Cómo organizar un evento virtual con Webex Events
Aceptémoslo: organizar un evento virtual puede parecer bastante desalentador. Pero no se estrese, ¡estamos aquí para ayudarlo! Imaginemos que el gran día está cerca y que, hasta ahora, ha programado su evento virtual/webinar con Webex Events y los asistentes ya están inscritos.
Ahora es posible que esté pensando
“¿cómo puedo mantener a todos interesados?”, o “
¿cómo podré llegar a mi audiencia completa
?” o simplemente “
¿¡cómo puedo NO arruinar esto!?
”
Bueno, solo siéntese, relájese y permítanos ayudarlo a liderar el camino de la organización de un gran evento virtual.
Días antes del evento
Contratar un equipo para el evento: puede ser útil tener miembros del equipo a su lado durante el evento. Considere la posibilidad de contar con un moderador que ayude con las presentaciones, la transición entre los puntos de discusión, la interacción con los miembros de la audiencia a través del chat y el discurso de cierre. Asimismo, identifique a una o varias personas para que se encarguen del sondeo y del panel de preguntas y respuestas. Esto lo ayudará a concentrarse en ofrecer un contenido de máxima calidad. El “equipo del evento” (los encargados de responder a las preguntas y respuestas, los moderadores, etc.) debería recibir una invitación al evento como panelista y no como asistente.
Reserve un tiempo de ensayo: planifique un “evento de práctica” de 30 minutos a través de Webex Events con los que lo ayudarán en el evento (panelistas). Asegúrese de que todos entiendan el formato del evento, qué controles utilizar y cuál es su rol.
Compruebe la conexión a Internet: ejecute el informe del “verificador de estado” durante su ensayo para asegurarse de estar totalmente conectado. Para obtener una óptima conexión a Internet, le sugerimos conectarse por cable.
Día del evento
Minimice el ruido de fondo: asegúrese de estar en un lugar tranquilo y casi sin distracciones. Si hay menos ruido de fondo, la audiencia tendrá más posibilidades de oírlo con claridad.
Verifique la ventana de vista preliminar: elija su plataforma de distribución de audio y vídeo, ya sea su computadora, dispositivo de vídeo, teléfono o auriculares. Le sugerimos utilizar auriculares o micrófono para obtener un audio óptimo. La ventana de vista preliminar también le da la oportunidad de verificar el fondo. ¿La sala de juegos de sus hijos no es el mejor fondo para un evento virtual? Lo entendemos. Personalice su fondo eligiendo uno de los fondos virtuales o aplique un simple efecto de desenfoque.
Prepárese para la cámara: si se ve bien, se sentirá bien. Si eso significa usar jeans y una camiseta, ¡estupendo! Si eso significa usar saco y corbata, también está perfecto. Sin embargo, los colores sólidos funcionan mejor frente a la cámara. Estar preparado para la cámara lo ayudará a establecer el tono de todo el evento.
La hora del espectáculo: durante el evento
Encienda el vídeo: una vez que encuentre su estilo, asegúrese de que su vídeo esté realmente encendido. La interacción cara a cara es muy importante. Encender el vídeo crea un entorno más íntimo y realista.
Únase antes y comience la sesión de práctica: el host, los panelistas y otros miembros del equipo del evento pueden unirse a una sesión de práctica mientras la audiencia se une, sin que los asistentes los vean ni los oigan. Esta sesión permite que el host y los panelistas se comuniquen entre sí sin que los asistentes puedan escuchar. Permite al host y a los panelistas conectarse, ponerse de acuerdo y asegurarse de que todo funciona correctamente antes de transmitir en directo. Cuando esté listo para transmitir en directo, termine la sesión de práctica. ¡Que comience el espectáculo! (Ahora los asistentes pueden verlo y oírlo).
Únase a su público antes de tiempo: una vez que haya terminado la sesión de práctica, ciérrela para unirse a los asistentes. Únase a los asistentes entre 15 y 25 minutos antes para que la audiencia pueda acomodarse y configurar el audio y el vídeo antes de que comience la sesión.
Identifique la planificación: cree una agenda clara para el evento y manténgala. Sea claro sobre el propósito del evento y qué información se tratará.
Y si es necesario, ¡no se olvide de grabar!
Amplíe su alcance
Función de transmisión en directo: llegue al mayor número posible de personas mediante una transmisión en directo de su evento con plataformas como Facebook Live o LinkedIn. (enlace al artículo de transmisión en directo) La transmisión en directo de su evento le permitirá llegar a una audiencia más amplia. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo hacer una transmisión en directo.
Involucre a su audiencia
Haga hincapié en el panel de preguntas y respuestas: resalte este panel para alentar a la audiencia a que formule preguntas que puedan surgir. Designe a un miembro del equipo para ayudar a responder preguntas.
Compartir vídeos o contenido: muestre un vídeo o comparta contenidos que haya creado para el evento. Interrumpa el ritmo para mantener a la audiencia atenta.
Pida interacciones (levantar la mano): trabaje con comentarios que permitan a su audiencia identificarse con una declaración mediante la función de levantar la mano. Por ejemplo, pida a su audiencia que levante la mano si es la primera vez que participan en un evento virtual o si están cansados de quedarse en casa. El panel de chat y la función de sondeo también facilitan la interacción en el evento.
Después de todo gran evento, es necesario hacer un seguimiento
Envíe el contenido, las diapositivas y la grabación: si las diapositivas que mostró durante el evento son adecuadas para el uso compartido, adjúntelas a la grabación (si existe) en un mensaje de correo electrónico de seguimiento. Tal vez pueda escribir un blog para recapitular los puntos principales del evento y dar un adelanto de los próximos eventos. Utilice la herramienta de rastreo de fuentes principales de Webex Events para averiguar qué fuente de inscripción fue más eficaz.
Ahora que está preparado para el éxito, ¡mucha suerte! Para más ayuda, visite el Centro de ayuda de Webex y obtenga más información sobre Webex Events
Obtener más información
La mejor guía de Webex Events: De la planificación a la transmisión en menos de 2 minutos
Transmisión en directo con Webex Meetings para sus eventos virtuales: novedades y cómo utilizarlo
IBM y Cisco facilitan la organización de grandes eventos virtuales
About The Author
