Optimice las reuniones y mejore la colaboración

Bloguera invitada: Jen Goeldner, líder en tecnología de workspace, Transurban Jen Goeldner, es experto en la industria líder en transformaciones del lugar de trabajo más
recientemente en Transurban.

Transurban han sido clientes de Cisco durante la última década. Al aprovechar las mejores capacidades tecnológicas y basadas en la nube alineadas con los objetivos estratégicos de Transurban, aquí nos contamos cómo pudimos mejorar con éxito nuestra cultura de colaboración independientemente de si los empleados trabajan desde casa o en alguna de nuestras oficinas satelitativas.

Desafíos en el lugar de trabajo moderno

La mayoría de los empleados espera que la tecnología en el trabajo funcione sin inconvenientes como lo hace en su vida personal. Más que eso, exigen la capacidad de autoservicio, el acceso al soporte omnichannel, la elección de los dispositivos del usuario final y los ajustes del lugar de trabajo para permitirles ser productivos.

Para cualquier negocio, como Transurban, el desafío es brindar una experiencia de colaboración en un entorno del lugar de trabajo y, para ello, reconocer que la colaboración requiere acceso a la tecnología desarrollada específicamente teniendo en cuenta el trabajo en equipo.

Transformación de la colaboración de Transurban

En 2018, Transurban movió sus operaciones de Melbourne a un nuevo espacio desarrollado con propósito en Square 5 en el complejo Collins Square de Docklands. Gracias a que la fuerza laboral de la empresa se extendió por Australia y América del Norte, nuestro objetivo era mejorar la manera en que nuestros empleados trabajan en conjunto creando un primer lugar de trabajo digital, centrado en los clientes y digital.

Antes de iniciar nuestra transformación de la colaboración, hicimos una revisión de las plataformas en nuestro entorno de trabajo. Encontramos más de cinco herramientas de colaboración diferentes, cada una con funcionalidades similares, que se utilizaban en todo el negocio con una combinación de servicios locales y en la nube. Los usuarios tenían que decidir qué solución se adapta mejor a sus necesidades, lo que resulta en una experiencia de usuario inconsistente y desacertada. Luego, nos consolidamos en la utilización de cada plataforma y lo consolidamos cuando es posible. El resultado fue la identificación de una plataforma única que satisfacer las necesidades de todos nuestros usuarios finales, lo que proporciona una experiencia de usuario simplificada y consistente.

La tecnología estaba a la vanguardia de la tecnología en adaptarse a Losdes 5. Nuestros requisitos para implementar las tecnologías de colaboración fueron:

Un edificio inteligente que respalda los objetivos de colaboración de nuestro lugar de trabajo y mejora los flujos de trabajo de nuestros procesos;
Se mejoró la capacidad de reproducir audio y videoconferencias, permitiendo una conectividad tiempo real que podría duplicarse fácilmente en nuestras oficinas, ofreciendo la misma experiencia de usuario independientemente de la ubicación;
Software compatible con dispositivos móviles fácil de usar e integrar que proporciona una experiencia de usuario más conectada, transparente y consistente; Y
Capacidades basadas en la nube con la capacidad de acceder a información desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que aumenta la productividad y la agilidad para respaldar nuestro crecimiento futuro.

Nos asociamos con Cisco e implementamos su plataforma Webex basada en la nube en Domain 5 y, luego, la implementamos en todas nuestras oficinas.

La aplicación «Webex Teams» permite a nuestros usuarios enviar mensajes, compartir archivos, grabar sesiones interactivas y crear o editar pizarras blancas de

forma segura tiempo real. Es simple, intuitivo y eficaz.

La interfaz de usuario simple conecta a los equipos de toda la organización de forma instantánea con solo tocar un botón para entrar a reuniones desde paneles de Cisco, sus computadoras portátiles o dispositivos móviles, y compartir contenido de forma rápida e inalámbrica.

Esta sala compartida espacio de reunión se ha transformado en un entorno de colaboración más significativo, independientemente de que los empleados estén trabajando desde casa o en cualquiera de nuestras oficinas, y es compatible con la cultura colaborativa de Transurban. Las tasas de adopción hablan por sí mismos:

Mejora de la colaboración perfecta a través de la automatización

La automatización es un punto clave en Transurban. A medida que nuestras plataformas de colaboración siguen estrechando, utilizaremos los datos para identificar e implementar maneras innovadoras de hacer que los procesos sea más eficientes y mejorar la experiencia del usuario.

Hemos automatizado nuestro sistema de gestión de visitantes para notificar a los organizadores por correo electrónico y nuestra plataforma de colaboración cuando los invitados llegan a las reuniones. También hemos integrado nuestra plataforma de administración de servicios para generar automáticamente un espacio de colaboración para administrar incidentes importantes, y continuamos explorando oportunidades para integrarse con otros sistemas y plataformas empresariales.

Haga clic para ver cómo Cisco ayudó a Transurban a que su proceso sea más eficiente y mejore la experiencia del usuario https://youtu.be/lIykw7Frxv0 ¿Qué es lo que sigue?

La adopción de Webex en todo el negocio ha sido excepcional. El siguiente paso es utilizar los datos y el hardware que tenemos para que la experiencia del usuario sea aún más perfecta, y, en algunos casos, completamente invisible.

Como la inteligencia artificial y el aprendizaje de máquinas siguen en fase de evolución y con las capacidades tecnológicas correctas y la experiencia «primero del usuario» a la vanguardia, las posibilidades de mejoras son infinitas. Las características de colaboración cognitiva están en desarrollo y proporcionan a los usuarios acceso a transcripciones en vivo y la capacidad de publicar resúmenes de reuniones, capturar elementos de acción y buscar notas de la reunión. El reconocimiento facial y la asistencia de voz son algunas de las otras características que nos estamos preparando para lanzar después.

Mejores consejos para mejorar la colaboración ¿Busca aprovechar la tecnología para transformar la colaboración en el lugar de trabajo en su organización? Estos son mis mejores consejos para la integración con tecnologías de colaboración:

Comprenda su estado actual. Defina qué necesita su fuerza laboral, qué desean los empleados, identifique las brechas y utilice los mejores recursos de tecnología disponibles.
Exista la posibilidad de que la tecnología permita que su gente lo haga en su momento más pico. Debería ser compatible para que se comuniquen, colaboren y trabajen de manera productiva
Implemente tecnologías intuitivas que lo ayuden con una integración perfecta. Los usuarios deberían poder tomarlo, conectarlo y comenzar