Sugerencias para una mejor colaboración en tiempo real con uso compartido de pantalla
La colaboración efectiva es el mejor grial para los negocios: algo constantemente volver a intentar después, pero que a menudo nunca se llegaba. Generalmente, no son las fallas de los miembros del equipo y los departamentos, sino más las herramientas de comunicación y productividad que tienen.
La colaboración verdadera es mucho más que un debate de ida y vuelta en una cadena de correo electrónico que alcanza los dos dígitos de las respuestas. Esto significa que los empleados y, en forma más amplia, las unidades de negocio, se coordinan estrechamente entre sí en la estrategia, la planificación, la ejecución y el seguimiento. En realidad, las empresas no pueden depender del correo electrónico o de las llamadas en conferencia tradicionales para respaldar ese nivel de colaboración, especialmente en tiempo real.
Sinembargo, el uso compartido de pantalla se puede utilizar para encender la colaboración en todos los frentes: ya sea que se unan equipos geográficamente diversos en una sola videoconferencia para que puedan reunirse con cara a cara y repasar los resultados de proyectos o un informe trimestral, o entrar en una llamada rápida de 5 minutos para revisar y editar una presentación, uso compartido de pantalla puede beneficiar en gran medida a los equipos.
A continuación, se presenta una guía de uso de la uso compartido de pantalla para una mejor colaboración en tiempo real y algunas sugerencias para aprovechar sus ventajas clave.
Utilizar vídeo siempre que sea posible
Ningún canal es más eficaz o eficiente para la comunicación que el vídeo. Aunque es posible tener una conversación por teléfono, el vídeo fomenta una mayor participación e interacción, esenciales para la colaboración. Ver cara a cara o hacer contacto visual mientras comparte su pantalla garantiza que su mensaje resonte con todos los demás de la sala.
Considere la posibilidad de colocar una política que haga que los trabajadores a distancia usen el vídeo de manera predeterminada o con la mayor frecuencia posible. Puede ser difícil inspirar la colaboración verdadera en tiempo real con profesionales que se extienden por diferentes estados y zonas horarias, pero los videos y las uso compartido de pantalla pueden proporcionar las condiciones correctas. Por ejemplo, si bien los equipos aún pueden utilizar el chat tanto como les guste, requieren que el vídeo se utilice para cualquier reunión de inicio, actualización semesual planificada o reuniones de metas similares.
Asegúrese de que los equipos sepan cómo compartir la pantalla
El valor que uso compartido de pantalla características que puede proporcionar no será útil si sus empleados no han recibido formación para utilizar la solución. A medida que implanta una nueva herramienta, se encarga de realizar sesiones de formación y comentarios. El segundo tipo de comunicación es crucial; de esta manera, puede solucionar cualquier problema antes de que se conviertan en problemas más significativos con la materialidad del valor o el retorno de la inversión a partir uso compartido de pantalla software.
Por ejemplo, saber pasar los controles de presentador es esencial para la colaboración en una videollamada. De esa manera, cada persona que tiene algo que decir o compartir puede hacerlo, con la posibilidad de saber que el resto de los asistentes está centrado en ellos y poder ver los materiales.
Permitir que los participantes de la reunión se suba al teléfono móvil
No hay que decir cuándo podría encenderse una Spark de colaboración, y eso incluye cuando los miembros del equipo están de viaje, en tránsito, o cuando no están en la configuración de la oficina. Una uso compartido de pantalla móvil con una aplicación móvil facilita la colaboración al permitir que los asistentes a las llamadas utilicen sus dispositivos móviles para entrar a la reunión y utilizar uso compartido de pantalla avanzadas.
Aliente a los usuarios a ser creativos
Lo bueno de uso compartido de pantalla es que puede facilitar la colaboración de diferentes maneras y creativas. Aliente a sus equipos a probar uso compartido de pantalla diferentes tipos de reuniones para encontrar formas creativas de usarlas. Por ejemplo, los equipos de ventas y marketing pueden trabajar juntos en una presentación interactiva en tiempo real, animaciones de ajuste fino o elementos dinámicos antes de la reunión con el cliente.
Tener una política de grabación
La grabación de una reunión de vídeo resulta útil para referencia futura. Los asistentes pueden llamar rápidamente a lo que se dijo o compartir el contenido con otro miembro que no estaba allí. Las videollamadas grabadas ayudan a eliminar brechas de comunicación y problemas que impactan de manera negativa en la colaboración. Además, esto le permite realizar un seguimiento del proceso de pensado si estaba editando un documento en tiempo real. Es vale pensar en un alto nivel sobre una política para grabar vídeos con fines de conservación.
Por último, pero no menos importante, no olvide la seguridad
Si bien quiere que sus equipos y unidades comerciales trabajen estrechamente entre sí, son cruciales para proporcionar una plataforma segura para hacerlo. Es posible que tenga en cuenta diferentes temas de seguridad que puede ser necesario incluir: cifrado, administración de contraseñas, controles de acceso, infraestructura en la nube, seguridad de hardware y almacenamiento de datos. La seguridad es tan importante como la calidad al investigar software que permite uso compartido de pantalla.
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