„Intelligent“ ist heutzutage ein überstrapazierter und allgegenwärtiger Begriff, und inzwischen ist jeder versucht, alles, was er tut, intelligent zu nennen. Man muss nur ein wenig künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen in den Raum werfen, und schon kann es losgehen.
Die Benennung eines Konzepts oder einer Idee ist immer ein schwieriges Unterfangen. Denn jeder hat eine andere Vorstellung und Meinung darüber, welchem Zweck Ihre Lösung dient und wohin sie sich entwickelt. Deshalb versuche ich in der Regel, mich von solchen Diskussionen fernzuhalten. Und als ich sah, wie sich die Mitglieder unseres Marketingteams die Köpfe über dem Synonymwörterbuch zerbrachen, hatte ich den maßlos missbrauchten Begriff bereits für mich akzeptiert. Ob das nun eine intelligente Entscheidung war oder nicht, bleibt Ihnen überlassen.
Lassen Sie mich zunächst versuchen zu definieren, was meiner Meinung nach der Begriff „intelligent“ im Zusammenhang mit Arbeitsplätzen bedeutet.
Ein optimaler Arbeitsplatz
Die Art und Weise, wie Unternehmen Büroräume physisch gestalten, ist enorm wichtig. Sie können Ihr Gebäude noch so gut mit KI ausstatten, wenn die Meeting-Räume schlecht erreichbar sind, die Schreibtische immer überquellen und die Farbe an den Wänden Übelkeit hervorruft, haben Sie einen schlechten Start.
In einem anderen Beitrag werde ich die Regeln für optimierte Räume genauer erläutern. Aber sie folgen grundsätzlich dieser Leitlinie: Passen Sie das Gebäude an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter an. Sammeln Sie Daten, befragen Sie Ihre Mitarbeiter und scheuen Sie sich nicht, einen Spezialisten für Büroräume zu Rate zu ziehen.
Ein optimaler Arbeitsplatz ist zudem ein praktisch unerreichbares Ziel, da sich das Ziel immer weiterentwickelt (Arbeitskultur, Generation X Y Z oder das Gebäude selbst). All das erfordert Wiederholungen, Versuche und Metriken. Und Sie müssen den Fortschritt anhand verschiedener Metriken kontinuierlich verfolgen und Optimierungsmaßnahmen ergreifen. Glücklicherweise lässt sich vieles automatisieren. So können beispielsweise Sensoren, die die tatsächliche Nutzung von Räumen beobachten und die Qualität der Umgebung (etwa Luft oder Lärm) analysieren, eine große Hilfe sein.
Webex Rooms messen die tatsächliche Auslastung von Räumen und vergleichen sie mit der eigentlichen Kapazität. Sie überwachen Umgebungsmetriken und leiten all diese Informationen automatisch an das Analysetool Cisco Control Hub weiter.
Eine sichere Umgebung
In einer kürzlich durchgeführten Umfrage von Dimensional Research [1] gaben 64 % der Mitarbeiter an, dass es ihnen unangenehm sei, Geräte zu berühren, 52 % äußerten sich besorgt darüber, nicht zu wissen, wann der Raum zuletzt gereinigt wurde, und 41 % waren beunruhigt darüber, nicht zu wissen, ob ein Raum seine volle Kapazität erreicht hatte.
Die Rückkehr ins Büro ist derzeit der sichtbare Teil des Eisbergs, der aber nicht darüber hinwegtäuschen sollte, dass andere Faktoren wie der Standard WELL [2] etabliert wurden. Da eine sichere Umgebung auch eine gesunde Umgebung ist, sind für ein gesundes Mitarbeiterumfeld auch gute Luft, angenehme Temperierung, ausreichend Licht und ein niedriger Lärmpegel erforderlich. Auch diese Informationen müssen überwacht und möglicherweise automatisiert werden. Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK) zum Beispiel laufen während der Arbeitszeit oft permanent und im gleichen Rhythmus. Was aber geschieht mit den Mitarbeitern, die außerhalb der Kernzeiten arbeiten, wenn die Lüftungsanlage ausgeschaltet ist? Und weshalb gelten für den Luftaustausch immer dieselben Parameter, egal, ob die Räume leer sind oder den ganzen Tag voll belegt waren?
Webex Rooms kombiniert Sensoren und einen Sprachassistenten, sodass unsere Benutzer nichts mehr anfassen müssen, wenn sie einen Raum reservieren oder ein Meeting starten möchten. Webex Rooms-Bereiche können so angepasst werden, dass sie anzeigen, wann ein Raum das letzte Mal gereinigt wurde. Es kann auch eine Meldung auf dem großen Bildschirm eingeblendet werden, wenn die Kapazität eines Raums die Sicherheitsgrenze überschreitet oder wenn die Beschilderungsfunktion verwendet wird. Räume, die mit dem neuesten Webex Room Navigator ausgestattet sind, überwachen Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Luftqualität, Licht und Lärm. Auf diese Weise erhalten Gebäudemanager einen Echtzeitbericht darüber, wie es um die Gesundheitsparameter ihres Gebäudes steht, und sie können dies auch mit der tatsächlichen Anwesenheit von Mitarbeitern in diesen Räumen vergleichen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Leitfaden [3].
Automatisierung
Produktive Mitarbeiter brauchen ausreichend Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben. Und das zu Recht, denn dafür werden sie schließlich bezahlt. Halten Sie sich einmal kurz vor Augen, wie viel Zeit Sie benötigen, um Meetings zu planen, einen Termin zu finden, der Ihren Kollegen passt, einen Meeting-Raum zu suchen, der über die erforderliche Ausstattung verfügt, diesen Raum im Gebäude zu finden und schließlich die Kollegen zu retten, die sich im Gebäudelabyrinth verirrt haben. Ganz schön frustrierend, nicht wahr? Aber nicht nur das, es kostet die Unternehmen auch eine enorme Summe.
Vor der Corona-Pandemie gaben 40 % der Mitarbeiter an, täglich bis zu 30 Minuten mit der Suche nach Räumen für die Zusammenarbeit zu verschwenden [4].
Webex hat vor Kurzem die Webex Room-Buchung auf den Markt gebracht, mit der sich freie Räume schnell finden lassen. Und in Kombination mit Webex-Sensoren in den Räumen kann festgestellt werden, ob ein Raum tatsächlich genutzt wird oder nicht. Wir haben auch demonstriert, wie die Kombination unserer Tools und Wegweiser Ihnen das Leben erheblich erleichtern kann. Falls Sie es noch nicht getan haben, empfehle ich Ihnen, sich die Aufzeichnung von
The Intelligent Workplace Experience anzusehen, in der Richard und ich dieses Thema ausführlicher besprechen. [5]
Einsparungen bei Immobilien
Der Gedanke liegt nahe, dass durch die neue hybride Arbeitswelt eine Menge Bürofläche frei wird. Daher denken viele Unternehmen, sie seien gezwungen, ihre jüngsten Verluste durch Einsparungen bei den Immobilien auszugleichen. Allerdings ist es nicht ganz so einfach. Die Flächennutzung wird wahrscheinlich noch unberechenbarer als bisher. Die Mitarbeiter werden nun zwischen der Bequemlichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, und dem Bedürfnis, ihre Kollegen an der Kaffeemaschine zu treffen, schwanken. Was ist, wenn plötzlich viele Mitarbeiter am selben Tag und zur selben Zeit im Büro auftauchen? Wenn es für die Menschen schon vor der Einführung der Beschränkungen schwierig war, einen Treffpunkt zu finden, dann würde eine Verringerung der Quadratmeterzahl der Immobilien die Situation nur noch verschärfen.
Immobilieneinsparungen sind eine gute Sache, aber nicht auf Kosten der Arbeitnehmer. Vor COVID-19 berichteten Unternehmen, dass 70 % der Meeting-Räume weltweit nicht genutzt wurden und 50 % der Meetings mit nur einer oder zwei Personen im Raum stattfanden [4]. Die Einsparung bei Immobilien sollte dann zunächst darin bestehen, dafür zu sorgen, dass Meeting-Räume nicht gebucht werden und ungenutzt bleiben, und dass die Kapazität von Räumen, die genutzt werden, voll ausgeschöpft wird.
Webex Rooms und der Webex Control Hub helfen Unternehmen dabei, zu verstehen, wie ihre Fläche genutzt wird und ob sie unbesorgt Einsparungen vornehmen können. Webex Rooms und der Kalender für die hybride Nutzung sind in der Lage zu erkennen, ob ein gebuchter Raum belegt ist, und können entscheiden, den Raum freizugeben, wenn die Mitarbeiter nicht erscheinen. Diese Kombination aus Sensoren, Kalenderzugriff, Analysen und Anpassungen auf derselben Plattform ist von grundlegender Bedeutung, um Unternehmen eine einfache und integrierte Möglichkeit zu bieten, ihre Büroflächen zu überblicken, die Nutzung von Meeting-Räumen zu optimieren und die Effektivität der Mitarbeiter zu verbessern.
Individuelle Lösung
Letztlich haben die Unternehmen unterschiedliche Kulturen und Bedürfnisse und wünschen sich ein auf sie zugeschnittenes Arbeitsumfeld. Es wird nicht einen einzigen Anbieter geben, der alle ihre Bedürfnisse abdecken kann. Virtuelle Telefonzentralen, Wegweiser, Digital Signage und Besuchermanagement sind nur einige Beispiele für die nützlichen Funktionen, die zum intelligenten Arbeitsplatz beitragen. Aber all diese Lösungen dürfen keine isolierten Insellösungen sein. Ein echter intelligenter Arbeitsplatz entsteht durch die Zusammenstellung und Vernetzung von Lösungen, bei denen jede einzelne einen Mehrwert für die anderen schafft. Ich werde in den kommenden Wochen weitere Beiträge zum Thema „Intelligente Arbeitsplätze“ veröffentlichen – bleiben Sie dran!
Die offene Webex-Plattform basiert auf APIs, zu denen Lösungen von Drittanbietern problemlos hinzugefügt werden können. Worauf warten Sie also noch? Beginnen Sie mit der Planung, Gestaltung und dem Aufbau Ihres eigenen intelligenten Arbeitsplatzes – die Webex-Integrationen bieten Ihnen unendliche Möglichkeiten.
Quellen
1 Dimensional Research-Umfrage
2 WELL Building Standard TM – Übersicht https://v2.wellcertified.com/wellv2/en/overview
3 Collaboration-Leitfaden
4 https://www.steelcase.com/content/uploads/sites/10/2018/08/16-E0000192EN.pdf
5 https://futureofwork.webex.com/future-of-work-intelligent-workplace/
Ressourcen
Kostenlose Online-Kurse von Experten: Informelle Sitzung zur Control Hub-Administration
Neuerungen in Webex: Oktober 2020
Weitere Informationen
https://blogs.cisco.com/collaboration/a-blueprint-for-hybrid-workplaces
https://blogs.cisco.com/collaboration/futurizing-work-around-people-with-the-help-of-intelligent-technologies
https://blogs.cisco.com/collaboration/safe-at-the-office-productive-anywhere-with-webex-10x-better-experiences
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