Seis estrategias fundamentales para el éxito de los eventos híbridos

La próxima generación de eventos será híbrida

Al igual que la forma en la que trabajamos está evolucionando, el sector de los eventos se ha estado preparando para el cambio durante años. Mucho antes de que el mundo se viera afectado por la mayor crisis sanitaria en un siglo, las personas debatían si los eventos a gran escala habían acabado en la última crisis financiera de 2008. La llegada de la pandemia solo actuó de catalizador para un cambio muy necesario en el sector de los eventos.

Dado que la asistencia presencial ya no era una opción, los responsables de los eventos se vieron obligados a pasar a los eventos virtuales y a replantearse cuál debía ser la experiencia del usuario final y cómo mejorarla. Los eventos virtuales cambiaron radicalmente la forma en la que las organizaciones reciben a su público y se relacionan con él. Y resulta que eso fue algo bueno para todos.

Las ventajas para los organizadores de eventos fueron múltiples: podían llegar a muchas más personas por una fracción del costo, ofrecer una mayor participación individualizada de los asistentes, ofrecer experiencias más personalizadas y realizar un seguimiento más sencillo de los clientes potenciales. Los asistentes también se beneficiaron del cambio a la modalidad virtual, ya que se ahorraron los gastos de viaje y el tiempo lejos del trabajo y la familia, pudieron hacer varias cosas a la vez, tuvieron más flexibilidad para asistir a diferentes sesiones en directo y a pedido, y pudieron establecer contactos con personas a través de redes sociales como LinkedIn, etcétera.

Las ventajas de los eventos virtuales no hicieron más que reforzar el sentimiento creciente de que las megaconferencias del pasado eran demasiado grandes, demasiado difíciles de destacar y demasiado costosas para todos los implicados, y los beneficios eran vagos en el mejor de los casos. Solo considere los costos. Si desea asistir a una de las conferencias más importantes, los costos le supondrán cinco o seis cifras: Para asistir al CES, por ejemplo, los honorarios, el alojamiento y los gastos extra de un expositor que informó estas sumas (a Inc.) sumaron más de 150 000 dólares.

Las conferencias del futuro deberán ser más personalizadas para cada asistente, más asequibles, más íntimas y más inclusivas. Para eso, será necesario ofrecer a los asistentes experiencias híbridas, en las que los eventos virtuales y presenciales se integren utilizando nuevas tecnologías que permitan una planificación avanzada de los eventos, experiencias más personalizadas y un compromiso continuo.

Muchos grupos de investigación pronostican un gran cambio hacia los eventos híbridos. En un estudio de Metrigy Research, se demostró que el 63% de los planificadores de eventos pasarán a realizar eventos híbridos durante el próximo año. También nos asociamos con Futurum Research en otro informe de investigación que reveló que el 79% de los asistentes preferiría tener la flexibilidad de asistir a un evento de forma presencial o virtual.

Los eventos híbridos proporcionarán experiencias con el nivel alto de participación de un evento físico combinado con el alcance de un evento virtual, lo que ofrece a los organizadores y a los asistentes más opciones y flexibilidad que nunca. Aunque no cabe duda de que los eventos y las conferencias se encuentran en el inicio de una importante transición hacia un modelo híbrido, algunos de los principios clave del marketing y el retorno de la inversión seguirán aplicándose en lo que respecta a la producción de una experiencia de alta calidad y alto valor. Para tener éxito, los planificadores de eventos y los especialistas en marketing deberán considerar estas seis estrategias fundamentales que creo que deben ser parte de la creación de un evento híbrido exitoso:

Estrategia cero: invertir para tener éxito

La estrategia más importante, incluso antes de comenzar con sus estrategias de eventos híbridos, es pensar en dónde invertir su dinero de marketing, es decir, qué eventos producirán la mejor exposición, experiencia y retorno de la inversión en un mundo pos-COVID/de transición.

Estrategia uno: generar entusiasmo antes del evento

No descuide las acciones de marketing previas al evento. Comience a promocionar su evento mucho antes de que este comience. La experiencia puede comenzar meses antes del evento para generar entusiasmo e impulsar la inscripción.

Estrategia dos: hacer que la inscripción sea divertida, fácil y atractiva para los asistentes

Añada diversión a la experiencia de inscripción de los asistentes. Por ejemplo, ludifique el proceso con un concurso relevante o promueva la creación de contactos de alto valor durante el evento con una celebridad o un orador destacado de alto perfil. Para facilitar la inscripción, utilice una plataforma de inscripción sencilla y centralizada tanto para los asistentes presenciales como para los virtuales para que pueda ver fácilmente datos importantes, como los tipos de entradas, las sesiones por temática específica y los intereses de los asistentes, de modo que pueda ofrecer experiencias aún más personalizadas.

Estrategia tres: crear contenidos valiosos, personales y atractivos.

Asegúrese de que su contenido sea relevante para los asistentes virtuales y presenciales, y no planee actividades conjuntas que aíslen a un grupo de la participación. Debe asegurarse de que los asistentes presenciales y virtuales participen por igual. Piense en “un evento, dos experiencias”.

Estrategia cuatro: hacer que todo gire en torno a ellos. No a usted.

Proporcione experiencias web inclusivas a través de aplicaciones web y móviles que permitan a los asistentes ver sesiones, integrarse como público y establecer contactos, independientemente de cómo o dónde se unan. Utilice los datos conservados en varios eventos para recomendar automáticamente sesiones, oradores, patrocinadores, vídeos a pedido, etc. que se ajusten al comportamiento y a las preferencias anteriores de cada asistente.

Estrategia cinco: crear una comunidad para que los asistentes regresen por más

Es importante asegurarse de que se pueda ver y oír a los asistentes: cree un entorno integrado e interactivo. Los asistentes presenciales tienen la ventaja de experimentar la comunidad de primera mano en un evento, así que busque la manera de llevar esta misma experiencia comunitaria a su público virtual incorporando encuestas y preguntas en directo en sus sesiones. También cree comunidades en línea para los asistentes virtuales y anímelos a seguir la conversación después del evento.

Estrategia seis: utilizar el evento como punto de partida para profundizar las relaciones

Sus acciones posteriores al evento son tan importantes como lo que hace durante este. Desea persuadir a los asistentes de que aprendieron algo que los mantiene comprometidos más allá del evento y abre una oportunidad para profundizar las relaciones con ellos. Por ejemplo, proporcione un compromiso continuo con los asistentes después del evento aprovechando los datos sobre sus comportamientos y preferencias virtuales y presenciales para crear recorridos personalizados para los asistentes en futuros eventos.

Nuevas oportunidades para los organizadores de eventos y los asistentes

La pandemia fue una llamada de atención de que era hora de que los eventos presenciales evolucionaran. El cambio radical hacia los eventos virtuales en el último año reveló que había nuevas oportunidades para los organizadores de eventos y los asistentes: la experiencia, el contenido y el compromiso. En el futuro, las comunidades interactuarán a través de la combinación de experiencias virtuales y cara a cara de maneras que simplemente no eran posibles en el pasado.

Otro resultado de los eventos híbridos es que atraerá a todo un nuevo sector de asistentes que quizá nunca hayan asistido a sus eventos. Asegúrese de aprovechar las nuevas tecnologías para atraer e involucrar a estos recién llegados, de modo que pueda convertirlos en devotos a largo plazo de sus eventos.

Se está produciendo un cambio de paradigma, y los eventos híbridos son la nueva norma. No obstante, es más que un cambio en el enfoque de los eventos, es un cambio de mentalidad en el que tenemos la oportunidad de crear un nuevo tipo de evento que cree comunidades, profundice las relaciones y ponga a las personas y sus experiencias en primer lugar. Le deseo el mejor de los éxitos en su recorrido en este nuevo mundo de los eventos híbridos y no veo la hora de ver cómo se desarrollan.