Webex mantiene conectada a la organización irlandesa sin fines de lucro a través llamadas en la nube y mucho más

Galway Simon Community, una conocida organización sin fines de lucro de la ciudad irlandesa de Galway, decidió migrar su colaboración a la nube durante los acontecimientos de 2020 y emprendió una transformación tecnológica que seguirá mucho tiempo después de que termine la pandemia. Galway Simon apoya a las personas sin hogar o que corren el riesgo de perderlo mediante una labor de prevención, acceso a la vivienda y servicios de salud y bienestar. La organización sin fines de lucro, que cuenta con múltiples sedes, lleva a cabo varias iniciativas en Galway y los condados circundantes, como un consultorio médico, un centro de asistencia social, viviendas residenciales y tiendas de segunda mano. Incluso antes de la pandemia, Galway Simon tenía la difícil tarea de coordinar la comunicación y colaboración entre estas diversas sedes, así como también sus voluntarios, equipos, clientes y otras personas de la comunidad. Cuando la COVID-19 los obligó a hacer que ciertas operaciones se realicen de forma virtual, la transición al trabajo remoto o híbrido sumó otro nivel de complejidad.

Transformamos la colaboración a través de llamadas en la nube y una aplicación de colaboración todo en uno

Como organización sin fines de lucro, Galway Simon tampoco contaba con un departamento de TI y necesitaba una solución de colaboración que pudiera aprender y administrar fácilmente. Webex, con sus funcionalidades de llamadas, videoconferencias y mensajería en la nube, parecía una opción ideal para ayudar a expandir su alcance y seguir sirviendo a su comunidad. El proceso de Galway Simon en Webex comenzó cuando BNP Paribas donó un grupo de teléfonos Cisco 8800 a la organización irlandesa sin fines de lucro. Después de recibir los teléfonos de Cisco, el equipo de Galway Simon llamó a la oficina de Cisco en esa misma ciudad, donde le presentamos Webex Calling y Webex App. El potencial de Webex para mantenerlos conectados y mejorar su colaboración los entusiasmó. Galway Simon se puso en contacto con Sheila Greaney y Gerry Keleghan de los equipos de Cisco de Galway y Dublín, que se ofrecieron como voluntarios para realizar todos los ajustes de Webex Calling y Webex App en la organización sin fines de lucro, mediante la colaboración con el Cisco partner PlanNet21 Communications. Como regalo adicional, Webex también donó licencias para que Galway Simon pudiera utilizar el software de colaboración. “Creo que todo el mundo conoce el trabajo y la misión de Galway Simon, así que cuando PlanNet21 Communications tuvo la oportunidad de participar y apoyarlos, estuvimos más que dispuestos a ayudar”, dijo Ronan Keenan, gerente de cuentas enterprise de PlanNet21. “Como Cisco Gold Partners, trabajamos estrechamente con los equipos de colaboración de Cisco para facilitar el proceso de transformación digital de Galway Simon”, afirmó. “Hoy más que nunca, todas las empresas necesitan soluciones eficaces pero sencillas para satisfacer sus necesidades de comunicación… No obstante, las soluciones tienen que ser seguras, y eso es lo que ofrecimos a Galway Simon Community con Webex Calling”.

Mantenemos un equipo híbrido conectado a través de llamadas y mensajes en la nube y mucho más

Noreen Glennon, coordinadora de Oficina y Voluntarios de Galway Simon y líder de Webex, afirma que la posibilidad de conectarse desde cualquier dispositivo y lugar es una de las principales ventajas de la solución de llamadas en la nube. “Me encanta que, cuando estoy fuera de mi escritorio, puedo atender la llamada en mi teléfono móvil”, expresó Glennon. “Ofrece una gran eficiencia. Uno ya no tiene un montón de llamadas perdidas y correos de voz”. El equipo también vio el impacto de la aplicación Webex, incluidas sus capacidades de mensajería. “Nos comunicamos por chat”, dijo Meaghan Hynes, directora de Comunicación y Recaudación de Fondos de Galway Simon. “La funcionalidad del chat es excelente en Webex… La adopción interna va muy bien, y me encanta el uso compartido de archivos de imágenes, vídeos y documentos. Están ahí, están registrados, y todos pueden verlos en lugar de conectarse al servidor o descargar un archivo. Ha sido muy útil”. Hynes también destacó cómo el equipo podía expresarse de manera más completa con elementos divertidos y lúdicos como GIF y emojis. “También es un poco más divertido, lo cual es bueno porque en los textos cortos a veces se puede perder un poco el tono”.

Llegamos a la comunidad y optimizamos la coordinación para un evento importante de recaudación de fondos

La capacidad de Webex para facilitar una comunicación rápida y fluida resultó beneficiosa para reunir a varios equipos con el fin de organizar su gran evento de recaudación de fondos “Sleep Out for Simon”. El 1 de octubre, Galway Simon invitó a personas de todo Galway y de los condados circundantes a dejar sus camas y dormir al aire libre durante una noche, como muestra de solidaridad con quienes no tienen un lugar al que llamar hogar. El evento también pretendía generar conciencia y recaudar fondos para apoyar a las personas sin hogar. “Es una de nuestras campañas más importantes del año, y hay mucho en juego desde la perspectiva de las comunicaciones de marketing y la promoción”, dijo Hynes. “Es muy importante reunir a los equipos y comunicarnos con eficacia y rapidez cuando nos enfrentamos a plazos muy ajustados para los anuncios de prensa y radio y las relaciones públicas. Webex agiliza las cosas, sobre todo cuando la mitad del equipo trabaja de forma remota”. Además de potenciar sus equipos híbridos y facilitar una comunicación eficaz, la mensajería a través de Webex también ha contribuido a proporcionar una forma fluida de colaboración y una alternativa conveniente para combatir la fatiga generada por el correo electrónico: “Considero que Webex es mucho más ventajoso que el uso del correo electrónico, porque todo el mundo está agotado con el correo electrónico”, afirmó Glennon, que destacó las ventajas de poder enviar mensajes rápidos a los miembros del equipo. “Además, noto que es muy útil si varios departamentos tienen que colaborar”, comentó Glennon. También señaló que la posibilidad de crear espacios dentro de Webex Messaging para la colaboración individual o grupal permitió una comunicación fluida y eficaz. El equipo puede consultar fácilmente los documentos que se han compartido o los problemas que ya se han abordado para no perder tiempo repitiendo tareas o reinventando la rueda.

Ampliamos el alcance de Galway Simon con experiencias virtuales memorables

El equipo de Galway Simon sabe que solo ha descubierto una parte de lo que puede lograr con Webex y tiene varias ideas sobre cómo podría aprovechar la herramienta en el futuro. Espera transmitir en vivo los futuros eventos de “Sleep Out for Simon” e involucrar a los participantes a través de preguntas y respuestas, sondeos en vivo y otras conversaciones a través de Webex. WebEx LiveStream les permitiría a los participantes de todos los condados involucrados —Galway, Mayo y Roscommon— conectarse y disfrutar del evento juntos. Además, Galway Simon ve más oportunidades de llegar a su comunidad virtualmente a través de Webex. Por ejemplo, tienen previsto mantener su coro comunitario de forma virtual con Webex. El coro reúne al personal, a los voluntarios y a los clientes de Galway Simon, y ha demostrado ser de gran beneficio para los clientes a los que sirven, afirmó Glennon. Hynes también tiene previsto utilizar Webex para su programa “Youth Advocacy”, que pretende educar a los estudiantes sobre las causas de la falta de vivienda y cómo pueden unirse a Galway Simon para resolver este persistente problema. Como parte de este programa, los miembros del equipo de Galway Simon dan charlas en escuelas, colegios y grupos de jóvenes de Galway, Mayo y Roscommon. Las características de videoconferencia interactiva de Webex pueden ayudarlos a ampliar su alcance con presentaciones virtuales atractivas, lo que reduce el tiempo de viaje y les permite llegar a más escuelas y comunidades. “Queremos utilizar Webex para impartir estas charlas de forma remota a medida que aumentamos nuestro alcance”, expresó Hynes. “Realmente me encanta la idea de que podamos iniciar una sesión o evento con preguntas y respuestas o con un cuestionario sobre su comprensión de la falta de vivienda y, luego, al final, hacerlo de nuevo y comparar los resultados y lograr que todos se involucren”. El equipo de Galway Simon también ha quedado satisfecho por lo intuitivo que es el uso y la administración de la plataforma Webex. “El hecho de poder actuar sin tener que contar con ese gran departamento de TI dentro de nuestra organización es una gran ventaja para nosotros”, afirmó Hynes.

Obtenga más información sobre cómo Webex puede ayudar a su organización sin fines de lucro o pequeña empresa y comience su prueba gratuita hoy mismo. Para conocer mejor el trabajo de Galway Simon Community y saber cómo puede participar, visite su sitio web.

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