Dicas para uma melhor colaboração em tempo real com os compartilhamento de tela
A colaboração eficaz é o santo graal para os negócios: algo constantemente errado depois, mas nunca foi atingido. Geralmente, a falha é dos membros da equipe e departamentos, mas mais as ferramentas de comunicação e produtividade que possuem.
A colaboração verdadeira envolve muito mais do que uma discussão que vem e volta em uma cadeia de e-mail que chega ao dígito duplo de respostas. Significa que os funcionários e, de forma mais ampla, as unidades de negócios, coordenam-se firmemente uns com os outros sobre estratégia, planejamento, execução e acompanhamento. Na verdade, as empresas não podem contar com e-mails ou conferências tradicionais para suportar esse nível de colaboração — especialmente em tempo real.
Ocompartilhamento de tela , no entanto, pode ser usado para a colaboração de força em todas as frentes: não importa se é unidade equipes geograficamente diversas em um único videoconferência para que elas possam se reunir pessoalmente e apresentar resultados de projetos ou um relatório trimestral ou apresentar uma chamada rápida de 5 minutos para analisar e editar uma apresentação, as compartilhamento de tela podem ajudar muito as equipes.
Aqui está um guia para usar o compartilhamento de tela para uma melhor colaboração em tempo real e algumas dicas para alavancar suas principais vantagens.
Usar vídeo sempre que possível
Nenhum canal é mais eficiente ou eficaz para comunicação do que o vídeo. Embora seja possível ter uma conversa por telefone, o vídeo estimula o engajamento e a interação mais aprofundados, essenciais à colaboração. Ver frente a frente ou fazer contato visual enquanto compartilha sua tela garante que sua mensagem ressoe com todos na sala.
Considere colocar em uso uma política que faria os funcionários remotos usarem vídeo por padrão, ou com a maior freqüência possível. Pode ser difícil inspirar uma colaboração verdadeira em tempo real com profissionais espalhados por diferentes estados e fusos horário, mas o vídeo e os compartilhamento de tela podem fornecer as condições certas. Por exemplo, enquanto as equipes ainda podem utilizar o bate-papo do jeito que eles gostam, exigir que o vídeo seja usado para qualquer reunião inicial, atualização quinzenalmente agendada ou reuniões semelhantes de marcos.
Certifique-se de que as equipes saibam como compartilhar a tela
O valor que compartilhamento de tela recursos que você pode fornecer não será útil se seus funcionários não foram treinados para usar a solução. À medida que você lançar uma nova ferramenta, tome cuidado para realizar sessões de treinamento e comentários. O segundo tipo de divulgação é crucial; dessa forma, você pode solucionar quaisquer problemas antes que eles se tornem mais problemas significativos com a realização de valor ou retorno sobre o investimento do software compartilhamento de tela Software.
Por exemplo, saber como passar os controles do apresentador é essencial para a colaboração em uma chamada de vídeo. Dessa forma, cada pessoa que tem algo a dizer ou compartilhar pode fazer isso, sabendo que o resto dos participantes estão focados neles e capazes de ver os materiais.
Permitir que os participantes da reunião acessem o celular
Não há ninguém para dizer quando um spark colaborativo pode acontecer, e isso inclui quando os membros da equipe estão em trânsito, em trânsito ou não no ambiente do escritório. Uma compartilhamento de tela integrada com um aplicativo móvel facilita a colaboração, permite que os participantes da chamada usem seus dispositivos móveis para entrar na reunião e utilizar compartilhamento de tela funcionalidades.
Incentive os usuários a criação
A beleza da compartilhamento de tela é que ela pode facilitar a colaboração de formas diferentes e criativas. Incentive suas equipes a testar as compartilhamento de tela de todos os tipos de reuniões para encontrar maneiras criativas de usá-la. Por exemplo, as equipes de vendas e marketing podem trabalhar juntas em uma apresentação interativa em tempo real, animações de ajuste fino ou elementos dinâmicos antes da reunião do cliente.
Tenha uma política de gravação
Gravar uma reunião de vídeo é útil para referência futura. Os participantes podem ligar rapidamente para o que foi dito ou compartilhar o conteúdo com outro membro que não estava presente. As chamadas de vídeo gravadas ajudam a eliminar falhas de comunicação e afirmações que impactam de forma negativa a colaboração. Além disso, isso permite que você acompanhe o processo de pensar se você estiver editando um documento em tempo real. Vale a pena pensar em um nível elevado sobre uma política de gravação de vídeos para fins de preservação.
Por último, mas não menos, não se esqueça da segurança
Embora você queira que suas equipes e unidades de negócios trabalhem de perto uma com a outra, elas são cruciais para fornecer uma plataforma segura para isso. Tópicos de segurança diferentes que você pode precisar considerar incluem criptografia, gerenciamento de senhas, controles de acesso, infraestrutura de nuvem, segurança de hardware e armazenamento de dados. A segurança é tão importante quanto a qualidade ao pesquisar software que permite a compartilhamento de tela.
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