A importância dos assistentes virtuais inteligentes de reunião

On By Kim Nguyen5 Min Read
Irwin Lazar


Irwin Lazar

Esta publicação foi escrita pelo nosso convidado Irwin Lazar. Irwin desenvolve e administra projetos de pesquisa, conduz e analisa pesquisas primárias e aconselha empresas e outros clientes sobre estratégias, adoção e métricas de negócios relacionadas com tecnologia. Ele é responsável por conduzir testes comparativos referentes à adoção e ao uso de tecnologias emergentes no ambiente de trabalho digital, cobrindo comunicação e colaboração corporativa, e atua há mais de 20 anos como analista no setor.

Irwin, que tem a certificação Certified Information Systems Security Professional (CISSP), além de ser um palestrante muito procurado e autor de livros, escreve para o NoJitter.com e contribui para o SearchUnifiedCommunications.com, tratando de tópicos que incluem colaboração em equipe, UC, nuvem, adoção, SD-WAN, CPaaS, WebRTC, entre outros. Ele frequentemente colabora com a imprensa de negócios e atua como palestrante em eventos como Enterprise Connect, InfoComm e FutureIT. Em 2017, ele foi reconhecido como Emerging Technologies Fellow pela IMCCA e pela InfoComm.



Assistentes virtuais com tecnologia de IA

A rápida popularização do trabalho em casa alterou significativamente a forma como os grupos de trabalho colaboram e reúnem-se. Foi-se o tempo em que a maioria das reuniões envolvia encontros pessoais em salas de conferência e espaços reservados. Agora, as organizações dependem de aplicativos de reuniões com vídeo para interagir com os funcionários e, não raro, com os clientes.

Para melhorar essas experiências virtuais, os fornecedores de soluções de reunião estão investindo rapidamente em assistentes virtuais de reunião com tecnologia de inteligência artificial tanto para aumentar o envolvimento dentro das reuniões como para reduzir o tempo necessário para realizar as atividades subsequentes às reuniões.

Os recursos dos assistentes virtuais variam grandemente de acordo com o fornecedor, porém comumente incluem:

  • Controle de voz para ações dentro da reunião, como iniciar, gravar e encerrar a reunião
  • Anotações e transcrição automáticas
  • Recursos de acessibilidade, como legendas
  • Recursos de inclusão, como tradução em tempo real
  • Automação das atividades subsequentes à reunião, incluindo agendamento da reunião de acompanhamento e atribuição de tarefas


Infográfico da Metrigy sobre assistentes virtuais inteligentes


O benefício dos assistentes virtuais inteligentes para as reuniões

Com o objetivo de analisar os benefícios potenciais dos assistentes virtuais de reunião, a Metrigy recentemente coletou dados de 276 organizações na América do Norte e constatou que mais de 43% delas já usam assistentes desse tipo. As organizações que adotaram essa tecnologia experimentaram, entre outros, os seguintes benefícios quantificáveis:

  • Eliminação de 10 a 18 minutos por reunião no agendamento de acompanhamento e na administração de tarefas
  • Redução ou eliminação dos custos associados à transcrição e tradução de reuniões (média de US$ 172 por reunião, por idioma)
  • Aumento da eficácia da equipe, com o armazenamento das anotações e transcrições das reuniões em um espaço de trabalho de fácil acesso
  • Redução do tempo de reunião em até 40% devido a discussões mais focadas, com menos distrações associadas a fazer anotações e a tentar entender o que o participante falou

Os líderes de TI interessados em assistentes virtuais dispõem de várias opções, incluindo o uso de recursos já integrados nas plataformas de reunião (por uma taxa adicional ou por contratação de uma licença premium) ou de serviços de terceiros, a serem comprados e implementados avulsamente.


Uso de aplicativos de terceiros

O uso de aplicativos de terceiros gera inúmeras preocupações de conformidade, governança e segurança. A principal delas é que o uso de um aplicativo de terceiros implica compartilhar o conteúdo das reuniões, tais como transcrições, notas e arquivos, fora da plataforma corporativa. Isso dificulta assegurar um nível consistente de segurança, a proteção contra perda de dados e controles criptográficos para o que é compartilhado ou gerado em uma reunião. Os líderes de TI participantes do estudo elegeram, como recursos de segurança mais importantes, a criptografia de ponta a ponta e a capacidade de estender os controles de Gestão de Direitos Digitais (DRM, na sigla em inglês) às transcrições e aos demais conteúdos das reuniões.

Além disso, o uso de assistentes virtuais de terceiros pode limitar a capacidade de integrar o conteúdo das reuniões e os fluxos de trabalho em espaços de equipe. Usar um assistente virtual integrado nativamente em uma plataforma de colaboração facilita o acesso dos participantes e mantém todo o conteúdo e as anotações das reuniões dentro do contexto de um espaço de equipe já existente.


Benefícios financeiros dos assistentes virtuais

Os dados coletados das organizações que já implementaram assistentes virtuais inteligentes mostram um claro benefício em termos de economia de custos e ganho de produtividade.  Os líderes de TI devem considerar cuidadosamente as possíveis soluções, visando a escolher as que melhor se integrem em suas plataformas atuais e que melhor permitam a aplicação de políticas de segurança consistentes ao conteúdo das reuniões.

Leia o relatório para mais detalhes:

Quantificação do benefício dos assistentes virtuais inteligentes para as reuniões

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SOBRE A METRIGY: A Metrigy é uma empresa inovadora de pesquisa, dedicada a áreas em rápida transformação que incluem Unified Communications & Collaboration (UCC), espaço de trabalho digital, transformação digital, Customer Experience (CX) e central de contato, além de diversas tecnologias relacionadas. A Metrigy oferece orientação estratégica e conteúdo informativo, sustentados por métricas e análises de pesquisas primárias, a fornecedores de tecnologia e organizações corporativas.

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Kim Nguyen Senior Marketing Manager Cisco
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