- Blog home
- >
- Travail hybride
- >
- Collaboration d’équipe en 2022 : l’importance de collaborer et 4 mesures pour mieux faire
Tags: implication du public, outils de collaboration, communications cloud, implication du public, outils de collaboration, Solutions de collaboration, Webex Meetings
La collaboration a toujours été fondamentale à la réussite d’une équipe. À présent que nous sommes entrés dans l’ère du travail hybride, nous devons toutefois prendre conscience des nouveaux obstacles qui risquent d’entraver la collaboration d’équipe. Ils représentent l’un des plus gros défis des entreprises à l’heure actuelle.
Il ne s’agit pas seulement d’une question de technologie. Évidemment, en raison de sa nature même, le travail hybride a entraîné l’augmentation des résolutions de problèmes audio et des dépannages de connexions réseau. Mais l’équipe en soi, son mode de fonctionnement et sa manière d’aborder les problèmes sont peut-être amenés à subir des changements de plus grande ampleur encore face à cette nouvelle normalité.
Alors, demandons-nous : qu’est-ce que la collaboration d’équipe exactement ? Comment doit-elle évoluer à l’ère du travail hybride ? Et comment pouvez-vous améliorer la collaboration d’équipe pour votre entreprise ?
Penchons-nous sur la question.
Le dictionnaire offre une définition plutôt simple : la collaboration est l’acte de travailler avec quelqu’un pour produire ou créer quelque chose. Des collaborations artistiques célèbres viennent immédiatement à l’esprit : Patti Smith et Robert Mapplethorpe, John Lennon et Paul McCartney ou encore Big Boi et André 3000. Elles incarnent avant tout une synergie et un antagonisme, le yin et le yang des styles et des points de vue.
Toutefois, en ce qui concerne la collaboration d’équipe, les idées devraient jaillir de tous les esprits. J’aime penser à la collaboration d’équipe comme à une interaction entre différentes personnalités, expertises et créativités qui contribue à résoudre des problèmes dans l’atteinte d’un objectif commun. Cet objectif pourrait être constant (l’équipe d’un centre de contact qui fournit un excellent service client). Il pourrait être unique (une équipe de basket-ball lors d’un match de NBA). Il pourrait aussi prendre la forme d’un peu des deux (une équipe commerciale qui met en place une nouvelle structure de direction tout en dépassant ses objectifs annuels).
Les collaborations dans un environnement de travail diffèrent des collabs artistiques car leur ligne de mire est généralement un objectif commercial au sens large. Sachant cela, il est possible de prendre en compte tous les types d’objectifs, qu’ils soient ceux d’un département, d’une équipe ou d’un individu. Cela peut paraître ardu : comment parvenir ensemble à résoudre le problème de manière créative tout en restant dans le cadre des objectifs de l’entreprise ?
Dans une équipe, il n’incombe pas seulement aux responsables de comprendre la dynamique qui nourrit la collaboration. Chacun doit s’investir pour comprendre les différences en termes de personnalité, d’expertise et de résolution créative des problèmes au sein de l’équipe.
L’amélioration de la collaboration d’équipe vise à atteindre un niveau de confort interpersonnel qui permet à tous de se sentir en confiance pour partager des idées et des commentaires constructifs. Toutefois, accorder la responsabilité et l’attention nécessaires ne se fait pas d’un coup de baguette magique.
Nous devons suivre des étapes stratégiques pour parvenir à cet objectif.
Pour optimiser la collaboration d’équipe, la première étape consiste à définir le degré d’inclusion de votre culture. Ensuite, vous devez favoriser l’empathie entre les membres de l’équipe pour bâtir une culture inclusive. Troisièmement, insistez sur l’écoute pour comprendre plutôt que pour répondre. Et pour finir, prenez le temps d’examiner ce que représentent des commentaires utiles et sincères.
Ces quatre mesures sont interdépendantes. Il est impossible de bâtir une culture inclusive sans empathie, tout comme il est difficile de faire preuve d’empathie si l’on n’écoute pas pour comprendre. Par ailleurs, écouter pour comprendre s’avère crucial pour fournir de précieux commentaires.
Examinons maintenant chaque mesure de façon plus approfondie.
Envisageons l’inclusion du point de vue d’un responsable et d’un membre d’une équipe.
Une étude de la Harvard Business Review menée auprès de plus de 4 000 employés a révélé les traits de caractère suivants chez les responsables inclusifs :
La même étude a montré que :
« …le leadership inclusif ne consiste pas à agir occasionnellement de façon grandiose, mais régulièrement avec des commentaires et des actions plus modestes… le leadership inclusif est concret et s’exprime au quotidien. »
Dans les environnements concurrentiels très actifs, nous passons très souvent d’une date d’échéance à une autre. Ces petits gestes quotidiens de renforcement positif peuvent se perdre en chemin. Nous savons tous que cela est compliqué, mais la question qui se pose est de savoir si chaque personne fera l’effort de bâtir une équipe plus inclusive.
Il ne faut pas considérer que les traits de caractère susmentionnées sont seulement propres aux responsables. Ils sont importants pour tous les actifs, quels qu’ils soient. Nous devons toutefois nous pencher sur l’inclusion du point de vue des rôles secondaires également.
Les analystes de Deloitte ont créé un modèle d’inclusion à 4 piliers, comme illustré ci-dessous :
Deloitte a constaté que les conséquences de la mise en œuvre de ce modèle par les entreprises sont fascinantes :
« …une augmentation du sentiment d’inclusion des individus se traduit par l’augmentation de la perception des performances d’équipe (+17 %), de la qualité de la prise de décision (+20 %) et de la collaboration (+29 %). »
Rien qu’en insistant sur l’inclusion à tous les niveaux de la hiérarchie, les attitudes ont commencé à changer en bien. De plus, lorsque vous faites savoir que l’amélioration de l’inclusion est une priorité et que les commentaires sont les bienvenus, un phénomène de « prophétie auto-réalisatrice » semble se produire (pour le mieux). Les équipes vous fourniront les retours demandés car elles recherchent davantage d’occasions de contribuer. Vous bénéficierez ainsi d’une visibilité sur les processus qui sont inclusifs et sur ceux qui méritent d’être améliorés en ce sens.
La technologie peut aussi contribuer à rendre la collaboration d’équipe plus inclusive. Les logiciels de visioconférence intégrant la suppression du bruit sont une aubaine pour les collaborateurs en télétravail qui ont des enfants en bas âge. La traduction en temps réel permet aux équipes internationales d’inclure tous leurs membres. Sans oublier les sous-titres qui rendent les réunions accessibles à tous.
Lorsque vous évaluez le degré d’inclusion dans votre équipe, posez-vous les questions suivantes :
Toutes des questions devraient être soulevées systématiquement, en dehors des discussions telles que le processus d’évaluation annuelle. Après vous être fait une idée du degré d’inclusion de votre équipe, qu’allez-vous entreprendre pour l’améliorer ?
C’est alors que l’empathie entre en jeu.
L’empathie est souvent considérée comme une aptitude. Toutefois, la neurobiologie nous indique que l’empathie est plutôt un trait de caractère que l’on retrouve dans quasiment tous les cerveaux humains. La plupart d’entre nous sommes tous capables de ressentir de l’empathie. La difficulté réside dans notre propension à exploiter l’empathie à bon escient.
Nous pouvons souvent être notre pire ennemi. Dans une série d’études réalisées par des chercheurs de l’Université de Toronto, 65 % des participants ont déclaré que, s’ils avaient le choix, ils préféreraient le plus souvent de ne pas être impliqués dans des situations demandant de faire preuve d’empathie.
Une de ces études nous éclaire sur les raisons :
« Les participants ont déclaré qu’ils pensent que l’empathie est plus difficile d’un point de vue cognitif, qu’elle demande davantage d’efforts de leur part… Les participants qui ont signalé que ressentir de l’empathie était pour eux exigeant sur le plan psychique ou leur donnait un sentiment d’insécurité… étaient ceux qui évitaient le plus souvent d’y avoir recours. »
Il ne faut pas se mentir : l’empathie est une question d’effort. C’est difficile ! Vous devez vous y efforcer, notamment dans les échanges quotidiens avec vos collaborateurs.
Il existe diverses façon de montrer de l’empathie. En voici quelques-unes pour amorcer la réflexion :
Alors que vous allez commencer à semer les graines de l’empathie pour votre équipe, de nouvelles pousses finiront inévitablement par commencer à se développer. Elles fleuriront peut-être sur des horizons inattendus, des coïncidences amusantes, voire mêmes des relations durables. Elles peuvent aussi s’épanouir sous la forme de nouvelles opportunités et susciter un dialogue plus stimulant.
Dans un environnement de travail hybride, on tombe facilement dans un mode d’écoute passive. Terminer un e-mail ou répondre à un message, passer en revue un projet… nous avons tous succombé à l’attrait du multitâche (même si le concept est un mythe absolu !). Il est important d’en diminuer la pratique au sein de votre équipe, tout comme le fait d’écouter pour répondre.
Cette approche de l’écoute peut s’avérer préjudiciable à la collaboration d’équipe. Alors que la personne s’exprime, nous calculons notre réponse dans un dessein qui n’est généralement pas neutre, comme proposer une solution unilatérale sans considérer pleinement le message de votre interlocuteur. Il y a peu de chance d’arriver à un terrain d’entente, de comprendre la personne qui parle.
L’écoute active, d’autre part, est considérée comme un outil fondamental dans la plupart des secteurs professionnels. Elle est également appelée écoute empathique (eh oui, l’empathie concerne presque tout), et vous avez probablement déjà rencontré cette technique au cours de votre carrière.
En bref, l’écoute active consiste à maintenir la neutralité, à poser des questions pertinentes et à intervenir verbalement et non verbalement de manière cohérente.
Écouter pour comprendre est une itération de l’écoute active, qui a recours à la neutralité et à une forme de feedback verbal, la reformulation. Tandis que la personne écoute activement pour interpréter l’intention de son interlocuteur, elle intervient en synthétisant et en répétant les paroles du locuteur à des moments pertinents (reformulation). Pour la personne qui écoute, cette technique stimule la compréhension et permet d’accompagner le discours.
Les études révèlent qu’ainsi, les personnes qui parlent et celles qui les écoutent tirent une plus grande satisfaction de leurs conversations et se sentent mieux comprises. Voici quelques idées pour aider votre équipe à adopter cette méthode :
Nous pouvons aussi renforcer cette habitude en nous recentrant sur l’inclusion et l’empathie afin de comprendre des styles conversationnels uniques.
Dans un épisode du podcast « Hidden Brain », la linguiste Deborah Tannen évoque les styles conversationnels et la difficulté qu’ils représentent.
Dans un exemple, elle enregistre une conversation entre des amis proches et leur famille issus d’Angleterre, de Californie et de New York.
Si l’on écoute attentivement, on note une différence évidente en termes de rythme et d’assurance. Les New-yorkais parlent plus vite, ont tendance à interrompre mais aussi à intervenir pour soutenir le point de vue du locuteur. Les Californiens ne mènent pas autant la conversion ni ne l’interrompent et, évidemment, leur débit est moins rapide que les New-yorkais.
Comme le fait remarquer Deborah Tannen :
« Nous devons évaluer la durée d’une pause considérée comme normale avant que quelqu’un ne prenne la parole. Les New-yorkais considéraient que cette durée était plus courte, c’est pourquoi, alors que les Californiens […] attendaient une pause normale, […] un des New-yorkais se disait ‘Eh bien, comme ils n’ont rien à dire, autant combler ce silence’. »
Cet exemple illustre à la fois la synergie d’une conversation avec une personne qui est sur la même longueur d’onde et la gêne suscitée par une conversation avec quelqu’un habitué à un style différent (nous en revenons à l’empathie). À un moment, Deborah Tannen a essayé de mettre la pression sur ses invités Californiens. Elle a adopté une approche consistant à poser une succession ultrarapide de questions :
Deborah Tannen : Vous vivez à Los Angeles ?
Carl : Oui…
Deborah Tannen : Vous êtes de passage ici ?
Carl : Oui.
Deborah Tannen : Qu’est-ce que vous faites en Californie ?
Carl : Je travaille chez Disney. Walt Disney.
Deborah Tannen : Vous êtes auteur ? Acteur ?
Carl : Oui…
Deborah Tannen : Auteur ?
Carl : Oui… j’écris, des publicités.
Ce que Carl ignore, c’est que Deborah connaît déjà la réponse à toutes ces questions. Un autre ami lui a confié ces informations avant la soirée.
C’est une approche relativement simpliste. Allant au-delà de l’écoute pour comprendre, elle prend presque la forme d’un interrogatoire pour comprendre. Comment est-il possible d’écouter pour comprendre lorsque la compréhension existe indépendamment de la personne qui écoute et de celle qui parle ?
Cet exemple illustre essentiellement un dysfonctionnement de l’empathie. Elle souhaite mettre à l’aise son invité, mais ce dernier se referme quasi instantanément comme en attestent ses réponses très courtes. Bien qu’elle cherche à montrer de l’empathie, sa façon de faire est tout simplement peu judicieuse. Mais elle rappelle les efforts dont nous redoublons (et que nous redoutons parfois) lorsque nous essayons de parler à un collègue ou ami désintéressé.
Dans un environnement d’équipe, il n’est pas facile de prendre en compte les différences idiosyncratiques en termes d’humour, de rythme d’élocution, voire même de logique. La conversation doit être considérée comme un acquis, en tant qu’équipe, d’un responsable à un membre de l’équipe et entre membres de l’équipe. Par ailleurs, des objectifs souples (quoi que constructifs) peuvent s’avérer utiles.
Vous devrez peut-être éviter des tics de langage dans vos présentations ou être moins passif lors des sessions de brainstorming. Quel que soit l’objectif, instaurer un dialogue ouvert et fluide avec votre équipe sur un style conversationnel peut rassembler les membres de l’équipe au niveau humain (et avec une touche d’humour).
À présent que nous comprenons mieux les nuances de l’écoute et de la conversation, rassemblons toutes ces connaissances pour aborder l’élément final : fournir des commentaires sincères et utiles.
Les équipes de basket-ball les plus performantes incarnent la collaboration d’équipe. Des quatre sports américains les plus célèbres, le basket est le plus dénué d’artifices. Les gymnases sont relativement petits, le terrain encore plus. Il requiert très peu d’équipement à proprement parler, et pas de casque ni de protections. Au travers du langage corporel et des expressions des joueurs, on évalue la cohésion d’une équipe, même indépendamment de leur manière de jouer. Cela est visible lors des passes rapides, lorsque le ballon passe d’un joueur à l’autre, qu’une défense s’étire, pivote et se replace, mais aussi dans la manière dont les joueurs interagissent.
Ce sport illustre un grand nombre des thèmes évoqués précédemment dans cet article. Une équipe composée de 15 joueurs et de 10 personnels encadrants ne réussira jamais si sa culture n’est pas inclusive. Dans ce sport, chaque intervenant doit participer pour se sentir intégré collectivement. Ils se déplacent ensemble, s’entraînent ensemble, participent à des rencontres ensemble. L’équipe ne peut survivre sans empathie. De plus, pendant les entraînements, la seule option viable est d’écouter pour comprendre.
Les Bucks de Milwaukee, vainqueurs du titre NBA 2021, ont eu un parcours intéressant, lié à l’ascension de la superstar d’origine grecque, Giannis Antetokounmpo. Après des défaites qui ont provoqué le départ de leur entraîneur Jason Kidd en 2018, l’équipe a décollé sous la direction de Mike Budenholzer. Après une victoire, un journaliste a demandé à Giannis quelle était la différence entre les deux entraîneurs :
« Jason nous aurait crié dessus et nous serions restés enfermés dans notre coquille… lorsqu’on nous crie dessus, on a tendance à ne pas tout donner sur le terrain. [L’entraîneur Bud] vient nous parler. Quand on fait les choses à l’envers, il nous le fait savoir… quand on fait du bon travail, il vient toujours nous le dire et c’est très positif pour le moral. »
Vous comprenez ce qu’il veut dire, n’est-ce pas ? Nous savons tous ce que l’on ressent lorsque les commentaires sont sévères mais justes. Ils n’ont rien de personnel. Ils sont réfléchis et bienveillants. Ces critiques constructives qui nous permettent de réfléchir différemment sont sincères.
Les commentaires sévères sont tout aussi faciles à reconnaître. Ils semblent durs, ou peut-être maladroits. Ils sont parfois tellement généraux qu’ils ne semblent pas mûrement réfléchis ou offrent une solution qui ne semble pas totalement adaptée (souvenez-vous de l’écoute pour répondre).
Kim Scott, autrice, leader d’opinion et pionnier de l’environnement de travail a imaginé un modèle intéressant pour fournir des commentaires. Un commentaire idéal, déclare-t-elle, est d’une « totale sincérité ». Pour simplifier, cette méthode est un croisement entre l’absence de baratin et la véritable bienveillance. L’un ne va pas sans l’autre.
Kim Scott raconte un moment de surprise important dans sa carrière. En commentant une de ses présentations, sa manager a été amenée à être très directe, à tel point que certaines personnes auraient pu juger sa remarque déplacée :
« …Kim Scott n’avait pas saisi l’importance de ses commentaires. ‘Pour finir, Sheryl a jouté, vous savez, Kim, je me rends compte que vous ne comprenez pas ce que j’essaie de vous dire. Je vais devoir être plus claire. Lorsque vous dites ‘Hum’ tous les trois mots, vous avez l’air stupide’. »
En raison de l’utilisation d’un tel mot, de nombreuses personnes auraient considéré qu’il ne s’agissait pas d’un commentaire sincère, mais plutôt d’une attaque personnelle. Toutefois, il a été bien reçu étant donné la relation de longue date entre les protagonistes, une amitié réelle et sincère assortie d’un respect mutuel renforcé par des années de collaboration et de confiance. Autrement dit, leur relation était fondée sur l’empathie et l’inclusion. En fait, la relation exige ce type de sincérité. Vous n’en attendez pas moins d’un ami proche ou d’un collègue.
Kim Scott examine tous les aspects de la franchise totale dans la vidéo ci-dessous. Comme elle est un peu longue, si vous souhaitez entendre l’extrait sur le moment de surprise, écoutez à partir de 2:27.
Récemment, le concept de commentaire sincère sans complaisance a été examiné dans le magazine Harvard Business Review. Les auteurs avancent un argument convaincant contre l’idée du commentaire entier. Après avoir donné une définition du commentaire en termes génériques standards (proposant leurs réflexions sur la manière d’améliorer les performances), les auteurs poursuivent :
« Dire aux gens ce que nous pensons de leurs performances ne les aide pas à s’épanouir ni à exceller, et leur expliquer comment nous pensons qu’ils pourraient s’améliorer entrave en fait leur acquisition de compétences. »
Reprendre en détail leur papier ferait l’objet un article à part entière, mais leur thèse réfute catégoriquement toute méthode de sincérité totale. Les auteurs citent des études montrant que le cerveau humain n’apprend pas aussi bien des critiques négatives que des commentaires positifs, et que le fait de se focaliser sur des performances médiocres entraîne l’effet inverse au résultat souhaité : stimuler le développement personnel et professionnel.
L’article a fait suffisamment de vagues pour justifier une réponse point par point de la part de chercheurs préconisant des éléments plus doux de la méthode de sincérité totale. Ils sont toutefois d’accord sur ces points d’ordre général :
Nous arrivons alors au point où ces chercheurs et leaders d’opinion (Kim Scott comprise) tournent autour d’une vérité relativement simple :
en termes de commentaires, il n’existe pas d’approche universelle !
Un commentaire jugé sévère par une personne sera considéré comme sincère par une autre. Le commentaire reçu par Kim Scott était acceptable non seulement en raison de sa relation avec la personne qui la jugeait, mais aussi car sa personnalité était capable de l’accueillir. Une autre personne que Kim Scott n’aurait peut-être pas réagi de la même manière. Mais cela veut-il dire que cet individu n’est pas capable d’évoluer professionnellement ? Pas nécessairement.
Nous devons affiner nos commentaires en fonction de ce que nous savons de notre collègue. Ces connaissances seront d’autant plus spécifiques et profondes que vous aurez fait l’effort d’améliorer l’inclusion et de recourir à l’empathie.
Quelques moyens simples d’améliorer les commentaires entre collaborateurs :
Il nous incombe à tous, responsables et membres d’équipes, de bâtir les relations interpersonnelles qui nous permettront de fournir des commentaires sincères et utiles à nos collègues en tenant compte de leur personnalité.
L’analyse du coaching selon Giannis Antetokounmpo arrive à une conclusion particulièrement sensée :
« Avec l’entraîneur Bud, les commentaires sont toujours à bon escient. »
Lorsque vous savez que votre collègue écoute sans juger, vous savez que ses commentaires sont à bon escient. Nous devons toutefois réaliser que chacun a une façon de penser légèrement différente, que nous ne pouvons découvrir qu’en faisant l’effort de cultiver un environnement de travail favorisant l’inclusion et l’empathie.
Même si vous avez une bonne approche de l’amélioration de l’inclusion et de l’empathie, de la manière de pratiquer l’écoute pour comprendre et de fournir des commentaires utiles, vous devez aussi penser à la question du travail hybride.
Fort heureusement, la technologie peut vous faciliter la mise en œuvre de ces quatre mesures :
Explorez tous nos contenus sur le travail hybride et la collaboration d’équipe dès aujourd’hui et commencez à poser les bases d’une meilleure expérience de collaboration pour votre équipe.
En savoir plus