Repensez votre approche du télétravail — pour éviter le surmenage et réussir à l’ère du travail hybride

Alors que votre entreprise envisage l’avenir sous le signe du travail hybride, avec du temps passé à la fois au bureau et en télétravail, vous devez vous assurer que votre équipe est en bonne voie de s’adapter avec succès à cette nouvelle réalité.

Pour vraiment profiter des avantages du travail hybride, votre entreprise devra mettre en place des systèmes mûrement réfléchis pour que les employés collaborent facilement et puissent travailler en toute fluidité, où qu’ils se trouvent et à tout moment.

Par ailleurs, bien que le télétravail à temps plein ou seulement quelques jours par semaine offre un énorme potentiel s’il est correctement exécuté, il présente des risques dans le cas contraire : les employés peuvent se sentir isolés, déconnectés des autres et en proie au surmenage dû au travail à distance.

C’est maintenant le moment idéal d’examiner comment votre équipe aborde le télétravail et si elle dispose des moyens de s’y épanouir. Suivez les conseils ci-dessous pour que vos employés restent motivés, connectés et productifs.

Communiquez clairement vos projets de mise en place du travail hybride

Au cours de ces derniers mois, de nombreuses grandes entreprises ont annoncé leur nouvelle politique de télétravail à long terme, certaines autorisant leur personnel à télétravailler à temps complet et d’autres quelques jours par semaine.

Quelle que soit la stratégie de votre entreprise, il est crucial de bien réfléchir à des façons de communiquer clairement vos projets de travail hybride. Une communication explicite et empathique est non seulement nécessaire pour assurer une transition sans heurts, mais elle peut également s’avérer très efficace pour que les employés se sentent valorisés — un domaine dans lequel de nombreuses entreprises auraient besoin de faire des progrès selon une étude. En effet, alors que la pandémie s’installait pour durer, le sentiment d’être moins considérés par leur employeur se faisait ressentir auprès de leur personnel, avec seulement quatre employés sur dix déclarant que leur entreprise accordait un grand intérêt à leur bien-être, d’après un sondage Gallup.

Veillez en outre à répondre à toutes les questions que se posent les employés, et soulignez les mesures qui seront prises pour réussir cette transition. Parlez en toute transparence des ressources que vous mettrez à la disposition de l’équipe afin de permettre une collaboration efficace et un retour au bureau en toute sécurité. Réfléchissez à des questions telles que :

Quel matériel (webcams de grande qualité, appareils de collaboration, etc.) sera fourni aux employés pour leur bureau à domicile ?
L’équipe IT pourra-t-elle gérer cette technologie de façon centralisée et en assurer l’assistance pour que tous les employés bénéficient d’une expérience homogène ?
Allez-vous déployer de nouvelles technologies de collaboration professionnelle, telles que les tableaux blancs numériques, les salles de réunion virtuelles et les systèmes de bureaux partagés ?
Quelles mesures de précaution anti-COVID allez-vous prendre ?

Rappelez aux employés les stratégies d’un télétravail équilibré — et respectez-les

Rappelez aux employés les stratégies d’un télétravail équilibré, en évoquant les bonnes pratiques en termes d’ergonomie, de gestion du temps et de visioconférence. Consultez cette infographie qui propose à votre équipe huit conseils à garder à l’esprit (également fournis ci-dessous).

Vérifiez également si vos collaborateurs auraient besoin d’outils ou de ressources spécifiques pour appliquer ces bonnes pratiques de télétravail et gagner en productivité. Même si vous avez versé un dédommagement pour couvrir les frais de télétravail l’année dernière, c’est peut-être le moment d’en octroyer un autre pour leur permettre d’acheter des ressources supplémentaires, de payer une formation et pourquoi pas de s’offrir des accessoires « non essentiels », tels que des plantes d’intérieur ou des éléments de décoration qui agrémenteront leur espace de travail. Un petit cadeau ou un geste d’attention fait parfois des miracles pour booster le moral des équipes et montrer son appréciation.

Exploitez la technologie pour faciliter les transitions entre le télétravail et le bureau, et favoriser le sentiment d’inclusion

Tous les employés doivent bénéficier d’une expérience homogène et se sentir inclus, qu’ils travaillent de chez eux ou au bureau. Quant à ceux qui optent pour le modèle hybride, la transition entre le domicile et le bureau doit être parfaitement transparente.

En plus de vous assurer que l’espace de travail à domicile des employés est idéalement configuré, veillez à disposer de solutions de collaboration intelligentes au bureau. Équipez les salles de conférence d’outils tels que des systèmes de visioconférence haut de gamme et de tableaux blancs numériques afin que les personnes présentes au bureau puissent facilement inclure et collaborer avec leurs collègues en télétravail, comme s’ils étaient dans la même pièce. Envisagez également de recourir à un système de bureaux partagés pour que les employés localisent et réservent facilement des postes de travail mis à leur disposition. Il existe aussi d’autres solutions pour rester facilement en contact, comme un système d’appels cloud performant.

Instaurez des moments de rencontre

Si la flexibilité du travail hybride présente de nombreux avantages, vous devrez toutefois le coordonner de très près pour éviter d’isoler votre équipe et de la mettre à l’écart. Prenez les mesures nécessaires pour éviter la solitude, les relations fragilisées et le délitement de la culture d’équipe.

Si la politique de l’entreprise permet aux salariés de choisir leurs jours de présence au bureau (le cas échéant), pensez à ces conseils pour aider les équipes à rester en contact :

Incitez les managers à désigner un jour de la semaine où leur équipe devra se rendre au bureau pour se rencontrer en personne, dans la mesure du possible.
Envisagez d’allouer une petite somme pour permettre aux équipes de se retrouver dans le cadre d’une activité divertissante ou d’envoyer un petit cadeau de remerciement à leurs collègues en télétravail pour la qualité du travail rendu. Ces gestes boostent la motivation et rappellent qu’il est nécessaire de trouver le temps de rester en contact entre collaborateurs.
Lorsqu’il est impossible de se rencontrer en personne, planifiez des dates fixes pour que l’équipe se retrouve en visio afin de garder des interactions en face-à-face. Même s’il est impossible de vous réunir chaque semaine pour des happy hours virtuelles, essayez de commencer vos réunions d’équipe hebdomadaires par un court moment d’échanges personnels. Vous pourriez ainsi tout simplement inviter chacun à faire part d’un événement marquant de sa semaine, par exemple la réussite d’un enfant devenu bachelier, l’accueil d’un animal domestique ou l’éclosion des fleurs dans son jardin.
Accordez une préparation minutieuse à l’intégration. Veillez à ce que les employés en travail hybride puissent régulièrement contacter en personne les membres de l’équipe pendant les premières semaines, si possible, et assurez-vous que le personnel en télétravail se sent aussi inclus et bienvenu que les autres.

Encouragez le recours à la visio, tout en mettant en garde contre la fatigue due aux visioconférences

Les visioconférences sont essentielles pour le bien-être et la productivité des équipes à distance.

Elles permettent les face-à-face si précieux pour communiquer, renforcer les liens et travailler efficacement. Selon une étude, une grande partie de la communication est non verbale. Instaurer dans l’entreprise l’habitude de se réunir via des visioconférences évite que les indices non verbaux importants ne soient perdus au détriment d’une bonne communication.

Par ailleurs, les télétravailleurs signalent que l’usage de la visio affecte considérablement leur expérience de travail. En effet, d’après une étude menée par Webex, ceux qui ont fréquemment recours à la visio ont 2,4 fois plus tendance à déclarer qu’il est plus facile de collaborer et 2,6 fois plus à se réjouir d’avoir ressenti l’empathie de leurs collègues.

Mais ne vous contentez pas de nous croire sur parole, vérifiez auprès de vos propres employés. Demandez-vous et posez-leur les questions suivantes :

Dans votre entreprise, a-t-on l’habitude d’utiliser la visio lors des réunions ? Si ce n’est pas le cas, comment faire pour l’instaurer ?
Pourquoi les employés hésitent-ils à utiliser la visio ?
Avez-vous besoin de proposer une formation sur la participation aux visioconférences ? Avez-vous besoin de fournir à vos employés des webcams, des casques et des sources d’éclairage de qualité pour qu’ils se sentent plus à l’aise à l’écran ?
Quelles stratégies intelligentes pouvez-vous mettre en place pour éviter la fatigue due aux visioconférences et ainsi aider votre entreprise à profiter des avantages de la visio sans pâtir du surmenage ?

Vous trouverez d’autres conseils sur la sécurité, le bien-être et la productivité du travail hybride dans un ancien article de blog et sur notre site consacré à l’avenir du monde du travail qui traite des toutes dernières technologies et des tendances qui transforment actuellement l’univers du travail.
Consultez également l’infographie ci-dessous qui propose huit conseils essentiels pour votre équipe.