如果您的企业计划在未来采取混合办公模式,将办公室办公和远程办公相结合,那么您需要确保您的团队做好充足准备,能够在这个新的时代实现蓬勃发展。 为了真正发挥混合办公的优势,您的企业需要建立完备的体系,确保员工在任何时间和地点办公时,都能实现有效协作并获得顺畅体验。 此外,虽然每周几天或完全采取远程办公具有巨大的潜在优势,但如果实施不当,则会导致员工感觉自己被孤立、与外界隔绝,并对远程办公产生倦怠情绪。 因此,最好现在就对团队的居家办公模式进行评估,并确保每个人都具备成功所需的必要条件。 根据以下原则,确保员工积极参与、保持联系并提高工作效率。
在过去几个月里,许多知名企业均宣布采取长期远程办公的政策,其中一些企业允许员工完全在家办公,还有一些企业允许员工每周在家工作几天。 无论您的企业采取怎样的策略,都必须确保明确、慎重地告知团队成员您的混合办公计划。 若想实现顺利过渡,必须站在员工的角度与他们明确沟通,这样也能在很大程度上让员工感觉自己受到关怀。相关研究表明,这可能是许多企业需要改进的一点。美国盖洛普发布的一项民意调查显示,在新冠疫情期间,员工认为雇主对员工的关怀减弱,只有 40% 的员工确信公司关心他们的健康和福祉。 此外,企业必须解决员工提出的所有问题,并简要阐述后续将采取哪些措施来确保进展顺利。 公开后续将为团队提供的资源,确保员工能够顺畅开展协作并安全重返办公室。 请思考以下问题:
提醒员工采取健康的居家办公策略,包括遵循人体工学设计、进行时间管理以及实施视频会议的最佳实践。 请参阅这份信息图,了解团队应牢记的 8 条重要建议(下文包含该信息图)。 此外,还要了解是否需要为员工提供任何工具或资源,帮助他们实施这些居家办公的最佳实践和提高工作效率。 即使去年已经提供过津贴来帮助员工添置居家办公的必需品,今年可能也是时候再提供一笔津贴,让他们购买任何额外的资源、培训,甚至是一些有趣的“非必需品”,比如用来装点房间的植物或办公室装饰等。 一份小礼物或一个贴心的举动就能大幅提升员工士气,让团队成员感觉自己受到重视。
无论是居家办公还是在办公室办公,每个人都应该拥有一致的体验并能更好地融入其中。 对于采用混合办公模式的员工来说,必须实现从家庭环境到办公场所的顺畅过渡。 除了需要确保员工居家办公的设备齐全之外,还需要确保办公室具备智能协作解决方案。 可以在会议室配备高品质视频会议系统和数字白板等工具,这样办公室的员工就能轻松融入其中,并与远程办公的同事协作,仿佛所有人都身处在同一办公空间。 此外,还可以考虑采取办公桌轮用制,让员工轻松找到并预订开放的办公空间。 同时还可以探索其他有助于顺畅互联的解决方案, 例如有效的云呼叫系统。
混合办公的灵活性带来了诸多好处。 但是,您必须认真做好协调工作,确保团队成员不会感觉自己被孤立。 必须采取相应措施,避免员工产生孤独感、人际关系减弱和团队文化失效。 如果根据您的政策,员工可以选择具体哪一天在办公室办公(如有),则请考虑以下建议,帮助团队成员保持联系:
视频会议是远程团队保持健康发展和提高工作效率的必要条件。 视频会议可以实现面对面的交流,有利于成员相互沟通、加强人际关系和有效完成工作。 研究表明,人们大多数的交流都是非语言交流。 所以,可以在企业规定员工定期开展视频会议,防止丢失重要的非语言信息,避免沟通受到影响。 此外,远程办公人员还在报告中表示,使用视频对办公体验有着显著影响。一项 Webex 研究表明,经常使用视频的人员认为协作更轻松的可能性是其他人员的 2.4 倍,认为同事能与自己共情的可能性是其他人员的 2.6 倍。 但是这不一定适用于所有情况,您需要了解员工的具体情况。 请提出并思考以下问题:
如需了解更多有关混合办公安全、健康和工作效率的建议,请参阅我们之前发布的博客文章,并查看我们的未来办公网站,深入了解实现办公场所转型的最新技术和趋势。 另外,请参阅下方信息图,了解您的团队应牢记的 8 条重要建议。
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