Nous allons adopter le télétravail ou le travail hybride de façon permanente, pourquoi ne pas s’assurer que votre équipe applique toujours de bonnes pratiques de visioconférences et cultivent l’aspect relationnel en donnant la priorité à la vidéo. Selon une étude réalisée en 2021, les personnes qui utilisent fréquemment la vidéo estiment qu’il est 2,4 fois plus facile de collaborer avec. Elles sont aussi 2,6 fois plus nombreuses à affirmer qu’elles ont ressenti davantage d’empathie de la part de leurs collègues. À l’inverse, celles qui utilisent rarement la vidéo sont 3,2 fois plus susceptibles de déclarer qu’elles sont mécontentes de leur employeur actuel et ont 2,7 fois moins de chances de se sentir en adéquation avec la stratégie de leur entreprise. Voici quelques principes à suivre pour que vos visioconférences soient aussi efficaces et productives que possible. À faire: investir dans une bonne connexion Internet. Rien n’est plus frustrant qu’un appel vidéo ponctué de phénomènes de gigue, de problèmes de latence, d’images figées et de décalages entre l’audio et la vidéo. La priorité est de disposer d’une connexion haut débit avec suffisamment de bande passante pour offrir une qualité audio/vidéo optimale. Vous pouvez aussi envisager d’utiliser une connexion câblée pour bénéficier d’une stabilité encore supérieure. Tournez-vous également vers une solution de visioconférence, telle que Webex, qui soit capable de s’adapter à une bande passante inférieure, réduisant ainsi la perte de qualité. À éviter: perdre du temps si vous ne parvenez pas à faire fonctionner la vidéo. Si votre connexion ne fonctionne pas bien, faites en sorte que ce problème ne saborde pas toute la réunion. Passez en mode audio uniquement et libérez de la bande passante afin de pouvoir au moins entendre les autres participants et participer à toute la réunion avec un minimum de décalages et de contrariété. Vous pourrez ensuite corriger vos problèmes de connectivité avant la prochaine réunion. À faire: tester votre configuration. Appelez un collègue pour vérifier que vous avez correctement configuré votre équipement et que votre caméra, vos enceintes et votre microphone fonctionnent tous convenablement. Essayez de passer cet appel une demi-heure avant votre première réunion de la journée. En cas de problème avec votre configuration, vous aurez besoin de temps pour le corriger. À éviter: être en retard. Soyez en avance de quelques minutes pour vous assurer que vous avez rejoint la bonne réunion et que tout fonctionne correctement. Évitez à vos collègues de devoir vous attendre ou d’avoir à récapituler les points qu’ils ont déjà traités avant votre arrivée. À faire: s’habiller comme pour une réunion en présentiel. Même s’il est tentant de négliger sa tenue lorsqu’on travaille de son domicile, vous devez absolument garder une image professionnelle. Portez des vêtements confortables mais professionnels durant vos visioconférences. Présenterez toujours une apparence soignée. Vous pourrez enfiler une tenue plus décontractée une fois la réunion terminée. À éviter: donner une mauvaise image au travers d’un espace de travail en désordre. Si vous avez la chance de disposer d’un espace de travail dédié, veillez à ce que les autres participants voient uniquement un espace professionnel bien ordonné à travers votre caméra. Faites tout votre possible pour réduire les sources de distraction et vous assurer que la conversation et le projet en question restent au centre de l’attention. Si nécessaire, vous pouvez utiliser un arrière-plan virtuel ou flouté. À faire: activer et désactiver correctement votre micro. Essayer de participer à la conversation avec son micro désactivé est tout aussi frustrant que le bruit de fond gênant produit par un micro incorrectement activé. Prenez l’habitude d’activer votre micro juste avant de parler et de le désactiver dès que vous avez fini de vous exprimer. Cette pratique évite que des bruits de fond soient captés par le micro et permet à chacun, y compris vous, de se faire entendre. Utilisez aussi les fonctionnalités de suppression du bruit ambiant de Webex afin de réduire les bruits gênants lorsque vous parlez. À éviter: oublier que les autres participants vous voient. Veillez à toujours paraître attentif et impliqué durant les réunions. Restez concentré sur l’écran et résistez à la tentation de consulter des informations sur d’autres projets. Comme nous en avons probablement tous fait l’expérience, il n’est pas agréable de constater que presque tout le monde fait autre chose ou s’est absenté tandis que nous présentons des idées durant une réunion virtuelle. Essayez de montrer une présence positive et encourageante, même lorsque vous ne parlez pas. À faire: positionner votre caméra à hauteur des yeux. Une caméra située au-dessous de l’écran de votre ordinateur peut vous faire apparaître comme un géant observant d’en haut. Installez votre écran de manière à ce que la webcam soit située à hauteur de vos yeux et, si vous utilisez plusieurs moniteurs, pensez à regarder et à vous exprimer dans la bonne direction. Investissez aussi dans une webcam de qualité ou un appareil vidéo tout-en-un afin que votre image soit aussi nette que possible. À éviter: vous placer à contre-jour. Lorsque vous êtes à contre-jour, votre visage peut-être assombri. Il est alors difficile de savoir si vous prêtez attention à la réunion. Utilisez la lumière naturelle, si possible, ou une lampe placée derrière l’écran. Les participants pourront ainsi voir votre visage clairement et observer facilement votre langage non verbal. À faire: exprimer votre opinion. Même si vous ne parlez pas, il existe de nombreuses manières d’interagir et d’exprimer vos opinions durant une visioconférence. Saisissez des commentaires dans la messagerie instantanée ou utilisez des émoticônes de réaction pour exprimer votre accord ou votre enthousiasme concernant une idée. N’ayez pas peur de vous manifester ou d’utiliser la fonctionnalité “«Lever la main» pour indiquer à l’organisateur de la réunion que vous souhaitez intervenir. (Conseil de pro: dans Webex, il suffit de lever le pouce, d’applaudir ou de lever la main devant la caméra pour faire automatiquement clignoter l’émoticône correspondante sur l’écran grâce à la technologie de reconnaissance gestuelle en temps réel — pas besoin de cliquer sur un bouton.) Lorsque c’est à votre tour d’animer une réunion, mettez à profit les fonctionnalités de questions-réponses ou de sondages pour que chacun se sente inclus et entendu, en particulier dans un grand groupe. À éviter: utiliser la mauvaise fonction de messagerie. De nombreux appels vidéo ont déjà été perturbés par un commentaire personnel saisi accidentellement dans la messagerie de groupe de la réunion. Pour éviter de vous mettre dans une situation embarrassante, vérifiez à deux fois avant d’envoyer un message. Si vous avez besoin d’envoyer un message individuel durant la réunion, veillez à sélectionner uniquement le nom de la personne concernée dans le menu déroulant avant de saisir le message. De même, si vous souhaitez partager un fichier ou poser une question, vérifiez que vous vous trouvez bien dans la zone de messagerie appropriée et que vous n’êtes pas en train de parler tout seul dans un autre fil de discussion. À faire: assurer un suivi à l’issue de la réunion au moyen d’un message ou d’un e-mail bref. Si vous êtes l’organisateur de la réunion, envoyez un e-mail ou un message de groupe bref une fois celle-ci terminé afin de résumer l’appel. Incluez un enregistrement et une transcription de l’appel, ainsi que les points essentiels et des éléments d’action destinés à votre équipe. Si vous êtes un participant, remerciez l’organisateur et confirmez que vous avez compris vos éléments d’action si vous en avez reçu.
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