O escritório nunca mais será o mesmo — e talvez isso seja muito bom.
De acordo com uma pesquisa conduzida pela Dimensional Research, 53% das maiores organizações planejam reduzir o tamanho de seu espaço de escritório e mais de três quartos aumentarão a flexibilidade de trabalho. Esta é uma consequência direta e duradoura do recente aumento do trabalho em casa.
As empresas veem uma oportunidade de reduzir imóveis e economizar despesas com trabalho remoto em alta, mas a matemática é realmente tão simples? A menos que as empresas façam cortes em sua força de trabalho, o número de funcionários que sustentam permanecerá o mesmo. E com um modelo de local de trabalho híbrido, eles enfrentarão uma situação em que as taxas de ocupação de escritório são imprevisíveis, pois os funcionários têm mais flexibilidade para escolher onde querem trabalhar em um determinado dia.
Imagine uma empresa em tempos pré-pandêmicos em que todos os funcionários trabalhassem no escritório. Durante a pandemia, a taxa de ocupação caiu para menos de 50%. Portanto, a empresa assume que reduzir o tamanho do prédio em dois é uma coisa sensata a fazer porque eles sabem que é possível. Mas o que aconteceria se 70% dos funcionários aparecessem no escritório depois que a área de atividade fosse cortada pela metade? Para onde eles iriam e onde se sentariam?
O custo real dos bens imóveis
O uso de prédios é historicamente abaixo do ideal e pode ficar ainda pior à medida que as organizações planejam reduzir o espaço do escritório. Dado que as folhas de pagamento custam às empresas 10 vezes mais do que o espaço de escritório, qualquer programa de redução de custo em espaço de escritório que altere ligeiramente a produtividade do funcionário está fadado ao prejuízo. É fundamental que, antes de cortar custos imobiliários, as empresas analisem as necessidades reais de seus funcionários e tenham uma reflexão precisa sobre como eles usam o(s) prédio(s) de escritórios.
Enquanto as empresas planejam como voltar ao escritório, é hora de ver como otimizamos os espaços e melhoramos a experiência de todos os funcionários.
Os 5 objetivos da otimização de espaços
O projeto perfeito não existe. Cada empresa é única e tem que confiar em seus próprios dados (necessidades, escritórios e objetivos) e cultura. Eu listei 5 objetivos não exaustivos de otimização de espaços e diretrizes básicas de como os espaços de escritório podem ser otimizados.
A execução dessas diretrizes exige pensar simultaneamente em três eixos diferentes.
Em primeiro lugar, imóveis e como você os molda. Trata-se de garantir que as necessidades da força de trabalho (presente ou futuro) possam ser atendidas no local de trabalho.
Em segundo lugar, avaliar a cultura de reuniões da empresa e definir uma estratégia para treinar ou incentivar sua força de trabalho a mudar seus hábitos, se necessário. A cultura de reunião geralmente é baseada na confiança. Os funcionários devem se sentir confiantes de que seu prédio pode fornecer o que precisam, quando precisam.
E em terceiro lugar, desenvolver uma estratégia de tecnologia porque é improvável que você consiga ter sucesso na otimização imobiliária e na cultura de encontro se não tiver as ferramentas certas.
1) O mercado imobiliário está configurado de maneira ideal
Como saber se você tem o número ideal de salas e mesas? Ou que os espaços de reuniões têm as dimensões ideais com as comodidades adequadas e as melhores condições ambientais para os seus funcionários?
Há apenas um caminho: medir!
Em primeiro lugar, meça quanto espaço você tem, como seus funcionários o usam e seu nível de satisfação. Então repita. Os espaços sempre podem ser melhorados e nada fica parado, porque conforme você melhora, a empresa muda. Este é um processo contínuo e você precisa de tecnologia para fornecer dados, transformar dados em percepções e transformar percepções em ações. Sensores com tecnologia precisa de contagem de pessoas, acesso a calendários de sala e painel de análise o ajudarão a atingir esse objetivo, conforme explicado nestes artigos: Você pode me ver agora? Quando a IA usa uma máscara e Quão inteligente é o seu local de trabalho?.
2) As reuniões acontecem uniformemente ao longo do dia
Sempre fico surpreso ao ver como as rotinas se instalam em nossas vidas. Se puderem escolher entre 20 tarefas diferentes, as pessoas sempre escolherão aquela a que estão acostumadas — aquela com a qual se sentem confortáveis. Combine a rotina com o caminho de menor resistência e você acaba de criar hábitos que podem ser difíceis de quebrar.
É muito conveniente para mim convidar Sarah para uma reunião às 10h da manhã, quando suponho que ela esteja pronta e com o café recém feito. Mas 10h também é o horário de pico para ocupação de salas no meu prédio. Se eu soubesse que Sarah é madrugadora como eu, poderíamos fazer uma reunião às 8h da manhã e liberado aquela sala para outra pessoa.
Hábitos como esses criam alta demanda e picos de uso nas horas centrais. Saber a verdadeira disponibilidade dos funcionários e apresentar horários alternativos pode liberar um espaço valioso durante o horário comercial.
3) Os recursos são consumidos em tempo real
Um colega meu que trabalha para o departamento de instalações da Cisco mediu as probabilidades de reuniões fantasmas em salas com base no quanto antes eram reservadas. Seus resultados foram inequívocos. As salas reservadas minutos antes do uso são realmente usadas 100% do tempo. Salas reservadas com 2 semanas de antecedência tinham apenas 20% de chance de serem usadas. Chamamos de agendamento excessivo e não comparecimento às salas que foram reservadas pelos usuários, mas que acabam sendo parcialmente usadas ou não são nem usadas. Na verdade, 89% da força de trabalho diz que está frustrada com as experiências no escritório, classificando as salas de reunião que foram reservadas, mas não usadas como a 2a experiência mais frustrante, atrás apenas de colocar o equipamento da sala de reunião para funcionar.
Não há dúvida de que as salas devem ser consumidas mais perto de quando você realmente precisa delas. Então, sua tarefa realmente se torna: por que meus funcionários precisam reservar com antecedência?
Você encontrará vários motivos e várias soluções. Mas há outros benefícios em aproximar a necessidade e o consumo. As condições raramente mudam de um minuto para o outro, mas mudam ao longo de 2 semanas. Ainda há a mesma quantidade de pessoas naquela reunião? Eles estão presentes no escritório ou trabalhando em casa? Reservar, ou melhor, alocar um espaço de reunião mais próximo no tempo também dá a você a oportunidade de reservar o espaço certo e, assim, otimizar a capacidade e até a distância até a sala.
4) As salas são usadas em capacidade total
Também medimos a taxa de ocupação das salas. Isso foi novamente uma revelação. As salas estão sistematicamente acolhendo menos pessoas do que para o qual foram projetadas. Isso pode ser devido às comodidades em um determinado espaço. Por exemplo, os funcionários podem reservar grandes salas para pequenas reuniões porque são os únicos equipados com um quadro branco digital. Muitas vezes também é devido ao design imobiliário. O escritório pode ser projetado para picos de uso, mas esses picos raramente acontecem.
Você sabe exatamente quanto espaço é desperdiçado por não encher as salas?
Chamamos isso de excesso de capacidade de espaço, o espaço vazio médio que não é usado durante as reuniões. Resumindo, uma sala para 10 pessoas que seria usada em média por 2 pessoas representa um desperdício de 80% de assentos em salas de reunião. Assim, é muito importante não só medir se uma sala está ocupada, mas também a sua ocupação em termos de número de pessoas. A ocupação da sala é algo que os dispositivos Webex Rooms rastreiam continuamente.
5) As reuniões são híbridas
Com 98% das reuniões tendo pelo menos um participante remoto, os dispositivos de vídeo se tornam um componente indispensável para o futuro das salas de reunião. Salas sem dispositivos de vídeo isolarão os participantes remotos — forçando-os a ouvir em vez de se envolver.
Com vídeo em cada sala, você pode criar pontes entre as salas, com o efeito de ajudar a resolver os problemas 3 e 4 acima.
Figura 1: Como os prédios eram usados antes da COVID
Otimizar espaços não se trata apenas de economizar custos — trata-se de realmente melhorar as experiências da força de trabalho, reduzindo o atrito e permitindo que as pessoas realizem o trabalho de forma rápida e fácil.
Em minha postagem anterior, discuto como a Webex aborda e lida com esses desafios para que você possa otimizar seu local de trabalho, fornecer ambientes de trabalho mais seguros e garantir que os funcionários permaneçam produtivos e engajados.
Não hesite em compartilhar sua opinião ou nos dizer como você está abordando a otimização de escritórios na seção de comentários.
Crie o local de trabalho híbrido
Saiba mais
https://blogs.cisco.com/collaboration/how-intelligent-is-your-workplace
https://blogs.cisco.com/collaboration/a-blueprint-for-hybrid-workplaces
https://blogs.cisco.com/collaboration/safe-at-the-office-productive-anywhere-with-webex-10x-better-experiences
About The Author
