Simplifiez les réunions et améliorez la collaboration

Blogeuse invitée : Jen Goeldner, Directeur technologie de l’espace de travail, Transurban Jen Goeldner est un expert du secteur qui a mené à bien les transformations de Workplace, récemment chez

Transurban.

Transurban ont été un client Cisco pendant les dix dernières années. Profitant des meilleures technologies et des fonctions basées sur le Cloud qui correspondent aux objectifs stratégiques de Transurban, voici comment nous avons pu améliorer efficacement notre culture de collaboration, que nos employés travaillent de chez eux ou au cours de l’un de nos bureaux satellites.

Défis dans l’environnement de travail moderne

La plupart des employés s’attendent à ce que la technologie au travail fonctionne aussi bien qu’au cours de leur vie personnelle. Bien plus, ils demandent la possibilité d’auto-assistance, d’accéder à l’assistance omnicanal ainsi qu’à un choix de périphériques et de paramètres de lieu de travail pour les utilisateurs finaux afin de leur permettre d’être productifs.

Pour toutes les entreprises telles que Transurban, le défi consiste à offrir une expérience collaborative sur le lieu de travail et, ce faisant, de reconnaître que la collaboration nécessite l’accès à une technologie développée spécifiquement en considérant le travail d’équipe.

Transformation de la collaboration transurban

En 2018, Transurban a déplacé ses opérations à Afin de les déplacer dans un nouvel espace conçu dans Le Collins Square 5 du complexe Collins Square dans Docklands. Avec le travail de l’entreprise à travers l’Australie et l’Amérique du Nord, notre but était d’améliorer la façon dont nos collaborateurs travaillent ensemble en créant un environnement technique, centrée sur le client et numérique, qui soit un espace de travail moderne.

Avant de commencer notre transformation en collaboration, nous avons commencé la révision des plates-formes dans notre environnement de travail. Nous avons trouvé plus de cinq outils de collaboration différents, ayant chacun des fonctionnalités similaires, étaient utilisés dans toute l’entreprise avec un mélange de services sur site et sur le Cloud. Les utilisateurs doivent choisir la solution qui convient le mieux à leurs besoins, ce qui entraîne une expérience utilisateur non cohérente et sans guide. Nous avons ensuite rationalisé l’utilisation de chaque plate-forme et consolidée si possible. Le résultat a été d’identifier une plate-forme unique qui correspondait aux besoins de tous nos utilisateurs finaux, offrant une expérience utilisateur simplifiée et homogène.

La technologie était à l’avant-garde de la sortie Sortie 5. Nos besoins en matière d’implémentation des technologies de collaboration étaient :

un bâtiment intelligent qui appuierait nos objectifs de collaboration en milieu de travail et améliorerait les flux de travail de nos processus ;
Conférence audio visuelle et vidéo améliorée, permettant une connectivité temps réel qui pourrait être facilement répliquée dans nos bureaux offrant la même expérience utilisateur, où que soit le lieu ;
Logiciel mobile facile à utiliser et à intégrer pour offrir une expérience utilisateur plus cohérente, homogène et homogène ; Et
Fonctions basées sur le Cloud, avec la possibilité d’accéder aux informations n’importe où à tout moment en augmentant la productivité et l’agilité pour prendre en charge notre future croissance.

Nous nous sommes associés à Cisco et avons implémenté leur plate-forme Webex basée sur le Cloud dans Le Monde 5 et suivi de près par le déploiement dans nos bureaux.

L’application « Webex Teams » permet à nos employés d’envoyer des messages, partager des fichiers, enregistrer des sessions interactives

et créer ou modifier des tableaux blancs en toute sécurité dans temps réel. C’est simple, intuitif et efficace.

L’interface utilisateur unique connecte instantanément les équipes de toute l’organisation en cliquant sur un simple bouton pour rejoindre les réunions à partir des panneaux Cisco, de leur ordinateur portable ou de leurs périphériques mobiles et partager du contenu rapidement et sans fil.

Cette espace de réunion commune a changé en un environnement de collaboration plus significatif, que les employés travaillent chez eux ou à l’un de nos bureaux, supportant ainsi la culture de collaboration transurban. Les taux d’adoption parlent d’eux-mêmes :

Améliorer la collaboration transparente grâce à l’automatisation

L’automatisation est un objectif clé pour Transurban. À mesure que nos plateformes de collaboration vont évoluer, nous utiliserons les données pour identifier et mettre en œuvre des méthodes innovantes pour rendre les processus plus efficaces et améliorer l’expérience utilisateur.

Nous avons automatisé notre système de gestion des visiteurs pour avertir les organisateurs par courrier électronique et notre plateforme de collaboration lorsque leurs invités arrivent pour les réunions. Nous avons également intégré notre plateforme de gestion des services pour générer automatiquement un espace de collaboration pour gérer les incidents majeurs et nous continuons d’explorer les possibilités d’intégration avec d’autres systèmes et plates-formes d’entreprise..

Cliquez pour voir comment Cisco a aidé Transurban à rendre son processus plus efficace et améliorer l’expérience utilisateur https://youtu.be/lIykw7Frxv0 Quelles sont les prochaines ?

L’adoption de Webex au sein de l’entreprise a été exceptionnelle. L’étape suivante consiste à utiliser les données et le matériel dont nous avons besoin pour rendre l’expérience utilisateur encore plus transparente – et dans certains cas complètement invisibles.

Etant données que le système d’intelligence et d’apprentissage automatique continue d’évoluer et que les fonctionnalités technologiques intéressantes et l’expérience de « l’utilisateur d’abord » sont les leaders de l’enseignement, les possibilités d’améliorations sont infinies. Des fonctionnalités de collaboration cognitive sont en cours de développement et permettent aux utilisateurs d’accéder à des transcriptions en direct et de publier des résumés de réunions, de capturer des éléments d’action et de rechercher des notes de réunions. Reconnaissance faciale et assistance vocale sont quelques unes des autres fonctionnalités que nous préparons à la prochaine.

Conseils pour améliorer la collaboration Vous souhaitez exploiter la technologie pour transformer la collaboration au travail au cours de votre entreprise ? Voici quelques conseils pour l’intégration des technologies de collaboration :

Comprenez votre situation actuelle. Définir quels sont les besoins de votre personnel, ce que les employés souhaitent, identifier les lacunes et utiliser les meilleures ressources technologiques disponibles
Cette technologie existe déjà pour permettre à vos employés d’effectuer leurs pointes. Elle doit les aider à communiquer, collaborer et travailler de façon productive
Implémenter des technologies intuitives pour faciliter l’intégration. Les utilisateurs doivent pouvoir le récupérer, le brancher et commencer