So lässt ein Design-Unternehmen der Kreativität auch in Zeiten der Hybridarbeit freien Lauf

Design einer Straßenbahn, die die nächsten 30 Jahre in Oslo verkehren wird. Kampf gegen eine Diabetes-Epidemie im Vereinigten Königreich. Partnerschaft mit Google zur Verbesserung der Bildungssituation in den USA. Hilfe bei der Sicherung von Wahlen mit Smartmatic. Dies sind nur einige der zahlreichen Projekte, an denen das weltweit tätige Designunternehmen Designit tagtäglich mit Kreativität arbeitet. Dabei verbindet alle Mitarbeiter der Glaube an ein ganzheitliches, auf den Menschen ausgerichtetes Design. „Wir sind eine internationale Design-Agentur, die mit der skandinavischen Designtradition geboren und aufgewachsen ist, sodass der Mensch schon immer im Mittelpunkt stand“, sagt Niklas Mortensen, Geschäftsführer des Designit-Studios in Oslo. Das Designit-Team weiß, dass Design die Macht besitzt, die Lebens-, Arbeits- und Freizeitgewohnheiten der Menschen zu verändern. Und sie gehen mit ihrem auf den Menschen ausgerichteten Design sogar noch einen Schritt weiter und legen Wert auf „menschheitszentriertes“ Design: Dies bezeichnet eine Konzentration auf Lösungen, die zu langfristigem Fortschritt beitragen und allen zugutekommen, anstatt auf schnelle Lösungen, von denen nur wenige profitieren. Genauso durchdacht und kreativ haben sie auch das Design ihres eigenen Studios gestaltet und so nutzen sie auch ihre Geräte für die Zusammenarbeit. Wir haben uns mit Mortensen zusammengesetzt, um das Konzept von Designit für hybrides Arbeiten und die Rolle der Webex-Geräte für die Zusammenarbeit zu besprechen. Das Team hat einige Grundprinzipien festgelegt, an denen es sich orientiert:

Über Meetings hinausdenken
Sich an veränderte Anforderungen anpassen
Flexibilität und Interoperabilität in den Fokus stellen
Wohlbefinden priorisieren
Design demokratisieren
Inklusivität gewährleisten

Hier erfahren Sie mehr über diese Prinzipien und lernen, wie Ihr Unternehmen hybride Arbeitsplätze einrichten kann, bei denen das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die kreative Zusammenarbeit im Vordergrund stehen.

Über Meetings hinausdenken

Allzu oft ist Zusammenarbeit gleichbedeutend mit Meetings – vor allem in der Welt der Hybridarbeit, in der Videokonferenzen an der Tagesordnung sind. Wir konzentrieren uns oft zu sehr auf die Einrichtung von Meeting-Bereichen, die Auswahl der besten Software für virtuelle Meetings, die richtige Ausrüstung für Videokonferenzen und die coolsten Konferenzraumstühle (oder virtuellen Hintergründe). Verstehen Sie uns nicht falsch, es ist natürlich wichtig, dass Sie über die nötigen Tools für produktive Meetings verfügen, ganz gleich, ob es sich um Präsenzmeetings, virtuelle oder gemischte Meetings handelt. Zusammenarbeit ist jedoch so viel mehr als der wöchentliche Anruf zur Besprechung des Projektstands um 14 Uhr. Es ist wichtig, dass wir alle Facetten unserer virtuellen und persönlichen Arbeitsbereiche so gestalten, dass die Zusammenarbeit funktioniert und nicht nur die Kameras in unseren Konferenzräumen. Wie fördern Sie die asynchrone Kommunikation, den Austausch von Ideen, die gemeinsame Entwicklung, spontane Brainstorming-Sitzungen und vieles mehr? Ob es sich nun um ein All-in-One-Gerät für die Zusammenarbeit am Schreibtisch eines Teammitglieds oder um ein großes Gemeinschaftsboard für digitales Whiteboarding handelt – das Designit-Team verwendet eine Vielzahl von Webex-Geräten. Während diese Geräte früher in erster Linie für Videokonferenzen genutzt wurden, sind sie laut Mortensen jetzt ein zentraler Bestandteil der Zusammenarbeit des hybriden Teams, sowohl vor Ort im Studio als auch mit Kollegen oder Kunden, die remote arbeiten. „Webex-Geräte sind mittlerweile ein fester Bestandteil unserer Arbeit geworden, nicht nur untereinander, sondern auch mit unseren Kunden, und unterstützen uns auch bei unserem studioübergreifenden Ideenaustausch.“ Im Osloer Studio mit etwa 60 Mitarbeitern sind mehrere Webex Room Kits im Einsatz, darunter integrierte Videobars und modulare Kits für die Videozusammenarbeit, die mit Flachbildschirmen gekoppelt werden können. „Die Room Kits bieten uns eine große Flexibilität“, so Mortensen. „Wir setzen sie in allen Bereichen ein, von Gruppen- und All-Hands-Bereichen bis hin zu kleineren Besprechungsräumen.“ Außerdem gibt es Webex Desk Pros, All-in-One-Geräte für die Zusammenarbeit zur individuellen Nutzung an einem bestimmten Schreibtisch, und ein Webex Board für digitales Whiteboarding, videogestützte Teamarbeit und Ideensammlung. Diese Geräte werden für alles verwendet, von Videokonferenzen und Präsentationen bis hin zu gemeinsamen Kreationen und Zusammenarbeit in Echtzeit.

Ein Mitglied des Designit-Teams zeichnet mit einem Stift auf dem Webex Desk Pro. Auf dem Bildschirm sind Bilder und verschiedene Notizen zu sehen

Sich an veränderte Anforderungen anpassen – so, dass es für Sie passt

Mit der Weiterentwicklung der Hybridarbeit bei Designit werden auch die Arbeitsplätze ständig angepasst, um den sich ändernden Bedürfnissen des Teams gerecht zu werden. Designit verfügt über 15 Studios weltweit, von Oslo über Tokio bis Tel Aviv. Seit der Umstellung auf virtuelles und später dann hybrides Arbeiten hat die Zusammenarbeit zwischen den Standorten noch weiter zugenommen.

„Die Zusammenarbeit zwischen den Studios ist viel selbstverständlicher geworden. Es ist nicht so, dass sie vorher überhaupt nicht stattgefunden hätte, aber jetzt spielen Grenzen keine Rolle mehr, weil wir trotz Remote-Arbeit alle zusammenarbeiten können und die Kunden das auch sehen“, so Mortensen. „Früher mussten die Designer vielleicht vor Ort sein, um mit ihren Teams zusammenzuarbeiten, aber heute lautet die Devise: ‚Wir wollen nur die Besten und solange es keinen großen Zeitzonenunterschied gibt, ist es egal, wo sich die Kollegen befinden.‘“

Daher ist die Verfügbarkeit von hochwertigen Geräten für die Zusammenarbeit wichtiger als je zuvor. Designit plant, die Anzahl der verwendeten Geräte zu erweitern und möchte Geräte in so vielen Räumen wie möglich haben – sowohl in den Studios als auch im Homeoffice. Das Ziel? „Es geht darum, Hybridarbeit und gemeinsames kreatives Arbeiten auf die bestmögliche Weise zu erledigen, wenn Menschen nicht physisch an einem Ort zusammen sind“, sagt Mortensen. Die Geräte sind in jede Phase des kreativen Prozesses integriert. In der Anfangsphase, in der es darum geht, Erkenntnisse zu sammeln, werden oft Videointerviews mit verschiedenen Stakeholdern geführt. Anschließend wird das erste Konzept entworfen, ein Prototyp erstellt und getestet. Dabei werden die Webex-Geräte durchgängig eingesetzt, auch beim Brainstorming und beim digitalen Whiteboarding mithilfe von Webex Boards mit Miro und beim Einbeziehen von Experten an anderen Standorten zur Beratung in Echtzeit.

Flexibilität und Interoperabilität in den Fokus stellen

Achten Sie beim Aufbau Ihrer hybriden Arbeitsplätze auf Geräte, die mit den anderen Tools kompatibel sind, die Sie und Ihre Kunden verwenden. Die Zusammenarbeit sollte reibungslos verlaufen, ohne unnötige Verzögerungen aufgrund von Technologien, die nicht gut zusammen funktionieren. Das Designit-Team schätzt die Kompatibilität der Webex-Geräte mit anderen Tools, die sich als sehr nützlich erwiesen haben, darunter Miro, das vielseitige Online-Whiteboards anbietet. Wenn es Zeit für ein Design-Meeting oder eine spontane Brainstorming-Sitzung ist, kann Miro auf jedem der Webex-Geräte gestartet werden, um Konzepte zu entwerfen, Mindmaps zu erstellen, sich Notizen zu machen und vieles mehr. Wenn die Designer das Webex Board verwenden, können sie entweder einen Stift oder die Touchscreen-Funktionen des Boards nutzen, um ihre Ideen auf einfache Weise festzuhalten, und alle können sehen, was auf dem LED-Bildschirm angezeigt wird, unabhängig davon, ob sie sich im Büro befinden oder per Videokonferenz zugeschaltet sind. „Besonders in den letzten Jahren sind wir sehr versiert im Umgang mit Miro geworden“, so Mortensen. „Die Kombination von Webex-Geräten und Miro war für uns der Schlüssel. Die Pandemie hat uns dazu gezwungen, aber wir werden es auch weiterhin nutzen, weil es bei der Zusammenarbeit so leistungsstark und effizient ist.“

Zwei Mitglieder des Designit-Teams arbeiten gemeinsam mithilfe von Miro auf einem Webex Board an einem Projekt

Mortensen betont, dass er die Webex-Geräte zwar gerne mit der Webex-App verwendet, dass die Geräte aber auch mit jeder anderen Software für die Zusammenarbeit funktionieren, die seine Kunden oder Kollegen in anderen Büros nutzen. Diese Interoperabilität ist für ein dynamisches Unternehmen wie Designit unerlässlich. „Unsere Kunden arbeiten mit allen möglichen Plattformen, also müssen auch wir unterschiedlichste Plattformen verwenden“, sagt Mortensen. „Wir haben Webex-Geräte schon mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Webex verwendet. Wir müssen während des Arbeitstages die Plattformen wechseln, je nachdem, was die Kunden verwenden.“

Wohlbefinden priorisieren

Im Sinne eines menschenzentrierten Designs sollten Sie bei der Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes und der Wahl der Geräte für die Zusammenarbeit auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter im Blick haben.

Zuhören

Zu Beginn eines Projekts für seine Kunden verbringt das Designit-Team viel Zeit mit Gesprächen mit allen Stakeholdern, um deren Bedürfnisse zu verstehen und eine Lösung zu entwickeln, die für alle Beteiligten gut funktioniert. Wenn Sie herausfinden möchten, welche Geräte für die Zusammenarbeit am besten für Ihren Hybridarbeitsplatz geeignet sind, schlägt Mortensen vor, eine Bestandsaufnahme der Bedürfnisse Ihres Teams vorzunehmen und zu untersuchen, wie die möglichen Geräte eingesetzt werden können, um diese Bedürfnisse zu erfüllen. Bei Designit bittet die Unternehmensleitung regelmäßig um Feedback, um herauszufinden, wie es dem Team geht und welche Änderungen zur Verbesserung des Wohlbefindens nötig sind. In einer kürzlich von Designit durchgeführten Umfrage zum Wohlbefinden der Mitarbeiter äußerte das Team den Wunsch nach noch mehr Geräten. „Es besteht ein enormer Bedarf an Webex-Geräten in so vielen Räumen wie möglich“, so Mortensen. Die Ergebnisse von Designit spiegeln andere aktuelle Forschungsergebnisse wider: In einer weltweiten Studie gaben mehr als 50% der Befragten an, dass der Zugang zu All-in-One-Geräten für die Zusammenarbeit ihre Arbeit von zu Hause aus bei der Zusammenarbeit mit anderen verbessern würde.

Keine Kompromisse bei den Grundlagen

Wenn es um das Wohlbefinden der Mitarbeiter geht, ist es auch wichtig, Geräte auszuwählen, die grundlegende Anforderungen erfüllen. Für Designit bedeutet dies, Geräte mit hoher Video- und Audioqualität zu wählen, damit sich bei den Mitarbeitern weniger Erschöpfung durch Videokonferenzen einstellt. „Die kognitive Belastung durch eine schlechte Audio- und Videoqualität in diesen Meetings ist kaum erträglich“, erklärt Mortensen. „Nach einem ganzen Tag voller Meetings und Workshops mit schlechter Video- und Audioqualität werden die Mitarbeiter wirklich müde und übellaunig. Für das Wohlbefinden der Mitarbeiter ist es daher sehr wichtig, dass diese Dinge nahtlos funktionieren und eine hohe Qualität bieten.“ Und die Webex-Geräte haben das geschafft. „Die Qualität der Webex-Geräte ist unglaublich gut“, so Mortensen weiter. „Wir als Studio greifen immer wieder wegen der hohen Video- und Audioqualität darauf zurück.“

Mehrere Mitglieder des Teams von Designit befinden sich in einer Besprechung mit anderen, die sich per Videokonferenz zugeschaltet haben

Auf die Einzelheiten achten

Wählen Sie nicht nur Geräte mit soliden Grundfunktionen, sondern auch solche mit anderen nützlichen Funktionen, die Ihrem Team die Arbeit ein wenig erleichtern. Mortensen hob in dem Zusammenhang die berührungslose Steuerung und die Sprachbefehle hervor, die auf Webex-Geräten verfügbar sind. „Ich nutze besonders gerne die Spracherkennung, um Meetings einzuleiten“, so Mortensen. „Sie funktioniert blitzschnell und ist im Vergleich zu anderen virtuellen Assistenten eine wahre Freude. Es funktioniert einfach sofort.“

Design demokratisieren

Neben dem Feedback der Mitarbeiter in Bezug auf das Wohlbefinden ist es auch empfehlenswert, den Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich stärker in die Gestaltung des Arbeitsplatzes einzubringen oder Vorschläge zu unterbreiten, wie der Raum ihrer Meinung nach weiterentwickelt werden könnte. Bei Designit überlegen sich die Teammitglieder immer wieder kreative neue Möglichkeiten, die Webex-Geräte für noch mehr interaktive Zusammenarbeit und gemeinsames kreatives Arbeiten zu nutzen. Mortenson berichtet: „Unsere Mitarbeiter kommen mit Vorschlägen wie: ‚Okay, wir können hier eines verwenden und wenn wir dort einen Vortragssaal einrichten, dann könnten wir hier eine Precision 60-Kamera zum Sprecher-Tracking installieren, damit wir besser interaktiv zusammenarbeiten können‘. Die Mitarbeiter fangen an, sich wirklich zu engagieren, weil diese Geräte für unsere Arbeit so wichtig geworden sind.“

Inklusivität gewährleisten

Bei der Gestaltung von Hybridarbeitsplätzen sollten Sie auch dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter alles haben, was sie für eine möglichst produktive Arbeit im Homeoffice benötigen. Die Zusammenarbeit sollte einheitlich sein, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden, und jeder sollte sich gleichermaßen einbezogen fühlen. Designit möchte nicht nur die Anzahl der Geräte in den Studios erhöhen, sondern auch einige Mitarbeiter mit Geräten für die Zusammenarbeit ausstatten, die sie in ihren Homeoffices nutzen können, wenn sie remote arbeiten. Mortensen ist besonders darauf bedacht, seinem gesamten Team persönliche Geräte für die Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen, nachdem er während der Pandemie bei der ausschließlichen Remote-Arbeit am eigenen Leib erfahren hat, wie leistungsfähig diese Geräte sind. „Es war sehr interessant. Einige von uns, die Webex-Geräte zu Hause hatten, waren viel seltener erschöpft“, so Mortensen. Und im Büro ist Mortensens derzeitiges Gerät der Wahl ein Webex Desk Pro. „Ich bin ganz begeistert davon. Ich verwende das Gerät als zweiten Bildschirm und tagsüber für die Zusammenarbeit.“

Hybridarbeit, die für Sie optimal funktioniert

Das Designit-Team hat eine Umgebung geschaffen, in der die Kreativität frei fließen und sich jeder entfalten kann, ganz gleich, wo sich der Arbeitsplatz befindet. Das Team hat sich gegen ein einheitliches Modell entschieden und praktiziert Hybridarbeit so, wie es für die jeweiligen Mitarbeiter am besten funktioniert. Ganz gleich, ob Ihr Team gerade erst mit dem hybriden Arbeiten beginnt oder ob Sie Ihre Arbeitsumgebung für eine bessere Zusammenarbeit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter optimieren möchten – informieren Sie sich unten über zusätzliche Ressourcen oder setzen Sie sich mit uns in Verbindung.