Comment un bureau d’études stimule la créativité à l’ère du travail hybride

Concevoir un tram qui desservira Oslo pendant les 30 prochaines années. Lutter contre une épidémie de diabète au Royaume-Uni. Collaborer avec Google pour améliorer les résultats scolaires aux États-Unis. Aider à sécuriser les élections grâce à Smartmatic… Ces quelques exemples illustrent la diversité des projets sur lesquels les esprits créatifs du bureau d’études international Designit planchent au quotidien. Et le ciment de leurs efforts n’est autre que leur attachement à une philosophie de conception holistique axée sur l’humain. « Typique de son héritage du design scandinave, notre bureau d’études international a toujours suivi une approche principalement axée sur l’humain », explique Niklas Mortensen, gérant de l’agence Designit d’Oslo. L’équipe de Designit sait que le design a la faculté de transformer le mode de vie, mais aussi la façon de travailler et d’appréhender les loisirs. C’est pourquoi elle va encore plus loin dans la conception axée sur l’humain, en suivant un modèle qu’elle qualifie parfois de design « axé sur l’humanité » : l’accent mis sur des solutions contribuant à une évolution à long terme avantageuse pour tous, plutôt que des solutions rapides qui ne profitent qu’à certains. Elle a aussi appliqué cette même démarche de réflexion et de créativité à la conception de l’espace de sa propre agence — y compris à l’usage des appareils de collaboration. Nous avons rencontré Niklas Mortensen pour évoquer l’approche de Designit concernant le travail hybride et le rôle joué par les appareils de collaboration Webex. Son équipe a adopté quelques principes essentiels pour la guider :

• Penser au-delà des réunions
• Évoluer pour s’adapter aux nouveaux besoins
• Se focaliser sur la flexibilité et l’interopérabilité
• Donner la priorité au bien-être
• Démocratiser le design
• Assurer l’inclusion

Poursuivez votre lecture pour examiner ces principes plus en détail et découvrir comment votre entreprise peut concevoir des espaces de travail hybride en pensant au bien-être des employées et à la collaboration créative.

Penser au-delà des réunions

Trop souvent, la collaboration peut devenir synonyme de réunions — notamment dans notre univers du travail hybride qui fait la part belle aux visioconférences. La création d’espaces de réunion, le choix du meilleur logiciel pour les réunions virtuelles et la quête de l’équipement de visioconférence adéquat, ainsi que des sièges (ou des arrière-plans virtuels) les plus tendance pour la salle de conférence peuvent se transformer en obsession. Ne vous méprenez pas : il est important de disposer des outils nécessaires — que ce soit en présentiel, en ligne ou en mode hybride. Cependant, la collaboration représente bien plus qu’un appel hebdomadaire à 14 heures pour faire le point sur un projet. Nous devons absolument concevoir tous les aspects de nos espaces de travail virtuels et en présentiel pour faciliter la collaboration, plutôt que de nous focaliser uniquement sur les caméras des salles de conférence. Comment favoriser les communications asynchrones, le partage d’idées, la co-création, les séances de brainstorming spontanées, etc. ? Qu’il s’agisse d’un appareil de collaboration complet sur le bureau d’un de ses membres ou d’un grand écran de collaboration destiné à l’utilisation de tableaux blancs numériques, l’équipe Designit a recours à une grande diversité d’appareils Webex. Alors que ces appareils servaient autrefois principalement pour les visioconférences, Niklas Mortensen fait remarquer qu’ils sont à présent essentiels à la collaboration de son équipe hybride, aussi bien avec les personnes sur place à l’agence qu’avec des collègues ou des clients qui sont peut-être en télétravail. « À présent, les appareils Webex font partie intégrante de notre mode de travail, non seulement entre nous, mais aussi avec nos clients, ainsi que de notre manière de partager notre inspiration d’une agence à l’autre. » L’agence Designit d’Oslo, qui compte environ 60 personnes, dispose de plusieurs kits Webex Room, y compris des barres vidéo intégrées et des kits de collaboration vidéo modulaires pouvant être associés à des écrans plats. « Les kits Room sont extrêmement pratiques pour notre activité », constate Niklas Mortensen. « Nous les utilisons dans toutes sortes d’espaces, qu’ils soient conçus pour des groupes ou de grandes assemblées, ou dans de plus petites salles de réunion. » L’agence dispose également de modèles Webex Desk Pro, des appareils de collaboration complets destinés à un usage individuel sur un bureau dédié, et d’un Webex Board pour échanger sur des tableaux blancs numériques, collaborer essentiellement par vidéo et trouver des idées. Ses membres utilisent ces appareils pour toutes sortes d’activités : visioconférences, présentations, co-création et collaboration en temps réel.

Évoluer pour s’adapter aux nouveaux besoins — de la manière qui vous convient

À mesure que Designit évolue vers le travail hybride, le bureau d’études continue de façonner ses espaces de travail afin de répondre aux nouveaux besoins de manière optimale pour son équipe. Designit possède 15 agences à travers le monde, d’Oslo à Tokyo en passant par Tel Aviv. Depuis son adoption du travail virtuel, puis hybride, la collaboration entre les bureaux n’a fait qu’augmenter.

« La collaboration entre agences est devenue une habitude plus marquée. Elle n’était pas totalement inexistante auparavant, mais il n’y plus vraiment de frontières à présent, car nous pouvons tous collaborer et travailler à distance, ce que réalisent aussi nos clients », déclare Niklas Mortensen. « Alors qu’autrefois ils pouvaient exiger que les concepteurs se déplacent sur site pour travailler avec leurs équipes, ils demandent maintenant à ‘collaborer avec les meilleurs éléments, du moment qu’il n’y ait pas un trop grand décalage horaire, puisque peu importe où se trouvent ces personnes’. »

Il s’ensuit que l’accès à des appareils de collaboration performants est plus crucial que jamais. Designit prévoit d’augmenter le nombre de ses appareils, espérant en disposer dans le plus d’espaces possible — aussi bien dans ses agences que chez ses employés en télétravail. L’objectif ? « Faciliter au mieux le travail hybride et la co-création lorsque les personnes ne sont pas physiquement en présence », explique Niklas Mortensen. Les appareils sont intégrés dans chaque phase du processus créatif de Designit. Pendant la phase initiale de recueil d’informations, les membres de l’équipe s’entretiennent souvent avec les divers intervenants par vidéo interposée. Ils ébauchent ensuite leur concept initial, conçoivent un prototype et procèdent à des tests en ayant recours à des appareils Webex tout au long du processus. Ils utilisent ainsi des Webex Board dotés de Miro pour leurs séances de brainstorming et de collaboration sur des tableaux blancs, faisant appel en temps réel à l’expertise de spécialistes à distance.

Se focaliser sur la flexibilité et interopérabilité

Lorsque vous concevez vos espaces de travail hybride, recherchez des appareils qui s’intègrent facilement avec les autres outils dont vous disposez et ceux de vos clients. L’expérience de collaboration doit être fluide, et ne présenter aucun obstacle dû à des incompatibilités technologiques. Les membres de l’équipe Designit apprécient la compatibilité des appareils Webex avec les outils qu’ils aiment utiliser, notamment Miro, qui propose des tableaux blancs polyvalents en ligne. Lorsqu’il est l’heure d’assister à une réunion de conception ou pour organiser sur-le-champ une séance de brainstorming, ils peuvent lancer Miro sur n’importe quel appareil Webex et ainsi ébaucher un concept, dessiner une carte heuristique, prendre des notes, etc. Lorsqu’ils utilisent un Webex Board, les concepteurs peuvent inscrire leurs idées à l’aide d’un stylet ou des fonctionnalités tactiles de l’appareil. Ainsi, tous les participants peuvent voir ce qui est noté sur l’écran LED, qu’ils se trouvent au bureau ou assistent à la réunion en visio. « Nous sommes devenus experts de Miro, tout particulièrement au cours des deux dernières années », constate Niklas Mortensen. « En ce qui nous concerne, l’association des appareils Webex et de Miro a été cruciale. Nous avons dû nous y mettre en raison de la pandémie, mais nous continuerons de l’utiliser car la collaboration en devient extrêmement performante et efficace. » S’il apprécie d’utiliser les appareils Webex avec Webex App, Niklas Mortensen fait aussi remarquer que ces équipements fonctionnent bien avec tous les logiciels de collaboration préférés de ses clients ou collègues dans d’autres bureaux. Cette interopérabilité est essentielle pour un bureau d’études dynamique tel que Designit. « Nos clients travaillent avec toutes les plateformes existantes, nous devons donc pouvoir aussi travailler avec », explique Niklas Mortensen. « Nous avons utilisé les appareils Webex avec Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et Webex. Tout au long de la journée, nous devons passer d’une plateforme à l’autre, en fonction de ce qu’utilisent les clients. »

Donner la priorité au bien-être

Dans la logique d’une conception centrée sur l’humain, la conception de vos espaces de travail et vos choix en matière d’appareils de collaboration doivent également prendre avant tout en compte le bien-être des employés.

Écouter

Lorsqu’ils commencent un projet pour un client, les membres de l’équipe Designit consacrent du temps à s’entretenir avec toutes les parties prenantes possibles afin de comprendre leurs besoins et ainsi de pouvoir créer une solution efficace pour tous. De même, lorsque vous essayez de déterminer quels appareils de collaboration sont les mieux adaptés à votre espace de travail hybride, Niklas Mortensen suggère de dresser la liste des besoins de votre équipe et d’examiner la manière dont des appareils potentiels seront utilisés pour y répondre. Chez Designit, la direction continue de demander régulièrement des retours pour connaître le ressenti de l’équipe et envisager des changements nécessaires pour améliorer le bien-être. Lors d’une récente enquête sur le bien-être des employés menée par Designit, l’équipe a exprimé le souhait de disposer d’encore plus d’appareils. « Il existe une forte demande en appareils Webex dans le plus d’espaces possible », note Niklas Mortensen. Les observations de Designit font écho à d’autres recherches récentes : dans une étude mondiale, plus de 50 % des personnes interrogées ont déclaré que l’accès à des appareils de collaboration complets améliorerait leur expérience de télétravail lorsqu’elles collaborent.

N’accepter aucun compromis sur l’essentiel

Lorsqu’il est question du bien-être des employés, il est également important de sélectionner des appareils qui permettent de partir sur de bonnes bases. Pour Designit, cela signifie choisir des appareils qui fournissent une image et un son de qualité pour aider à réduire la fatigue due aux visioconférences. « Pendant les visioconférences, la charge cognitive engendrée par un son et une image de qualité médiocre est tout bonnement insupportable », déplore Niklas Mortensen. « Lorsque la vidéo et l’audio sont de mauvaise qualité, les gens sont vraiment fatigués et irritables après une journée complète passée en réunions et ateliers. Pour assurer le bien-être des employés, il est extrêmement important que ces éléments fonctionnent de façon parfaitement fluide et soient de bonne qualité. » Les appareils Webex répondent à ces critères. « La qualité des appareils Webex est incroyablement bonne », se réjouit Niklas Mortensen. « Pour nous, en tant qu’agence, je reviens toujours vers cette qualité d’image et de son. »

La différence dans les détails

Vous allez sélectionner des appareils offrant des bases solides pour les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin. Mais vous devez aussi rechercher d’autres fonctionnalités utiles qui faciliteront la vie de votre équipe. Niklas Mortensen insiste sur les commandes vocales et sans contact proposées par les appareils Webex. « J’adore utiliser la reconnaissance de la parole pour lancer les réunions », avoue-t-il. « C’est ultrarapide et ça fonctionne tellement vite comparé à n’importe quel autre assistant virtuel. Ça marche instantanément. »

Démocratiser le design

En plus de recueillir le ressenti des employés en termes de bien-être, il est aussi judicieux de permettre aux membres de l’équipe de s’investir davantage dans le processus de conception de l’espace de travail ou de proposer des suggestions d’évolution de cet espace. Chez Designit, les membres de l’équipe réfléchissent constamment à de nouvelles manières d’exploiter les appareils Webex pour que la collaboration et la co-création deviennent encore plus interactives. « Nos collaborateurs proposent des suggestions telles que : ‘OK, mais on peut en installer un ici, puis si on installe un auditorium là, on pourrait avoir une caméra Precision 60 avec localisation intelligente du locuteur là-bas, ce qui nous permettrait de collaborer de façon bien plus interactive’ », rapporte Niklas Mortensen. « Les gens commencent à s’investir véritablement car ces appareils font maintenant partie intégrante de notre façon de travailler. »

Assurer l’inclusion

Lorsque vous concevez vos espaces de travail hybride, il est également important de veiller à ce que les employés disposent de ce dont ils ont besoin pour que leur bureau à domicile soit aussi productif que possible lorsqu’ils télétravaillent. L’expérience de collaboration doit être analogue, indépendamment de l’endroit où l’on travaille, et tous doivent se sentir inclus de la même façon. Outre le fait d’augmenter le nombre d’appareils dans ses agences, Designit envisage également de fournir à ses employés des appareils de collaboration à utiliser chez eux en télétravail. Niklas Mortensen est particulièrement enthousiaste à l’idée de doter son équipe élargie d’appareils personnels de collaboration depuis qu’il a constaté de lui-même leur efficacité lorsqu’il travaillait exclusivement à distance pendant la pandémie. « C’était particulièrement intéressant. Certains d’entre nous disposaient d’appareils Webex chez eux et étaient bien moins fatigués », constate-t-il. Au bureau, l’appareil actuel préféré de Niklas Mortensen est le Webex Desk Pro. « Je l’adore. Je l’utilise comme deuxième écran et comme outil de collaboration tout au long de la journée. »

Un travail hybride adapté à vos besoins

L’équipe Designit a créé un environnement dans lequel la créativité circule librement et où tout le monde peut s’épanouir, quel que soit le lieu de travail. Elle a tourné le dos au modèle universel et adopté un mode de travail hybride optimal pour elle. Votre équipe entame à peine son parcours vers le travail hybride ? Vous cherchez à perfectionner l’espace pour améliorer la collaboration et le bien-être des employés ? Consultez les ressources supplémentaires ci-dessous ou contactez-nous.

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