Lo que debe y no debe hacer durante una videoconferencia

Mientras muchos de nosotros nos preparamos para un futuro de trabajo remoto o híbrido permanente, ahora es un buen momento para asegurarse de que su equipo sigue las mejores prácticas de videoconferencia y ha desarrollado y priorizado una cultura de video saludable.

Según un estudio de 2021, las personas que utilizan frecuentemente el vídeo tienen 2,4 veces más probabilidades de decir que es más fácil colaborar y 2,6 veces más probabilidades de decir que han experimentado una mayor empatía por parte de sus colegas. Asimismo, los que rara vez utilizan el vídeo tienen 3,2 veces más probabilidades de decir que están descontentos con su empresa actual y 2,7 veces menos probabilidades de sentirse conectados con la estrategia de la empresa.

A continuación, se ofrecen algunas pautas para que las reuniones por vídeo sean lo más eficaces y productivas posible.

Qué hacer: Invertir en una buena conexión a Internet.

Nada es tan frustrante como entrar en una videollamada y tener que sufrir largos minutos de fluctuación, demoras, imágenes congeladas y fallos de sincronización entre el audio y el vídeo. Disponer de una conexión de alta velocidad con suficiente ancho de banda para ofrecer una excelente calidad de audio y vídeo es el primer paso. Además, considere una conexión por cable para una experiencia aún más estable. Busque también una solución de videoconferencia como Webex que se adapte a un menor ancho de banda, lo que minimiza la pérdida de calidad.

Qué no hacer: Perder el tiempo si no consigue que el vídeo funcione.

Si le falla la conexión, no deje que eso haga fracasar toda la reunión. Cambie a solo audio en su parte de la llamada y libere ancho de banda para que al menos puedan escucharse y terminar la reunión con la menor frustración y demora posible. Después podrá abordar sus problemas de conectividad antes de la próxima reunión.

Qué hacer: Probar la configuración.

Llame a un colega para asegurarse de haber configurado correctamente su equipo y de que la cámara, el micrófono y los altavoces funcionan correctamente. Intente hacer esto media hora antes de su primera reunión del día. Si hay algún problema con la configuración, necesitará tiempo para resolverlo.

Qué no hacer: Conectarse tarde.

Conéctese unos minutos antes para asegurarse de que está en la reunión correcta y de que todo funciona bien. No es deseable que sus colegas lo esperen o dediquen tiempo a recapitular lo que ya habían tratado antes de que usted entrara.

Qué hacer: Vestirse como si se tratara de una reunión presencial.

Resulta tentador vestirse de manera informal cuando se trabaja desde el hogar, pero hay que mantener un aspecto profesional. Tenga un atuendo cómodo pero profesional para ponerse antes de las videoconferencias, de modo que siempre luzca impecable. Puede volver a ponerse ropa más informal una vez que termine la reunión.

Qué no hacer: Dejar que un espacio de trabajo desordenado lo defina.

Seguramente tiene un espacio de trabajo dedicado y puede asegurarse de que otros participantes solo vean un espacio profesional y ordenado en su lado de la pantalla. Haga todo lo posible por minimizar las distracciones y asegúrese de que el foco permanezca en la conversación y el proyecto en cuestión. Si es necesario, puede utilizar un fondo desenfocado o virtual.

Qué hacer: Silenciar y cancelar el silencio correctamente.

Estar silenciado cuando intenta participar en la conversación es tan frustrante como no estarlo y generar ruido de fondo. Acostúmbrese a cancelar el silencio justo antes de hablar y a silenciar cuando termine de hablar. Esto reduce el acople del micrófono y asegura que todos tengan la oportunidad de que se los escuche, incluido usted. Aproveche también las funcionalidades de eliminación del ruido de fondo de Webex para minimizar cualquier ruido molesto mientras habla.

Qué no hacer: Olvidar que las personas pueden verlo.

Durante las reuniones, asegúrese de parecer siempre atento y comprometido. Mantenga su atención en la pantalla y evite la tentación de ponerse al día con otros trabajos durante la llamada. Como probablemente todos hemos experimentado, no es divertido compartir ideas en una reunión virtual y darse cuenta de que casi todos los demás están haciendo varias cosas a la vez o están distraídos. Esfuércese por ser positivo y alentador, incluso cuando no sea usted quien esté hablando.

Qué hacer: Colocar la cámara a la altura de los ojos.

Una cámara que esté por debajo del nivel de la pantalla de la computadora puede dar lugar a una imagen que parezca un gigante mirando desde arriba. Coloque su monitor de manera que la cámara web esté a la altura de los ojos y, si utiliza más de un monitor, recuerde mirar y dirigir sus comentarios en la dirección correcta. Invierta también en una cámara web de alta calidad o en un dispositivo de vídeo todo en uno para que su imagen sea lo más nítida posible.

Qué no hacer: Sentarse de espaldas a la luz.

El rostro puede quedar oscuro a contraluz, lo que dificulta saber si está prestando atención. Si es posible, debe utilizar luz natural o una luz colocada detrás del monitor. De esa manera, las personas pueden ver su rostro con claridad e interpretar fácilmente sus señales no verbales.

Qué hacer: Compartir sus ideas.

Aunque no sea usted quien hable, hay muchas formas de interactuar y expresar sus opiniones durante una videoconferencia. Escriba sus opiniones o comentarios en el chat o utilice un emoji de reacción para comunicar su acuerdo o su entusiasmo con una idea. Además, no tenga miedo de intervenir ni de utilizar la característica de “levantar la mano” para avisar al organizador de la reunión que le gustaría compartir algunas ideas. (Consejo profesional: En Webex, basta con levantar el pulgar, aplaudir o levantar la mano en la cámara, y el emoji correspondiente parpadeará automáticamente en la pantalla gracias a la tecnología de reconocimiento de gestos en tiempo real, sin necesidad de hacer clic). Cuando le toque dirigir una reunión, intente aprovechar las características de preguntas y respuestas o sondeo para asegurarse de que todos se sientan incluidos y escuchados, en particular, si se trata de un grupo grande.

Qué no hacer: Utilizar la función de chat equivocada.

Escribir accidentalmente un comentario personal en el chat grupal de la reunión ha arruinado más de una videollamada. Ahórrese un posible momento de vergüenza verificando dos veces antes de pulsar el botón de envío de un mensaje. Si necesita enviar un mensaje individual a alguien durante la reunión, asegúrese de que solo esté seleccionado su nombre en el menú desplegable antes de escribir su mensaje. Asimismo, si está intentando compartir un archivo o hacer una pregunta, asegúrese de que esté en el cuadro de chat apropiado y no hablando consigo mismo en otro hilo.

Qué hacer: Hacer un seguimiento después de la reunión con un correo electrónico o un mensaje rápido.

Si es el organizador de la reunión, envíe un correo electrónico o un mensaje grupal rápido después de la reunión para recapitular la llamada. Incluya una grabación y una transcripción de la llamada junto con los puntos más destacados y los elementos de acción para su equipo. Si es un participante, agradezca al organizador e indique que comprende sus elementos de acción si recibió alguno.

Para obtener más consejos sobre videoconferencias y conocer las ventajas de una cultura de prioridad al vídeo, consulte este libro electrónico. Empiece a utilizar Webex Meetings de forma gratuita hoy mismo para ver cómo puede crear experiencias de reunión más atractivas e impulsar una mayor colaboración.

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