Come ottimizzare gli spazi di riunione per il lavoro ibrido

L’ufficio non sarà mai più lo stesso – e forse questa è una buona notizia.

Secondo un sondaggio condotto da Dimensional Research, il 53% delle grandi organizzazioni prevede di ridurre le dimensioni dei propri uffici e più di tre quarti di esse aumenteranno la flessibilità del lavoro. Questa è una conseguenza diretta e duratura del recente aumento del lavoro da casa.

Le aziende vedono nell’incremento del lavoro da remoto un’opportunità per ridurre le proprietà immobiliari e risparmiare sulle spese, ma la questione è davvero così semplice? A meno che le aziende non operino tagli alla loro forza lavoro, il numero di dipendenti rimarrà lo stesso. E con un modello di spazio di lavoro ibrido, dovranno affrontare una situazione in cui i tassi di occupazione degli uffici saranno imprevedibili, poiché i dipendenti avranno più flessibilità per scegliere dove vogliono lavorare in un dato giorno.

Immaginate un’azienda nell’era pre-pandemica, quando tutti i dipendenti andavano in ufficio. Durante la pandemia, il tasso di occupazione è sceso sotto il 50%. Quindi, l’azienda presume che sia sensato dimezzare gli spazi dell’edificio, perché sa che è realizzabile. Ma cosa succederebbe se il 70% dei dipendenti si presentasse in ufficio dopo aver dimezzato gli spazi? Dove andrebbero e dove si siederebbero?

Il vero costo dei beni immobili

L’utilizzo degli edifici è storicamente subottimale, e può peggiorare ulteriormente quando le organizzazioni pianificano di ridurre lo spazio degli uffici. Dato che le buste paga costano alle aziende 10 volte di più che lo spazio dell’ufficio, qualsiasi programma di riduzione dei costi basato sullo spazio dell’ufficio, suscettibile di alterare leggermente la produttività dei dipendenti, è destinato a una perdita. È fondamentale che, prima di tagliare i costi immobiliari, le aziende analizzino i bisogni reali dei loro dipendenti e ottengano una riflessione accurata sul loro utilizzo dell’edificio/degli edifici adibito/i a uffici.

Mentre le aziende pianificano il ritorno in ufficio, è necessario pensare a come ottimizzare gli spazi e migliorare l’esperienza per tutti i lavoratori.

I 5 obiettivi dell’ottimizzazione degli spazi

Il progetto perfetto non esiste. Ogni azienda è unica e deve basarsi sui propri dati (bisogni, uffici e obiettivi) e sulla propria cultura. Ho elencato 5 obiettivi non esaustivi di ottimizzazione degli spazi e le linee guida fondamentali per l’ottimizzazione degli spazi ufficio.

L’adozione di queste linee guida richiede di pensare simultaneamente su tre assi diversi.

In primo luogo, gli immobili e il modo in cui li si modella. Si tratta di assicurare che i bisogni della forza lavoro (presente o futura) possano essere soddisfatti sul posto di lavoro.

In secondo luogo, valutare la cultura dell’incontro dell’azienda e impostare una strategia per formare o incentivare la forza lavoro a cambiare le proprie abitudini, se necessario. La cultura dell’incontro è spesso basata sulla fiducia. I dipendenti devono sentirsi sicuri che il vostro edificio possa fornire loro ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

E in terzo luogo, lo sviluppo di una strategia tecnologica, perché è improbabile che si possa avere successo nell’ottimizzare gli immobili e la cultura dell’incontro se non si hanno gli strumenti giusti.

1) Gli immobili sono configurati in modo ottimale

Come si può capire se si ha il giusto numero di stanze e scrivanie? O se gli spazi per le riunioni hanno le giuste dimensioni con servizi adeguati e le migliori condizioni ambientali per i dipendenti?

C’è solo un modo: misurando!

Per prima cosa, misura lo spazio, e osserva come lo usano i dipendenti e il loro livello di soddisfazione. Poi ripeti. Gli spazi possono sempre essere migliorati, e niente si ferma, perché mentre si migliora l’azienda cambia. È un processo continuo, e hai bisogno della tecnologia per ricevere i dati, trasformare i dati in informazioni e trasformare le informazioni in azioni. I sensori con una tecnologia accurata di conteggio delle persone, l’accesso ai calendari delle stanze e la dashboard di analisi ti aiuteranno a raggiungere questo obiettivo, come spiegato in questi blog: mi vedi? Quando l’IA indossa una maschera e Quanto è intelligente il tuo ambiente di lavoro?

2) Le riunioni si tengono in modo uniforme durante la giornata

Mi sorprende sempre vedere come le routine si insediano nelle nostre vite. Se si offre loro la possibilità di scegliere tra 20 compiti diversi, le persone sceglieranno sempre quello a cui sono abituate, quello con cui si trovano a loro agio. Basta combinare la routine con il percorso di minor resistenza per creare delle abitudini che possono essere difficili da rompere.

È così conveniente per me invitare Sarah per una riunione alle 10 del mattino, quando presumo che sia pronta e “fresca di caffè”. Ma le 10 di mattina sono anche l’ora di punta per l’occupazione delle sale nel mio edificio. Se solo avessi saputo che Sarah è mattiniera come me, avremmo potuto tenere una riunione alle 8 del mattino e liberare quella sala per qualcun altro.

Abitudini come queste creano una domanda elevata e picchi di utilizzo nelle ore centrali. Conoscere la vera disponibilità dei dipendenti e presentare orari alternativi potrebbe liberare spazio prezioso durante le ore centrali.

3) Le risorse sono consumate in tempo reale

Un mio collega che lavora per il dipartimento delle strutture di Cisco ha misurato le probabilità di riunioni fantasma nelle sale in base al preavviso con cui sono state prenotate. I suoi risultati sono stati inequivocabili. Le sale prenotate pochi minuti prima dell’utilizzo sono effettivamente utilizzate il 100% delle volte. Per le sale prenotate con 2 settimane di anticipo, la probabilità che venissero utilizzate era solo del 20%. Chiamiamo overscheduling e no-show i casi in cui le sale sono prenotate dagli utenti ma finiscono per essere utilizzate parzialmente o per non essere utilizzate affatto. Infatti, l’89% della forza lavoro afferma di essere frustrata dalle esperienze in ufficio, classificando le sale riunioni che sono state prenotate ma non utilizzate come la 2^a esperienza più frustrante, subito dopo il riuscire a far funzionare l’attrezzatura della sala riunioni.

Non c’è dubbio che le sale debbano essere prenotate a ridosso di quando se ne ha effettivamente bisogno. Allora il tuo compito sarà chiederti: perché i miei dipendenti devono prenotare in anticipo?

Troverai molteplici ragioni e molteplici soluzioni. Ma ci sono altri vantaggi nell’avvicinare l’esigenza e il consumo. Le condizioni cambiano raramente da un minuto all’altro, ma lo fanno nell’arco di 2 settimane. C’è ancora lo stesso numero di persone in quella riunione? Sono presenti in ufficio o lavorano da casa? Riservare, o meglio assegnare uno spazio di riunione più ravvicinato nel tempo offre anche l’opportunità di prenotare lo spazio giusto, e quindi ottimizzare la capacità e anche la distanza dalla sala.

4) Le stanze sono utilizzate a piena capacità

Abbiamo anche misurato il tasso di occupazione delle sale. Anche questa è stata una rivelazione. Le sale accolgono sistematicamente meno persone di quelle per cui sono state progettate. Questo può essere dovuto alle comodità di un particolare spazio. Per esempio, i dipendenti possono riservare grandi sale per piccole riunioni perché sono le uniche dotate di una lavagna digitale. Spesso, la ragione può anche essere il design immobiliare. L’ufficio può essere progettato per i picchi di utilizzo, ma questi picchi si verificano molto raramente.

Sai esattamente quanto spazio viene sprecato non riempiendo le sale?

Chiamiamo questa capacità di spazio in eccesso lo spazio vuoto medio che non viene utilizzato durante le riunioni. In parole povere, una sala da 10 persone usata in media da 2 persone rappresenta uno spreco dell’80% di posti in sala riunioni. È quindi molto importante non solo misurare se una stanza è occupata, ma anche la sua occupazione in termini di numero di persone. I dispositivi Webex Rooms tracciano accuratamente l’occupazione di una sala su base continua.

5) Le riunioni sono ibride

Con il 98% delle riunioni che hanno almeno un partecipante remoto, i dispositivi video diventano un componente indispensabile delle sale riunioni. Le sale prive di dispositivi video isolano i partecipanti da remoto, costringendoli ad ascoltare invece di coinvolgerli.

Con video in ogni stanza, si possono creare ponti tra le stanze, contribuendo a risolvere i problemi 3 e 4 di cui sopra.

Figura 1: Come venivano usati gli edifici prima del Covid

L’ottimizzazione degli spazi non è solo una questione di risparmio di costi: si tratta di migliorare veramente l’esperienza della forza lavoro, di ridurre l’attrito e di permettere alle persone di lavorare rapidamente e facilmente.

Nel mio post precedente, discuto di come Webex si approcci a e affronti queste sfide in modo da poter ottimizzare il tuo posto di lavoro, fornire ambienti di lavoro più sicuri e garantire che i dipendenti rimangano produttivi e coinvolti.

Non esitare a condividere la tua opinione o a descrivere il tuo approccio all’ottimizzazione dell’ufficio nella sezione dei commenti.

Costruire il posto di lavoro ibrido

Per saperne di più

https://blogs.cisco.com/collaboration/how-intelligent-is-your-workplace

https://blogs.cisco.com/collaboration/a-blueprint-for-hybrid-workplaces

https://blogs.cisco.com/collaboration/safe-at-the-office-productive-anywhere-with-webex-10x-better-experiences