提前舉行具有會議議程的引人入勝的視音訊通話
如果不適當地執行會議，會議可能會浪費時間。 事實上，2019 年一項研究披露了組織不佳的會議成本，僅美國就達 3990 億美元（1）。
確保會議順利進行和有效率的一個重要方法就是先設定通話前的議程。 設定議程很重要，因此所有出席者都可以做好準備。 參與者經常加入會議，不知道如何準備，或會議將做什麼。 因此，需要追蹤會議，使第一次會議的時間比生產會議更具生產力。
設定您的時間與能量的優先順序
在設定議程之前，請考慮以下三點：
1. 瞭解不必在一個會議中解決每個問題
思考可完成的工作。
會議具有不同的目標和優先順序。 雖然有些是腦力激蕩會議，有些是狀態更新，或是有關收集的資訊或度量值資料的簡報。 清單會繼續，但單一會議不應嘗試將全部內容放入其中。 在設定議程之前，請瞭解您想要參加的會議類型。 這將協助出席者如何預先準備，以及瞭解設定通話持續時間的時間長度。
2. 考慮縮短會議時間
參與者可能更加投入，在更短的會議上處理多工的可能性較低，因為他們知道他們可以回到工作。
視訊會議通話 不必為指定的 30 分鐘或 1 小時制。 可以，有時需要大量時間，但請考慮其他方法。 例如，讓我們進行腦力激蕩通話。 嘗試將會議設定為 20 分鐘，讓參與者為前 10 分鐘可以分享的意見做好準備。 然後，在通話的後半部分，請人們將其他想法想成一個小組。 通話後，您可以縮小想法範圍並將其送出，然後讓人員投票。 或者設定一個 10 分鐘的秒通話以完成前三項並做最終投票。
對於讀取通話，有時如果並未提供明確的方向，則人員在空間中填入的資訊太忙。 請考慮設定較短的通話，並指示主講者提供前三點要點和學習的三大課程。 或者，可以改進的前三項。 這將縮短通話並保持人員專注。 如果人員對更多資訊感興趣，則他們可以在通話之外追蹤。
3. 不要擔心試用和錯誤
會議的外觀和方式可能有所不同。 嘗試各種方法查看最適合您公司的方法。
人員以不同方式工作。 對某人來說可能用不上什麼，可能對其他人沒有影響。 會議後，請要求意見回饋。 您可能會驚訝于人們必須說出的話。
如何為會議規劃及參與
您的議程應該是什麼樣？
根據會議類型考慮：
- 會議的目標是什麼？
- 會議應該持續多久？
- 需要多少人進行通話？
- 誰將需要交談/展示？
- 邀請上的每個人都應該實際在通話中嗎？ （這很重要，因為您不希望人們感覺自己的時間正在浪費）
- 這些人員需要傳達資訊多久？
範例議程：
通話目標：
在議程底端（或議程內），您可以要求每個人準備什麼，或要求他們帶至會議。 譬如，他們需要事先傳送幻燈片嗎？ 他們應該提一個問題來提問，等等？
此外，提前告知主講者/參與者他們有多少時間很重要。 事實上，若要使會議如期進行，您可以在轉換到下一個主題和主講者之前提供 2-5 分鐘的警告。 由於所有人都將看到分配的議程和時間，交換器將更順暢，並且不會覺得有人被切斷。
最後一點附注
記住，會議範本的外觀可能會根據會議類型而非常不同。 因此，建立您的 服務以滿足業務需求，並隨需要提供盡可能多或很少的資訊來詳述它。 您可以嘗試瞭解哪些功能可以更好地與員工一起運作。
為每次會議準備一個明確、目標明確和周到的議程，將確保對涉及的每個人更加高效、更高效地利用時間。 先把時間放在前面，將很長的一步來確保您能夠最利用每個會議。
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參考 （1） 2019 年 有關組織不佳的會議的一份研究 瞭解更多 3 個提示來管理虛擬會議 個人化您的團隊會議，這四大 畫面共用 功能透過溝通技巧和協作工具更輕鬆地上機
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