Irwin Lazar
Cet article est écrit par notre invité, Irwin Lazar. Irwin développe et gère des projets de recherche, mène et analyse des recherches primaires et conseille les entreprises ainsi que les fournisseurs sur leur stratégie technologique, leurs choix et leurs indicateurs de performance. M. Lazar, analyste industriel depuis plus de 20 ans, est responsable de l’analyse comparative de l’adoption et de l’utilisation de nouvelles technologies dans le secteur numérique, couvrant les communications et la collaboration d’entreprise.
Professionnel certifié de la sécurité des systèmes d’information (CISSP), conférencier et auteur reconnu, M. Lazar est aussi rédacteur pour le site NoJitter.com et également collaborateur de SarchUnifiedCommunications.com. Il écrit sur des sujets variés tels que la collaboration en équipe, les communications unifiées, le SD-WAN, le nuage, les technologies d’adoption, les systèmes de télécommunications comme le CPaaS ou le WebRTC, entre autres. Il est une référence fréquemment citée dans la presse commerciale et professionnelle et intervient régulièrement lors d’évènements comme Entreprise Connect, InfoComm et FutureIT. En 2017, il a été élu Collaborateur des Nouvelles Technologies par l’IMCCA et InfoComm.
Les Assistants Virtuels alimentés par IA
La transition rapide vers le travail à distance a radicalement changé la façon dont les groupes de travail collaborent et se réunissent. L’époque où la majorité des réunions se déroulaient en présentiel dans des salles de conférence ou de réunion est révolue. Désormais, les entreprises s’appuient sur des applications de réunions vidéo pour mobiliser leurs employés, et souvent leurs clients.
Pour améliorer ces expériences virtuelles, les fournisseurs d’applications dédiées aux réunions virtuelles investissent rapidement dans des assistants virtuels alimentés par Intelligence artificielle afin d’améliorer d’une part l’implication des participants à la réunion, mais aussi de réduire le temps nécessaire à la réalisation de certaines tâches après cette dernière.
Les fonctions des assistants virtuels varient beaucoup d’un fournisseur à l’autre, mais tous comprennent :
- Une commande vocale dédiée aux actions effectuées au cours de la réunion telles que le début, l’enregistrement et la fin de la réunion.
- Une prise de notes et une transcription automatisées
- Des fonctions d’accessibilité telles que le sous-titrage
- Des fonctionnalités inclusives comme la traduction en temps réel
- L’automatisation des tâches postérieures à la réunion, notamment la programmation des prochaines réunions de suivi ainsi que l’attribution des tâches.
Avantages des Assistants Virtuels Intelligents pour améliorer les réunions
Pour analyser les avantages potentiels des assistants de réunion virtuels, Metrigy a récemment recueilli les données de 276 entreprises d’Amérique du Nord et a constaté que plus de 43 % d’entre elles utilisaient déjà des assistants virtuels lors de leurs réunions. Les entreprises utilisant ces assistants ont constaté des avantages quantifiables comprenant :
- Un gain de temps de 10 à 18 minutes sur la planification du suivi et la gestion des tâches lors de chaque réunion
- La réduction ou l’élimination des coûts liés à la transcription et à la traduction des réunions (en moyenne 172 $ par réunion et par langue traduite)
- Améliorer l’efficacité de l’équipe par le stockage des notes et des transcriptions de réunion dans un espace de travail collaboratif pour un accès facile au suivi de l’équipe
- Une réduction du temps de réunion jusqu’à 40 % grâce à une participation plus ciblée aux discussions de la réunion en évitant les distractions liées à la prise de notes et à l’identification des propos de l’orateur.
Les dirigeants des TI qui envisagent d’intégrer des fonctions d’assistant virtuel ont le choix entre plusieurs solutions, notamment l’utilisation des fonctions d’assistant virtuel intégrées aux plateformes de réunion (moyennant un coût supplémentaire ou compris dans le cadre d’une licence premium) ou bien l’achat et la mise en œuvre de services tiers.
Utilisation d’applications tierces
L’utilisation d’applications tierces pose plusieurs problèmes de conformité, de gouvernance et de sécurité. La principale raison est que l’utilisation d’une application tierce implique le partage du contenu de la réunion, tels que les transcriptions, les notes et les fichiers, en dehors de la plateforme de l’entreprise. Il est donc difficile de garantir une sécurité cohérente, une protection contre la perte de données et des contrôles de cryptage pour tout ce qui a été partagé ou généré lors d’une réunion. Les dirigeants des TI participant à cette étude ont estimé que le cryptage de bout en bout et la possibilité d’étendre les contrôles de Gestion des Droits Numériques (GDN) aux transcriptions des réunions et à d’autres contenus constituaient les fonctions de sécurité les plus importantes.
De plus, utiliser des assistants virtuels tiers peut limiter la possibilité d’intégrer le contenu des réunions et les flux de travail dans les espaces collaboratifs. L’utilisation d’un assistant virtuel intégré initialement dans une plateforme de collaboration d’équipe permet d’accéder facilement aux participants d’une réunion et de conserver le contenu ainsi que les notes de la réunion dans un espace de travail existant.
Avantages économiques des assistants virtuels
Les données recueillies auprès des entreprises utilisant des assistants virtuels intelligents lors de leurs réunions montrent un potentiel évident en termes d’économies et d’amélioration de la productivité. Les dirigeants des TI doivent examiner minutieusement les solutions potentielles afin de déterminer celles qui s’intègrent le mieux à leurs plateformes existantes et qui permettent d’appliquer facilement des politiques de sécurité cohérentes au contenu des réunions.
Lire le rapport pour davantage de détails :
Quantifier les avantages des Assistants Virtuels Intelligents pour améliorer les réunions virtuelles
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