Webex mantiene connessa un’organizzazione no-profit irlandese con chiamata cloud e altro

Galway Simon Community, una nota organizzazione no-profit della città irlandese di Galway, ha deciso di trasferire la propria collaborazione sul cloud durante gli eventi del 2020, intraprendendo una trasformazione tecnologica che rimarrà in atto per molto tempo dopo la fine della pandemia.

Galway Simon supporta senzatetto o persone a rischio di rimanere senza fissa dimora tramite un lavoro di prevenzione, accesso ad alloggi e servizi di salute e benessere. Con più sedi, l’organizzazione no-profit intraprende diverse iniziative al servizio dei cittadini di Galway e dei paesi circostanti, inclusa una clinica medica, un centro di accoglienza, alloggi residenziali e negozi di articoli usati in beneficenza.

Anche prima della pandemia, Galway Simon svolgeva il lavoro impegnativo di coordinare comunicazioni e collaborazione tra queste diverse sedi, nonché tra i volontari, i team, i clienti e altre risorse della comunità. Quando la pandemia di COVID-19 li ha obbligati a spostare alcune attività nell’ambiente virtuale, la transizione al lavoro da remoto/ibrido ha aggiunto un ulteriore livello di complessità.

Trasformazione della collaborazione con chiamata cloud e un’app di collaborazione all-in-one

Come organizzazione no-profit, Galway Simon non disponeva di un reparto IT e aveva bisogno di una soluzione di collaborazione facile da apprendere e gestire.

Webex, con funzionalità di chiamata cloud, videoconferenza e messaggi perfette, è sembrata la scelta ideale per aiutare l’organizzazione ad espandere la propria portata e continuare a servire la comunità.

Il percorso Webex di Galway Simon è iniziato quando BNP Paribas ha donato un gruppo di telefoni Cisco 8800 all’organizzazione no-profit irlandese.

Dopo aver ricevuto i telefoni Cisco, il team di Galway Simon ha chiamato l’ufficio Galway di Cisco per richiedere una presentazione di Webex Calling e Webex App. Il team è rimasto davvero impressionato dal potenziale di Webex in termini di capacità di connessione e miglioramento della collaborazione.

Galway Simon ha contattato Sheila Greaney e and Gerry Keleghan dei team Cisco di Galway e Dublino, che hanno volontariamente dedicato del tempo per configurare Webex Calling e Webex App per l’organizzazione no-profit, collaborando con il partner di Cisco PlanNet21 Communications. Come ulteriore regalo, Webex ha anche donato le licenze per consentire a Galway Simon di utilizzare il software di collaborazione.

“Credo che tutti conoscano il lavoro e la missione di Galway Simon, quindi quando PlanNet21 Communications ha avuto l’opportunità di collaborare e supportare Galway Simon siamo stati entusiasti di dare il nostro aiuto”, ha detto Ronan Keenan, Enterprise Account Manager di PlanNet21.

“Come Cisco Gold Partner, abbiamo lavorato a stretto contatto con i team di collaborazione di Cisco per facilitare la trasformazione digitale di Galway Simon”, ha dichiarato. “Oggi più che mai tutte le aziende hanno bisogno di soluzioni potenti ma semplici per soddisfare le proprie esigenze di comunicazione… Ma le soluzioni devono essere sicure e questo è ciò che abbiamo offerto a Galway Simon Community con Webex Calling”.

Come mantenere connesso un team ibrido con chiamata cloud, messaggi e molto altro

Secondo Noreen Glennon, volontaria e Office Coordinator di Galway Simon e responsabile Webex, la possibilità di connettersi da qualsiasi dispositivo e posizione è il principale vantaggio della soluzione di chiamata cloud.

“Apprezzo davvero molto il fatto che quando non sono alla mia postazione, posso rispondere alla chiamata sul mio dispositivo mobile”, ha detto Glennon. “Questo significa essere davvero efficienti. Non devi più gestire numerose chiamate perse e messaggi nella casella vocale al tuo ritorno alla postazione.”
Il team ha anche rilevato l’impatto di Webex App, tra cui le funzionalità di messaggistica.

“Viviamo nelle nostre chat”, ha detto Meaghan Hynes, Head of Fundraising and Communication di Galway Simon. “La funzionalità di chat è eccellente in Webex… L’adozione interna sta procedendo molto bene e amo la condivisione di file immagine, video e documenti. I file sono sempre disponibili, vengono registrati e tutti possono visualizzarli senza doversi connettere al server o scaricarli. Questo è davvero di aiuto.”

Hynes ha anche evidenziato come il team poteva esprimersi in modo più completo con elementi vivaci come GIF ed emoji. “Questo rende le nostre attività più divertenti, che è un bene perché nei testi brevi a volte il tono può perdersi.”

Come raggiungere la comunità e semplificare il coordinamento per un importante evento di raccolta fondi

La capacità di Webex di facilitare una comunicazione rapida e semplice si è dimostrata di grande aiuto e ha consentito di riunire più team per organizzare l’importante evento di raccolta fondi Sleep Out per Simon. L’1 ottobre, Galway Simon ha invitato tutti i cittadini di Galway e dei paesi circostanti a lasciare il proprio letto e dormire all’aperto per una notte, per dimostrare solidarietà con i senzatetto. L’evento intendeva anche aumentare la consapevolezza e raccogliere fondi per supportare coloro che stavano perdendo la propria casa.

“È una delle nostre campagne più importanti dell’anno e c’è molto in gioco dal punto di vista delle comunicazioni marketing e del sostegno”, ha dichiarato Hynes. “Riunire i team e comunicare in modo efficiente e veloce quando dobbiamo rispettare rigide scadenze per annunci stampa, radio e comunicati è davvero importante. Webex consente di svolgere queste attività più rapidamente, in particolare quando metà del team lavora da remoto.”

Oltre a rendere più forti i team ibridi e comunicare in modo più efficiente, la messaggistica tramite Webex ha anche aiutato a fornire un modo semplice di collaborare e una valida alternativa all’affaticamento dovuto all’e-mail: “Per me, Webex è molto più pratico di un sistema e-mail, perché tutti abbiamo provato cosa significa sentirsi sopraffatti dalla mole di e-mail”, ha detto Glennon, enfatizzando i vantaggi di essere in grado di inviare messaggi rapidi ai membri del team.

“Inoltre, lo trovo davvero utile per la collaborazione tra diversi reparti”, ha dichiarato Glennon. Ha anche evidenziato che la possibilità di creare spazi all’interno di Webex Messaging per collaborazione individuale o di gruppo ha consentito una comunicazione più semplice ed efficiente. Il team può facilmente consultare documenti che sono stati condivisi o problemi che sono già stati risolti in modo da non perdere tempo in operazioni ripetitive o risoluzione di problemi già noti.

Ulteriore espansione della portata di Galway Simon con esperienze virtuali memorabili

Il team di Galway Simon è consapevole che ha solo iniziato a vedere ciò che può realizzare con Webex e ha diverse idee su come sfruttare lo strumento in futuro.

Si augura di trasmettere in diretta futuri eventi Sleep Out per Simon e coinvolgere i partecipanti tramite Q&A, sondaggi in diretta e altre modalità di conversazione tramite Webex. La trasmissione in diretta di Webex consente ai partecipanti di tutti i paesi coinvolti, Galway, Mayo e Roscommon, di connettersi e partecipare all’evento insieme.

Inoltre, Galway Simon vede ulteriori opportunità per raggiungere la comunità virtualmente tramite Webex. Ad esempio, intende mantenere il suo coro virtualmente con Webex. Il coro è composto da staff, volontari e clienti di Galway Simon, e ha dato prova di essere davvero di beneficio per i clienti che serviamo, ha dichiarato Glennon.

Hynes intende anche utilizzare Webex per il loro programma Youth Advocacy che cerca di istruire gli studenti sulle cause della perdita di una fissa dimora e come possono unirsi a Galway Simon per risolvere questo problema ricorrente. Nell’ambito di questo programma, i membri del team di Galway Simon parlano nelle scuole, nelle università e ad associazioni giovanili di Galway, Mayo e Roscommon. Le funzioni di videoconferenza interattiva di Webex li aiutano a raggiungere un pubblico sempre più vasto con presentazioni coinvolgenti, risparmiando tempi di spostamento e consentendo al team di raggiungere più scuole e comunità.

“Vogliamo davvero utilizzare Webex per tenere queste discussioni da remoto e contemporaneamente raggiungere un maggior numero di persone”, ha dichiarato Hynes. “Amo l’idea che possiamo organizzare una sessione o un evento con Q&A o un quiz sulla comprensione del problema dei senzatetto e alla fine ripeterlo per confrontare i risultati e coinvolgere tutti i presenti.”

Il team di Galway Simon è stato anche piacevolmente colpito da come la gestione e l’uso della piattaforma Webex siano intuitivi.

“Il fatto di avere la possibilità di utilizzare questa piattaforma senza dover necessariamente avere un grande reparto IT all’interno dell’organizzazione è un ulteriore vantaggio per noi”, ha detto Hynes.

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