視訊會議期間行為守則

當許多人正在為永久維持遠端或混合工作型態的未來做準備時，最好趁現在確保您的團隊仍遵循視訊會議最佳實務作法，並養成良好的視訊優先文化。根據一項 2021 年的研究指出，經常使用視訊者表示更容易參與協作的可能性高出 2.4 倍，表示感到同事對自己的同理心增加的可能性高出 2.6 倍。另一方面，不常使用視訊者表示對目前公司不滿的可能性高出 3.2 倍，自身對公司策略具有歸屬感的可能性則低了 2.7 倍。以下這些指南可讓您盡量確保視訊會議的效率並維持生產力。 應該：投資優質的網際網路連線。 沒有什麼比視訊通話過程中必須忍受長時間的抖動、延遲、畫面凍結，以及音訊與視訊不同步更令人沮喪了。具備頻寬充足的高速連線以提供優良音訊/視訊品質是基本要求。此外，為了確保視訊體驗更穩定，建議您使用有線網路進行連線。您也可以選擇 Webex 這類能因應較低頻寬自行調整的視訊會議解決方案，使品質下降的機率降到最低。 不應：由於視訊無法運作的緣故，而平白浪費時間。 如果您的連線不巧出現問題，請勿使其影響整場會議的進行。請將您的通話端切換至僅有音訊狀態並釋出頻寬，使您至少可以聽見彼此對話內容，將連線對會議的影響與延遲狀況降至最低，盡力完成會議。隨後您可以在下一場會議之前解決連線問題。 應該：預先測試設定。 與同事通話，確認您的設備設定正確，攝影機、麥克風和喇叭皆可正常運作。請在當天第一場會議前半小時進行測試，以便預留設定出狀況時所需的疑難排解時間。 不應：遲到。 提早幾分鐘入席，確認您加入的會議正確，且一切運作正常。切勿讓同事等候您，或是需要花時間回顧您加入前已進行的會議內容。 應該：比照親自出席現場會議穿著得體的服裝。 在家工作時難免著裝隨意，但在鏡頭前絕對要保持專業形象。請在視訊會議開始前換上舒適而專業的服裝，讓您始終展現優雅的外表。會議結束後即可換穿較為輕便的服裝。 不應：讓凌亂的工作環境成為別人對您的既定印象。 建議您備妥專屬的工作環境，以確保其他與會者畫面中的您置身於整潔而專業的空間。請盡力減少干擾，務必讓會議焦點維持在對話內容和進行中的專案上。如有需要，您可以使用模糊或虛擬背景。 應該：適時設定靜音和取消靜音。 要參與對話時卻處於靜音狀態，以及在取消靜音狀態下卻傳來背景雜音，兩者同樣使人不悅。請養成發言前取消靜音，結束發言後設定靜音的習慣。這樣能減少麥克風回授，確保所有人的語音清晰可辨，包括您在內。此外，善用 Webex 的背景雜音消除功能可在您說話時有效抑制所有惱人的雜音。 不應：忘記與會者能看見您的一舉一動。 會議期間務必始終保持專注與投入。請維持注視畫面，不要在通話過程中忍不住順手做其他事。畢竟我們可能都經歷過，在虛擬會議中分享己見時，發現其他人幾乎都在做別的事或離席，這樣的確令人感到不悅。即使您不是發言者，仍應力求積極參與，鼓舞開會士氣。 應該：攝影機置於視線水平。 攝影機低於電腦螢幕水平時，產生的影像會使您看起來像是個俯視的巨人。請調整螢幕，使網路攝影機符合視線水平，如有多個螢幕，別忘了注視正確的方向。您也可以投資高畫質網路攝影機或多合一視訊裝置，讓您的影像輸出更加清晰。 不應：坐在逆光位置。 背光會造成臉部蒙上陰影，使人難以看清您是否專注於會議。明亮的自然採光是光源首選，如需人工光源則應置於螢幕後方。這樣一來，與會者才能看清您的臉部，並可輕鬆判讀您的表情。 應該：分享自己的看法。 視訊會議期間，即使您不是發言者，仍有多種方式進行互動，表達您的意見。您可以在聊天中輸入意見回饋或評論，也可以使用回應表情符號對特定想法傳達認同或讚賞之意。此外，不要害怕加入討論或使用「舉手」功能提醒會議主持人您要分享自己的想法。（專家提示：Webex 導入即時手勢辨識技術，您只要在鏡頭前比讚、拍手或舉手，畫面上就會自動出現相應的表情符號，完全不需按鍵操作。）輪到您主持會議時，請善用問答和民調功能，以確保所有人都能表達意見，並且獲得參與感，這點在大型團體中，尤其重要。 不應：使用錯誤的聊天功能。 在會議群組聊天中不慎輸入私人聊天訊息，因此搞砸視訊通話的例子並非個案。請於點選送出訊息前，請再次確認無誤，以免讓自己陷入潛在的窘境。如果需要在會議過程中傳送訊息給個別對象，請先確認您在下拉式選單中僅選取了目標對象的名稱，再輸入訊息內容。同樣地，如果您要共用檔案或提出問題，請確認所在聊天室正確無誤，以免在其他對話串中出現自說自話的情況。 應該：會後提供簡要訊息或電子郵件。 如果您是會議主持人，請在會後傳送簡要群組訊息或電子郵件給與會者，以總結通話內容。為您的團隊提供通話的錄製檔和轉錄文字，以及相關要點和動作項目。如果您是與會者，請感謝主持人，並針對收到的動作項目表示瞭解。