Alors que nous débutons l’année 2022, commençons par un petit retour en arrière. Il y a quelques années, les équipements de visioconférence étaient majoritairement disponibles dans quelques salles de réunion seulement. Le bureau était rempli d’espaces dédiés aux conférences audio et à la collaboration locale. Vous savez, ces salles avec un téléphone au milieu de la table, des micro disposés çà et là et, dans le meilleur des cas, un tableau blanc placé dans un coin et constellé de traits de toutes les couleurs.
Les salles de réunion étaient fréquemment surbookées et leur utilisation souvent peu pratique. Vos collègues avaient les pires difficultés à trouver le code de la réunion ou les bons câbles pour partager leur écran. Et nous avons tous vu des personnes faire irruption dans la salle, impatientes de s’installer avant le début de leur propre réunion.
Alors que le travail hybride s’impose comme la nouvelle normalité, chaque espace peut aujourd’hui se transformer en salle de réunion. Il peut s’agir de la table de votre cuisine, de votre bureau chez vous, d’une salle de réunion dans les locaux de votre entreprise ou de n’importe quel lieu lorsque vous êtes en déplacement. Le besoin en équipements de visioconférence est immense, 98 % des travailleurs du savoir déclarant que leurs réunions incluront désormais des participants à distance.
Plus que jamais, il est important de mettre en relation les membres d’une équipe au moyen de solutions de visioconférence de grande qualité. Le choix de l’équipement adéquat est donc primordial.
Examinons les points que vous devez prendre en considération afin d’identifier le meilleur équipement de visioconférence pour votre domicile et au bureau.
Consultez nos recommandations pour trouver l’appareil idéal qui conviendra à chaque mode de travail et aux espaces de toutes tailles :
Quel est le meilleur équipement de visioconférence pour le télétravail ?
Illustration : Webex Desk Mini, un appareil de visioconférence portable conçu pour le télétravail.
Des modes de travail différents nécessitent différents types de fonctionnalités de collaboration. Commencez par identifier les fonctionnalités requises par différentes équipes, puis déterminez les appareils adéquats pour favoriser une collaboration d’équipe efficace dans toute votre organisation.
Les appareils de collaboration tout-en-un sont parfaits pour les collaborateurs à distance. Ils combinent des équipements matériel de grande qualité, avec un écran tactile, une caméra, des haut-parleurs et des micros, et permettent ainsi de désencombrer le bureau. De plus, le fonctionnement natif des visioconférences sur ces appareils libère de la puissance de calcul sur votre ordinateur. Ainsi, vous n’aurez plus à craindre des ralentissements ou des plantages de vos applications pendant que vous participez à une réunion.
Le meilleur équipement de visioconférence tout-en-un doit permettre aux collaborateurs à distance de :
Se réunir en face à face en profitant d’une qualité audio et vidéo élevée
Limiter les sources de distraction grâce à des capacités avancées de suppression du bruit et d’affichage d’arrière-plans virtuels
Créer ensemble et collaborer avec des collègues de manière parfaitement fluide
Alterner facilement entre la messagerie, les appels et les réunions
Consulter et éditer des tableaux blancs avant, pendant et après une réunion
Se connecter à n’importe quel service de réunion, y compris Webex, Google Meet, Zoom et Microsoft Teams
Chaque bureau à domicile est unique, pour certain, il est préférable d’avoir un produit peu encombrant. C’est ce qui permet au Webex Desk Mini de se démarquer : il combine en effet des dimensions compactes avec des performances impressionnantes. Si vous recherchez la meilleure solution de visioconférence pour le bureau à domicile, avec un encombrement réduit, nous vous recommandons Webex Desk Mini.
Les modes de travail sont aussi des facteurs à prendrent en compte pour équiper votre personnel en télétravail. Ces modes de collaboration diffèrent d’une personne à une autre. Certains privilégient la cocréation, d’autres travaillent presque exclusivement en communiquant constamment, et d’autres encore préfèrent s’installer, se concentrer et se plonger dans un travail ciblé. Pour découvrir comment des équipements et appareils de visioconférence spécifiques optimisent les flux de travail pour ceux qui privilégient la communication à distance, la concentration ou d’autres aspects encore, reportez-vous au Guide des appareils pour le télétravail.
Quel est le meilleur équipement de visioconférence pour le bureau ?
Le bureau est l’endroit où les employés passent la majeure partie de leur temps lorsqu’ils sont dans les locaux de leur organisation. Cependant, ils doivent souvent recourir à de multiples appareils et applications pour collaborer et réaliser leur travail. Les employés ont besoin d’outils de collaboration qui s’intègrent de manière fluide à leur flux de travail et leur offrent une expérience identique, où qu’ils se trouvent et quelle que soit leur manière de collaborer. Ces solutions contribuent ainsi à éliminer les points de friction qui peuvent nuire à la productivité tout au long de la journée de travail.
Le meilleur équipement de visioconférence pour le bureau doit permettre de :
Se réunir avec des collègues dispersés géographiquement au moyen d’un équipement audio et vidéo de grande qualité
Remplacer tous les équipements qui encombrent le bureau, tels que les téléphones, les webcams, les haut-parleurs et les moniteurs, par un appareil unique
Se connecter à n’importe quel service de réunion, tel que Microsoft Teams, Webex, Zoom et Google Meet
Accéder rapidement et facilement à des fonctionnalités d’appel et de vidéoconférence
Assurer une intégration fluide avec les outils de productivité que votre équipe utilise au quotidien
Faciliter l’idéation et la co-création grâce à des fonctionnalités de tableaux blancs et d’annotation de contenu
Supprimer le bruit de fond pour profiter d’une expérience audio parfaitement claire, avec un son cristallin
Transformer le désordre de votre bureau en un environnement optimal peut paraître insurmontable, nous le savons bien. Mais si vous cherchez la meilleure solution de visioconférence tout-en-un pour désencombrer votre bureau et donner une tout autre dimension à votre expérience de collaboration, nous vous conseillons Webex Desk.
Illustration : Webex Desk décliné en différents coloris pour vous permettre de personnaliser votre espace et de profiter d’une expérience optimale de travail et de collaboration.
Quel est le meilleur appareil pour l’utilisation de bureaux partagés ?
Avec l’essor du travail hybride, les bureaux partagés représentent une alternative aux bureaux personnels, car de nombreux employés n’auront plus besoin d’un espace dédié dans les locaux de leur organisation. De fait, selon Dimensional Research, 93 % des organisations augmentent le nombre de bureaux pouvant être réservés dans leurs locaux. Ces espaces doivent fournir tout ce dont un employé a besoin pour être aussi productif que dans un bureau personnel. L’expérience offerte doit être fluide et intelligente. Les appareils dédiés aux bureaux partagés doivent permettre à tous de transformer un bureau partagé en espace de travail personnel, simplement en touchant l’appareil ou en plaçant son téléphone dans la station d’accueil. Les employés mobiles d’aujourd’hui, qui travaillent en collaboration, aspirent à ce type d’agilité. La solution idéale pour les bureaux partagés doit vous permettre de :
Bénéficier d’une visibilité instantanée sur tous les bureaux disponibles et réservés
Réserver un bureau partagé en utilisant votre ordinateur portable ou votre smartphone pour vous authentifier via une expérience de connexion sécurisée et sans contact
Rejoindre des réunions d’un simple clic sur un bouton
Afficher votre emploi du temps et rejoindre des réunions à venir au moyen de commandes vocales sans contact
Passer et recevoir des appels téléphoniques
Rejoindre des réunions depuis n’importe quelle plateforme de collaboration
Vous déconnecter automatiquement ou libérer facilement votre réservation à la fin de votre session de travail
Optimiser les actifs immobiliers en recueillant en temps réel des données sur l’environnement, l’occupation et l’utilisation des bureaux
Si vous recherchez la meilleure solution de visioconférence pour les bureaux partagées, nous vous recommandons Webex Desk Hub.
Quel est le meilleur équipement de visioconférence pour les espaces en libre-service et les salles individuelles ?
Les espaces en libre-service et les salles individuelles offrent des endroits accessibles rapidement et de manière impromptue afin de profiter d’un environnement calme pour des réunions importantes ou pour se concentrer sur son travail.
Généralement, ces espaces sont dépourvus d’outils avancés de communication et de collaboration, mais les attentes des employés sont en train de changer. Les bureaux évoluant pour répondre aux exigences du travail hybride, il deviendra de plus en plus important de proposer des espaces en libre-service parfaitement équipés, car les employés auront besoin d’endroits supplémentaires pour se réunir et interagir avec des collègues à distance.
La meilleure solution de visioconférence pour les espaces en libre-service et les salles individuelles doit :
Fonctionner comme un appareil partagé utilisable par n’importe quel employé
Offrir une expérience tout-en-un via un appareil compact doté d’un écran, d’une caméra, de micros et de haut-parleurs
Prendre le relais de l’écran de l’ordinateur portable afin de pouvoir utiliser l’appareil en tant que moniteur principal
Offrir une expérience sans contact pour réduire la propagation des microbes
Recharger les ordinateurs portables et les appareils mobiles pendant que les utilisateurs travaillent et collaborent
Fournir des fonctionnalités de co-création, notamment de tableaux blancs numériques et d’annotation de contenu
Permettre aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement à des logiciels de téléphonie et de visioconférence
Proposer un assistant numérique ou un système de calendrier pour déterminer la disponibilité de l’espace et le réserver
Pour profiter de la meilleure solution de visioconférence pour les espaces en libre-service et les salles individuelles, tournez-vous vers Webex Desk Pro.
Conseil de pro : En ce qui concerne les espaces en libre-service et les salles individuelles, les employés doivent pouvoir identifier les salles disponibles et les utilisateurs occupant ces espaces peuvent avoir besoin d’un niveau supérieur de confidentialité. Une solution de navigation telle que Webex Room Navigator offre des fonctionnalités d’orientation, permet aux employés de réserver un espace de travail en un clin d’œil, et indique les salles occupées et libres au moyen d’un indicateur à LED parfaitement clair.
Illustration : Webex Room Navigator à l’extérieur d’une salle de réunion indiquant que la salle est occupée et affichant des informations sur la réunion en cours.
Quel est le meilleur équipement de visioconférence pour les petits espaces de réunion ?
Un petit espace de réunion est une salle ou un espace ouvert de petite dimensions , adapté aux réunions rassemblant quelques personnes . Ces espaces sont de plus en plus prisés, car les équipes ont besoin d’espaces informels pour interagir et faire progresser leur travail. Chaque organisation, quelle que soit sa taille, devrait dédier une partie de ses locaux à la collaboration en petites groupes. Ces espaces exigent des outils technologiques permettant aux équipes de partager des idées et de collaborer efficacement. En fonction de l’activité, les organisations peuvent utiliser des appareils de collaboration variés. R : quelques points a prendre en compte lorsque vous mettez en place un petit espace de réunion:
Les équipes qui utiliseront cet espace vont collaborer avec des collègues, des partenaires ou des agences à distance ?
L’espace doit-il disposer de capacités de visioconférence uniquement ou sera-t-il utilisé pour des activités de co-création et de tableaux blancs numériques ?
Vos petits espaces de réunion sont-ils suffisamment nombreux pour accueillir les réunions impromptues nécessaires aux équipes ?
Les équipes peuvent-elles commencer leur travail rapidement ?
L’appareil est-il doté de capacités de suppression du bruit s’il est situé dans un espace ouvert ?
Le meilleur équipement de visioconférence pour les petits espaces de réunion doit inclure :
Des fonctionnalités de visioconférence de haute qualité
Des capacités de partage des contenus affichés à l’écran, localement ou dans le cadre d’une réunion virtuelle
Des capacités de co-création si l’espace est conçu à des fins d’idéation
Des alertes intelligentes et des rappels de distanciation sociale en cas de surfréquentation de l’espace
Des données analytiques à des fins d’optimisation et des insights sur l’utilisation
La possibilité de rejoindre n’importe quel service de réunion
Si vous recherchez le meilleur équipement de visioconférence pour les petits espaces de réunion, nous vous recommandons Webex Room Kit Mini si l’espace sera principalement utilisé pour des réunions locales et virtuelles. En revanche, si l’espace est destiné à des activités locales et virtuelles de collaboration et de co-création, envisagez un appareil tout-en-un de visioconférence et de tableau blanc, tel que Webex Board Pro 55.
Illustration : Webex Room Kit Mini et Webex Room Navigator dans un petit espace de réunion utilisé pour interagir avec des collègues dispersés géographiquement. Illustration : Webex Board Pro 55 dans un petit espace de réunion utilisé pour mettre en contact des équipes locales et à distance à des fins d’idéation et de co-création.
Quel est le meilleur équipement de visioconférence pour la collaboration créative ?
De petites ou de moyennes dimensions, les salles d’idéation permettent à des équipes de se rassembler, de partager des idées et de progresser vers la réalisation de leurs objectifs. Elles sont généralement équipées d’un tableau blanc, de marqueurs et de notes autocollantes.
En raison des limites de ces outils, il est cependant difficile d’impliquer des participants à distance dans le processus de collaboration au cours de la réunion. Il est également impossible de partager le tableau blanc ou de poursuivre le travail d’itération après la réunion.
Le meilleur équipement de visioconférence pour les salles d’idéation doit inclure :
Des fonctionnalités de visioconférence de haute qualité avec des vues optimisées et un son spatial pour offrir une expérience immersive
Un appairage sans fil simple avec les ordinateurs portables et les appareils mobiles afin de se connecter et de partager des contenus
De puissantes fonctionnalités de tableaux blancs avec des notes autocollantes numériques et des capacités de reconnaissance des formes
La possibilité de connecter plusieurs appareils afin que tout le monde puisse participer
Une intégration à des applications tierces telles qu’Office 365, Trello et Salesforce.com
La possibilité d’accéder à des tableaux blancs de n’importe où et de reprendre votre travail exactement là où vous vous étiez interrompu
Des données analytiques à des fins d’optimisation et des insights sur l’utilisation
Nous recommandons la gamme Webex Board à toutes les personnes qui cherchent la meilleure solution de visioconférence pour l’idéation et la collaboration visuelle.
Illustration : Webex Board Pro 75 permet à une équipe locale de se réunir pour idéer et co-créer.
Quel est le meilleur équipement de visioconférence pour les salles de réunion ?
Les employés savent que les salles de réunion peuvent être compliqués à utilitser. Généralement équipées d’un téléphone de conférence, d’un projecteur, d’un tableau blanc et d’équipements de visioconférence obsolètes, ces salles comportent de nombreux points faibles. Les appareils modernes de collaboration peuvent remplacer la majeure partie des technologies utilisées dans ces espaces par un équipement unique. Vous bénéficiez d’une vue centralisée pour gérer et classer les problèmes, plutôt que de devoir surveiller différents systèmes., Une salle de réunion moderne doit offrir une expérience agréable et faciliter l’exploitation des solutions. La meilleure solution de collaboration vidéo pour les salles de réunion doit offrir :
Des fonctionnalités de visioconférence de haute qualité
Un accès rapide et simple à des logiciels de téléphonie et de visioconférence
Des capacités de partage des contenus affichés à l’écran, localement ou dans le cadre d’une réunion virtuelle
Des rappels de distanciation sociale et des alertes intelligentes si un trop grand nombre de personnes sont rassemblées dans la salle
Des fonctionnalités de suppression du bruit pour profiter d’une expérience audio parfaitement claire et cristalline
Des fonctionnalités sans contact pour réduire la nécessité de toucher des surfaces partagées
Un assistant numérique pour réserver des salles et gérer les tâches en lien avec les réunions
Des alertes et des signalétiques numériques pour orienter les employés vers la sortie la plus proche en cas d’urgence
Vous cherchez la meilleure solution de visioconférence pour les salles de réunion ? Avec la gamme Webex Room et la gamme Webex Board, nous avons ce qu’il vous faut.
Illustration : Visioconférence et partage d’écran à l’aide du Webex Room Kit Plus.
Quel est le meilleur équipement de visioconférence pour la salle de l’équipe dirigeante ?
Les dirigeants ont besoin d’une solution qui leur permette de se réunir et d’échanger avec des partenaires comme s’ils étaient assis à la même table, même si la distance constitue un obstacle. Les appareils de collaboration équipant la salle de l’équipe de direction doivent associer des conceptions haut de gamme et personnalisables à des fonctionnalités intuitives et performantes.
Le meilleur équipement de visioconférence pour votre salle de direction doit offrir :
Des capacités audio et vidéo haut de gamme pour permettre une expérience immersive parfaitement réaliste
Un son directionnel pour simuler des interactions en personne
Des capacités de partage de contenus qui préservent la priorité donnée à la vidéo
Un assistant numérique pour faciliter le lancement de la réunion, la prise de notes, la traduction en temps réel et la transcription
Des écrans haute définition
Des éléments de finition et du mobilier haut de gamme et personnalisables
Si vous recherchez la meilleure solution de visioconférence pour la salle de l’équipe dirigeante, nous vous recommandons Webex Room Panorama.
Illustration : Webex Room Panorama dans une salle de direction avec un écran dédié de partage de contenu.
Quel est le meilleur équipement de visioconférence pour participer à des réunions Zoom, Microsoft Teams, Webex ou Google ?
Quel que soit le logiciel de visioconférence que vous utilisez pour participer à des réunions, les appareils Webex constituent le meilleur choix. Les appareils Webex peuvent se connecter à n’importe quel service de réunion tout en vous fournissant toutes les fonctionnalités avancées dont vous avez besoin, telles que la suppression du bruit de fond, des arrière-plans virtuels, des capacités de co-création et plus encore.
Bonus : Comment résoudre les 5 principales difficultés concernant les salles de conférence
Cette salle est-elle libre ?
Vous êtes pressé et avez besoin de trouver un espace de réunion ? Dans de nombreux bureaux, de longues pérégrinations sont parfois nécessaires pour trouver une salle disponible. Un équipement de visioconférence tel que Webex Room Navigator facilite la recherche d’une salle de réunion grâce à des indicateurs à LED à l’extérieur des salles pour signaler celles qui sont disponibles et celles qui sont occupées. Vous pouvez également consulter le planning à venir et, si une réunion est en cours dans une salle donnée, l’appareil peut vous orienter vers la salle disponible la plus proche. Plus besoin de courir partout dans les locaux et de vous donner des sueurs froides à quelques minutes du début de votre réunion.
Où se trouve la salle de conférence ?
Il nous est tous déjà arrivé de ne pas trouver la salle de notre réunion à un étage où nous n’étions jamais allés. Après avoir parcouru le bâtiment de long en large et réalisé qu’ils étaient revenus à leur point de départ, certains d’entre nous ont peut-être même déjà dû frapper à la porte d’un collègue pour lui demander où se trouvait cette salle. Grâce à des fonctionnalités d’indication d’itinéraire, trouver le lieu de votre réunion ne sera plus un souci. Associées à un appareil mobile, elles vous permettront de bénéficier d’un système de navigation familier qui vous guidera jusqu’à votre destination.
Quelqu’un connaît-il le code de la conférence ?
Un code de conférence ne devrait jamais vous empêcher de débuter votre réunion à l’heure. Grâce à l’appairage sans fil à votre ordinateur portable ou appareil mobile, les solutions modernes de collaboration peuvent vous authentifier dès que vous entrez dans la salle et vous permettre de rejoindre votre réunion d’une simple pression sur un bouton. Mieux encore, vous pouvez profiter d’un assistant numérique pour une expérience de connexion sans contact.
Pouvez-vous me passer le câble ?
Des câbles, des câbles et encore des câbles… Trouver le branchement approprié pour votre ordinateur portable peut être fastidieux et coûteux en temps, sans parler du désordre provoqué par les câbles qui courent partout dans la salle de réunion. Dotées des équipements de visioconférence les plus récents, les salles de réunion modernes vous permettent d’appairer votre ordinateur portable ou votre appareil mobile via une connexion sans fil pour partager vos contenus. Ne perdez plus votre temps à chercher le bon câble et oubliez les salles de conférence en désordre.
Qui est cette personne ?
Cette question se justifie si une de vos réunions a déjà fait l’objet d’une intrusion malveillante (raison pour laquelle vous devriez envisager d’opter pour une solution de visioconférence hautement sécurisée — peut-être celle qui bénéficie de la meilleure évaluation par la NSA ?). Plus fréquemment, cette question se pose lorsque nous participons à de grandes réunions ou à des réunions entre différents départements. Les principaux fournisseurs de solutions de visioconférence ont intégré à leurs produits des capacités avancées d’intelligence artificielle capables d’identifier la personne en train de s’exprimer et d’afficher le nom et la fonction de chaque intervenant. Ainsi, vous n’aurez plus jamais à vous demander « qui est cette personne ? ».
