbeiten brauchen. Mit den folgenden Richtlinien bleiben Ihre Mitarbeiter engagiert, eingebunden und produktiv.

Pläne für hybrides Arbeiten klar kommunizieren

In den letzten Monaten haben viele bekannte Unternehmen ihre langfristigen Richtlinien für die Remote-Arbeit bekannt gegeben. Einige erlauben es den Mitarbeitern, ständig im Homeoffice zu arbeiten, andere an einigen Tagen in der Woche.

Unabhängig von der Strategie Ihrer Firma müssen Sie Ihrem Team Ihre Pläne für das hybride Arbeiten klar und sinnvoll kommunizieren. Eine explizite, empathische Kommunikation ist nicht nur für eine reibungslose Umstellung notwendig, sie kann auch viel dazu beitragen, dass die Mitarbeiter sich gut aufgehoben fühlen – ein Aspekt, bei dem in vielen Unternehmen Untersuchungen zufolge Verbesserungsbedarf besteht: Die Überzeugung der Mitarbeiter, dass sie ihren Arbeitgebern wichtig sind, hat im Laufe der Pandemie abgenommen. Einer Umfrage von Gallup zufolge stimmen nur noch vier von zehn Mitarbeitern der Aussage, ihr Wohlbefinden sei ihrem Unternehmen wichtig, voll und ganz zu.

Außerdem sollten Sie auf alle Fragen Ihrer Mitarbeiter eingehen und ihnen erklären, welche Maßnahmen ergriffen werden, um bei diesem neuen Schritt erfolgreich zu sein. Gehen Sie transparent mit den Ressourcen um, die Sie Ihrem Team zur Verfügung stellen, um eine nahtlose Zusammenarbeit und eine sichere Rückkehr ins Büro zu gewährleisten. Überlegen Sie sich Antworten auf Fragen wie:

Welche Ausrüstung (hochwertige Webcams, Geräte für die Zusammenarbeit usw.) erhalten die Mitarbeiter für das Homeoffice?
Kann das IT-Team diese Technologie zentral verwalten und Support leisten, um sicherzustellen, dass alle sie immer gleich gut nutzen können?
Führen Sie neue Zusammenarbeitstechnologie im Büro ein, beispielsweise digitale Whiteboards, intelligente Meeting-Räume und Hotdesking-Systeme?
Welche Corona-Schutzmaßnahmen werden ergriffen?

Mitarbeiter an gesunde Homeoffice-Strategien erinnern – und sie respektieren

Erinnern Sie die Mitarbeiter an Strategien für gesundes Arbeiten im Homeoffice, von Ergonomie über Zeitmanagement bis hin zu Best Practices für Videokonferenzen. In dieser Infografik finden Sie acht Tipps, die Ihr Team im Hinterkopf behalten sollte (Sie finden sie auch weiter unten).

Überprüfen Sie auch, ob die Mitarbeiter noch weitere Hilfsmittel und Ressourcen brauchen, um diese Best Practices für die Arbeit im Homeoffice zu befolgen und produktiver zu werden. Selbst wenn Sie im letzten Jahr Mittel für die Grundausstattung des Homeoffice zur Verfügung gestellt haben, ist es möglicherweise an der Zeit, weitere Mittel bereitzustellen, damit die Mitarbeiter zusätzliche Ressourcen kaufen, an Schulungen teilnehmen oder sich sogar kleine Extras gönnen können, z. B. Pflanzen oder Dekoartikel fürs Büro, um ihre Umgebung ansprechender zu gestalten. Ein kleines Geschenk oder eine aufmerksame Geste kann die Moral deutlich heben und dafür sorgen, dass das Team sich wertgeschätzt fühlt.

Mithilfe von Technologie nahtlose Übergänge zwischen Homeoffice und Büro schaffen, damit alle sich einbezogen fühlen

Die Benutzererfahrung sollte immer für alle einheitlich sein, und alle sollten sich einbezogen fühlen, unabhängig davon, ob sie zu Hause oder im Büro arbeiten. Für Mitarbeiter, die das Hybridmodell nutzen, sollte ein nahtloser Übergang vom Homeoffice ins Büro möglich sein.

Sie sollten jedoch nicht nur dafür sorgen, dass das Homeoffice Ihrer Mitarbeiter voll ausgestattet ist, sondern auch dafür, dass im Büro intelligente Lösungen für die Zusammenarbeit vorhanden sind. Statten Sie Konferenzräume mit hochwertigen Videokonferenzsystemen, digitalen Whiteboards und weiteren solchen Hilfsmitteln aus, damit die Mitarbeiter im Büro ihre Kollegen im Homeoffice so leicht hinzuziehen und mit ihnen zusammenarbeiten können, als wären sie im selben Raum. Denken Sie auch über ein Hotdesking-System nach, mit dem Mitarbeiter ganz einfach freie Arbeitsstationen finden und reservieren können. Und beschäftigen Sie sich mit anderen Lösungen für eine reibungslose Kommunikation, zum Beispiel ein effektives Cloudtelefoniesystem.

Zeit für Kontakte schaffen

Die Flexibilität des hybriden Arbeitens bietet viele Vorteile. Allerdings müssen Sie gut organisieren, damit Ihr Team nicht den Kontakt verliert und die Mitglieder isoliert werden. Ergreifen Sie Maßnahmen, um Einsamkeit, weniger enge Beziehungen und den Zusammenbruch der Teamkultur zu verhindern.

Wenn Ihre Richtlinien den Mitarbeitern die Wahl lassen, an welchen Tagen sie ins Büro kommen möchten (wenn überhaupt), können Sie mit folgenden Maßnahmen dazu beitragen, dass das Team in Verbindung bleibt:

Halten Sie die Führungskräfte dazu an, möglichst einen Tag pro Woche festzulegen, an dem ihre Teams persönlich ins Büro kommen und sich dort treffen.
Denken Sie darüber nach, eine kleine Summe zur Verfügung zu stellen, damit Teams gemeinsam etwas Schönes unternehmen oder ihren Kollegen im Homeoffice eine Anerkennung für ihre großartige Arbeit zukommen lassen können. Das bietet Anreize und erinnert sie daran, Zeit für Gespräche mit Kollegen einzuplanen.
Wenn persönliche Meetings nicht möglich sind, setzen Sie regelmäßig Videokonferenzen für das ganze Team an, damit die Mitarbeiter sich weiterhin persönlich austauschen. Selbst wenn keine Zeit für eine wöchentliche virtuelle Happy Hour bleibt, können Sie Ihre wöchentliche Abstimmung mit dem Team damit beginnen, dass Sie sich etwas Zeit für den persönlichen Kontakt nehmen. Das kann etwas ganz Einfaches sein, etwa, dass Sie alle Anwesenden bitten, über ein Highlight ihrer Woche zu berichten, beispielsweise den Schulabschluss eines Kindes, den neuen Hund oder die Blumen, die im Garten aufgeblüht sind.
Gehen Sie beim Onboarding planvoll vor und sorgen Sie dafür, dass hybride Mitarbeiter in den ersten Wochen möglichst regelmäßig persönlichen Kontakt mit ihren Teamkollegen aufnehmen und dass Mitarbeiter im Homeoffice sich ebenso willkommen und einbezogen fühlen.

Zu Videonutzung ermutigen, aber Video-Fatigue vermeiden

Videokonferenzen sind für die Gesundheit und Produktivität von Remote-Teams unverzichtbar.

Sie ermöglichen den unmittelbaren persönlichen Kontakt, der so wertvoll für die Kommunikation ist, Beziehungen stärkt und dafür sorgt, dass die Arbeit erledigt wird. Untersuchungen deuten darauf hin, dass ein großer Teil der Kommunikation nonverbal abläuft. Wenn regelmäßige Videokonferenzen in der Firma die Regel sind, gehen wichtige nonverbale Signale nicht so leicht verloren, und die Kommunikation wird nicht durch dieses Problem beeinträchtigt.

Außerdem berichten Mitarbeiter im Homeoffice, dass Videonutzung sich wesentlich darauf auswirkt, wie sie ihre Arbeit erleben: Diejenigen, die regelmäßig Videokonferenzen nutzen, geben 2,4-mal häufiger an, dass sie die Zusammenarbeit als einfach empfinden, und 2,6-mal häufiger, dass sie Empathie von Kollegen erfahren, wie eine Studie von Webex herausgefunden hat.

Aber verlassen Sie sich da nicht auf unser Wort, sondern fragen Sie Ihre eigenen Mitarbeiter. Stellen Sie folgende Fragen und denken Sie über die Antworten darauf nach:

Ist es in Ihrer Unternehmenskultur verankert, dass Videos in Meetings aktiviert werden? Falls nicht, wie können Sie das einführen?
Warum könnten Mitarbeiter zögern, Videokonferenzen zu nutzen?
Müssen Sie Videopräsenzschulungen anbieten? Müssen Sie den Mitarbeitern hochwertige Webcams, Headsets und Beleuchtung zur Verfügung stellen, damit sie sich wohl damit fühlen, Videokonferenzen zu nutzen?
Welche intelligenten Strategien können Sie nutzen, um der sogenannten Video-Fatigue vorzubeugen und Ihrer Firma zu helfen, die Vorteile von Videokonferenzen zu nutzen, ohne dass es zu Erschöpfungszuständen kommt?

Weitere Tipps, wie Sie hybrides Arbeiten sicher, gesund und produktiv gestalten können, finden Sie in einem früheren Blogbeitrag. Beachten Sie auch unsere „Future of Work“-Site mit Informationen über die neuesten Technologien und Trends bei der Umgestaltung der Arbeitswelt.
In der folgenden Infografik finden Sie acht Tipps, die Ihr Team im Hinterkopf behalten sollte.