Héberger un événement virtuel avec Webex Events
Reconnaissons-le… Organiser un événement virtuel peut faire peur. Pas de stress, nous sommes là pour vous aider ! Imaginons que le grand jour est imminent, que vous avez, jusqu’à présent, programmé votre événement virtuel/webinaire avec Webex Events et que les participants sont inscrits.
En ce moment, vous vous demandez certainement «
comment vais-je pouvoir conserver l‘attention de tous ? » ou bien «
comment pourrais-je atteindre l’ensemble de l’audience
? » ou simplement «
mon dieu ! Comment ne PAS tout gâcher
? »
Et bien, asseyez-vous confortablement, et laissez-nous vous guider dans l’organisation d’un événement virtuel réussi.
Quelques jours avant l’événement
Recrutez une équipe pour l’événement – Une équipe compétente à vos côtés tendant l’événement pourrait vous être d’une grande aide. Trouvez un modérateur. Il pourra vous aider pour les introductions, pour assurer la transition entre les sujets de discussion, pour interagir sur le chat avec l’audience et pour annoncer les conclusions. Aussi, identifiez une ou plusieurs personnes en charge des questions-réponses qui gérera le scrutin et le panel des questions-réponses. Ainsi, vous pourrez vous concentrer uniquement à offrir un contenu de qualité optimale. L’équipe de l’événement (responsables questions-réponses, modérateurs, etc) doit être invitée à l’événement en tant que conférenciers plutôt qu’en tant que participants.
Trouvez 30 minutes de votre temps avec votre équipe événementielle à travers le Webex Events pour organiser une sorte d’entrainement, une répétition en groupe pour être prêts le jour J. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprenne le format de l’événement, les outils utilisés, et son rôle sur l’événement.
Vérifiez la connexion internet – Exécutez le test « health checker » pendant votre répétition pour vous assurer que vous êtes entièrement connecté. Pour une connectivité optimale, nous vous suggérons de câbler votre connexion internet.
Le jour de l’événement
Minimiser les bruits de fond – Assurez-vous que vous êtes dans un lieu calme, sans potentielles distractions. Moins vous aurez de bruits de fond, plus votre audience pourra vous entendre clairement.
Faites une vérification sur la fenêtre d’aperçu – Choisissez votre plate-forme de diffusion audio et vidéo, qu’il s’agisse de votre ordinateur, votre périphérique vidéo, smartphone, ou écouteurs. Nous vous suggérons d’utiliser un casque/micro pour un son optimal. La fenêtre d’aperçu vous offre également la possibilité de vérifier votre arrière-plan. La chambre de vos enfants ne constitue pas le meilleur arrière-plan pour un événement virtuel ? Nous avons tout compris. Vous pouvez personnaliser votre arrière-plan en choisissant parmi les arrière-plans virtuels ou bien appliquez un simple effet flou.
Soyez prêt à être filmé – Si vous vous sentez bien à l’extérieur, vous vous sentirez bien à l’intérieur. Si cela signifie porter un jean et un t-shirt, allez-y. Si ça veut dire s’habiller en blazer et cravate, c’est tout aussi bien. Sachez tout de même que les couleurs unies se marient mieux avec la caméra. En étant prêt pour la caméra, vous donnerez le ton à tout l’événement.
Showtime – Pendant l’événement
Allumez la vidéo – Maintenant que vous êtes habillé comme il se doit, assurez-vous bien que votre vidéo est bien allumée. L’interaction en face à face est très utile. L’activation de la vidéo crée un environnement plus intime et réaliste.
Connectez-vous plus tôt et Commencez la séance d’entrainement – L’hôte, les animateurs et les autres membres de l’équipe peuvent rejoindre la séance, ceci sans être vus ou entendus des participants, même si ces derniers se connectent à l’événement, Cette séance de répétition permet à l’hôte et aux animateurs de communiquer entre eux sans que les participants ne puissent les écouter. Cela permet à l’hôte et aux animateurs de se connecter, d’arriver sur la même page, et de s’assurer que tout fonctionne correctement avant de débuter le live. Lorsque vous êtes prêts à commencer le live, clôturez la séance de test. Maintenant, place au spectacle ! (Vous êtes maintenant vus et entendus par les participants.)
Rejoignez votre audience tôt – Une fois que vous avec fini la séance de test, fermez la séance en question et rejoignez les participants. Rejoignez vos participants 15 à 25 minutes à l’avance pour permettre à l’auditoire de s’installer et de régler les aspects audio/vidéo avant le début de la session.
Déterminez le programme – Créez un planning clair pour l’événement et respectez-le. Soyez clair quant à l’objectif de l’événement et aux informations qui seront abordées.
Et. si besoin, n’oubliez pas d’enregistrer !
Élargissez votre portée
Capacités de diffusion en direct – Atteignez le plus de public possible en diffusant en direct votre événement sur les plate-formes telles que Facebook Live ou LinkedIn. (lien vers l’article sur le streaming en direct) streaming en direct votre événement vous permettra de toucher un public plus large. Cliquez ici pour apprendre à utiliser la vidéo.
Impliquez votre public
Mettre l’accent sur le panel des questions-réponses – Mettre en avant les questions-réponses pour encourager votre audience à poser les bonnes questions au bon moment. Désignez un membre de votre équipe pour aider à répondre aux questions.
Partage de vidéos et de contenu – Diffusez une vidéo ou partager le contenu que vous avez créé à l’occasion de l’événement. Cassez le rythme pour tenir votre public en haleine.
Encouragez les interactions (main levée) – Faites des remarques qui encouragent le public à se signaler en levant la main lors d’une intervention. Par exemple, demandez à votre audience de lever la main s’ils assistent à leur première événement virtuel ou s’ils en ont assez d’être enfermés à la maison. Le panneau de discussion (chat) et la rubrique de sondage facilitent également les interaction au cours de l’événement.
Après chaque grand événement, il faut assurer un suivi
Envoyez le contenu/les diapositives/l’enregistrement – Si les diapositives que vous avez affichées durant l’événement méritent d’être partagées, joignez-les à l’enregistrement (si vous avez enregistré) dans un email de suivi. Vous pouvez rédiger un billet récapitulant les principaux sujets et enjeux de l’événement et annonçant les événements à venir. Utilisez l’outil de suivi des sources de prospects sur Webex Events pour déterminer quelle méthode de souscription était la plus efficace.
Maintenant que vous êtes prêt pour le succès, bonne chance ! Pour plus d’aide visitez le Webex help center et apprenez-en plus sur les Webex Events
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