Per una collaborazione in team efficiente, attiva il video (come dicono i dati)

Riepilogo: La collaborazione in team, un componente chiave di un’azienda di successo, è l’atto di lavorare insieme ad altre persone per raggiungere un obiettivo condiviso e per ottenere maggiori risultati rispetto a quello che potresti ottenere lavorando da solo. In base agli ultimi dati, attivare il video durante le riunioni virtuali è fondamentale per una collaborazione efficiente. In questo post, parleremo della collaborazione in team, spiegheremo perché il video fa la differenza e come la tua società può coltivare una sana cultura incentrata sul video. Sommario:

La necessità del video, davvero ne hai bisogno durante le riunioni virtuali?
Cos’è la collaborazione in team?
In cosa consiste la collaborazione in team efficiente?
Quali competenze sono importanti per la collaborazione in team?
Perché la videoconferenza è importante per la collaborazione in team efficiente?
Uso attuale del video in riunioni virtuali
Affaticamento da video
Disponi della tecnologia di collaborazione giusta?
Sviluppo di una sana cultura incentrata sul video

La necessità del video, davvero ne hai bisogno durante le riunioni virtuali?

Il tuo ufficio è in disordine. Non ti sei truccata. Sei in ritardo. Non vuoi cambiarti quella comoda felpa. Il tuo gatto ha uno di quei giorni. Tutti possiamo avere migliaia di motivi per lasciare spento il video durante una riunione virtuale. A volte, è davvero la scelta giusta. Tuttavia, in base alla ricerca, ogniqualvolta è possibile dovresti accendere la videocamera. Per quanto riguarda la collaborazione in team, i dati recenti affermano che il video è un elemento essenziale per il successo quando lavori da remoto o con un team ibrido. Le persone che usano costantemente il video hanno oltre il doppio di probabilità di collaborare in modo più facile e quasi una volta e mezza più probabilità di affermare che rimanere in contatto con i colleghi è più facile. Approfondiamo l’argomento della collaborazione in team e il motivo per cui il video è così importante per lavorare in team in modo virtuale ed efficiente. Parleremo anche di come il tuo team può creare una sana cultura incentrata sul video.

Cos’è la collaborazione in team?

La collaborazione in team è l’atto di lavorare insieme ad altre persone per raggiungere un obiettivo condiviso e per ottenere maggiori risultati rispetto a quello che potresti ottenere lavorando da solo. In un contesto aziendale, include la collaborazione all’interno del proprio team (ad esempio, collaborazione tra persone all’interno del reparto tecnico) e la collaborazione tra team diversi (ad esempio, collaborazione tra reparto tecnico e reparto marketing). Inoltre, potrebbe anche includere la collaborazione con partner esterni alla società. Questo lavoro in team può svolgersi di persona o virtualmente, mediato dalla tecnologia di collaborazione in team (e-mail, messaggistica per team, videoconferenza, eccetera). Sebbene esistano molte definizioni di collaborazione, quella precedente include diversi temi chiave trattati nella letteratura accademica che parla di questo argomento. Esaminando la ricerca sulla collaborazione, ho trovato particolarmente adeguata la spiegazione seguente, tratta dal libro di Michael Schrage Shared Minds: The New Technologies of Collaboration. È riassunta bene in questo documento di Linda Peters e Charles Manz dell’Università del Massachusetts: “La collaborazione è un processo molto più ricco della comunicazione o del semplice lavoro in team. Comporta la creazione di valore che va oltre ciò che potrebbe essere creato con la comunicazione o il lavoro in team tradizionale (Schrage, 1990). Solo quando i membri del team realizzano che non possono fare tutto da soli e iniziano ad accettare e rispettare le utili informazioni, domande e idee degli altri, si può dire che iniziano a collaborare. Secondo Schrage (1990), il successo dello sforzo collaborativo può essere misurato in base ai risultati. In altre parole, è opinione diffusa che i team che collaborano in modo efficiente sono più innovativi, produttivi e soddisfatti dei team che non collaborano.” Questa definizione è d’ispirazione e sottolinea il potere della collaborazione efficiente, ossia la possibilità di creare qualcosa di più grande di quello che potresti fare da solo. Tuttavia, evidenzia anche le sfide della collaborazione e quanto possa essere difficile collaborare nel modo giusto. Esploriamo cosa si intende per collaborazione e quali competenze devi avere per collaborare con successo.

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In cosa consiste la collaborazione in team efficiente?

Come Peters e Manz fanno notare, i team che collaborano in modo efficiente sono più innovativi, completano più attività e sono più soddisfatti dei team che non collaborano o non collaborano bene, potremmo aggiungere noi. Ma oltre ai risultati positivi, cosa caratterizza una collaborazione in team di successo? Peters e Manz evidenziano i seguenti tre fattori che possono influenzare l’efficienza della collaborazione in team, con una particolare attenzione alla collaborazione virtuale:

Fiducia: i team che collaborano bene confidano nel fatto che tutti i membri del gruppo agiscono nei migliori interessi del team. Sanno di potersi fidare gli uni degli altri. Non temono che un membro del team faccia una scelta che sia a proprio vantaggio, ma danneggi il team e impedisca agli altri di raggiungere i propri obiettivi. Per creare un rapporto di fiducia, team virtuali (o ibridi) devono impegnarsi in un dialogo significativo, sfruttando pienamente la tecnologia di collaborazione.
Comprensione condivisa: tutti i membri del team comprendono e accettano l’obiettivo condiviso, la direzione strategica del team, le competenze che ciascuna persona deve portare nel team e come possono lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi. Le persone sono consapevoli di più del loro singolo contributo e questa prospettiva più ampia li motiva a lavorare insieme verso l’obiettivo comune.
Profondità delle relazioni: la ricerca (incluso questo pezzo classico) ha dimostrato che team virtuali di successo investono regolarmente nella creazione di relazioni con gli altri. Inoltre, relazioni più profonde possono aiutare ad aumentare la fiducia e la comprensione condivisa. Peters e Manz incoraggiano uno sforzo concertato per costruire relazioni il più possibile all’inizio del progetto o dell’iniziativa.

Quali competenze sono importanti per la collaborazione in team?

Ora che abbiamo parlato di cosa significa collaborazione efficiente, concentriamoci sulle competenze necessarie per eccellere nelle collaborazione. Ho brevemente riepilogato nove competenze fondamentali di seguito, prendendo spunti dal documento del 2014 Creating a Collaborative Organizational Culture della Kenan-Flagler Business School dell’Università del Nord Carolina (per una discussione più dettagliata, vedi questo blog). I collaboratori efficienti sono esperti di:

Come accogliere il cambiamento
Come chiedere input agli altri
Come condividere informazioni con gli altri
Come ascoltare per comprendere
Come fornire feedback costruttivo
Come utilizzare competenze di negoziazione
Come riconoscere e ricompensare gli altri
Come migliorare l’autoconsapevolezza
Come raggiungere il consenso

Un filo conduttore nella maggior parte di queste competenze è la necessità di comunicare bene. Nel nostro mondo di lavoro virtuale e ibrido, la comunicazione è diventata molto più complicata. Anziché collaborare di persona nello stesso spazio fisico, i team comunicano tramite diverse tecnologie di collaborazione, da videoconferenza e chiamata cloud a messaggi ed e-mail. Sebbene molto del lavoro migliore possa essere svolto tramite messaggi diretti o chiamate telefoniche, vedere le persone con cui parli può migliorare la comunicazione. La ricerca sottolinea l’importanza della comunicazione non verbale: ad esempio, nel capitolo Handbook of Communication and Social Interaction Skills , Judee Burgoon e Aaron Bacue dell’Università dell’Arizona citano l’evidenza che una parte significativa della comunicazione fondamentalmente è non verbale. Essere in grado di collaborare faccia a faccia ti aiuta a essere certo di non perdere segnali non verbali e di poter comunicare il più chiaramente possibile, qualcosa di fondamentale per una collaborazione di successo. E questo ci riporta alla videoconferenza.

Perché la videoconferenza è importante per la collaborazione in team efficiente?

La videoconferenza ti consente di vedere i tuoi colleghi “faccia a faccia” anche a chilometri di distanza. Attivando il video, sei certi di non perdere segnali non verbali importanti e puoi connetterti con un maggior numero di persone più profondamente. Dando a te stesso la migliore opportunità possibile di comprendere ed essere compreso dagli altri, ti metti nella giusta posizione per eccellere nelle diverse competenze necessarie per collaborare in modo efficiente, tra cui capacità di negoziazione, di ottenere il consenso, di fornire un feedback costruttivo e di ascoltare per comprendere. Tutto questo non sembra niente male, ma cosa dicono i dati? La comunicazione faccia a faccia virtuale aiuta davvero a facilitare la collaborazione efficiente? Dati di recenti studi (qui e qui) suggeriscono che è sicuramente di aiuto. Le persone che utilizzano regolarmente il video hanno:

4 volte più probabilità di dire che collaborare è più facile
6 volte più probabilità di dire che sono riusciti a empatizzare meglio con i colleghi
5 volte più probabilità di dire che entrare in contatto con i colleghi in qualsiasi luogo si trovino è più facile.

Al contrario, le persone che usano raramente il video hanno:

7 volte meno probabilità di sentirsi connessi alla strategia aziendale
2 volte più probabilità di dire che non sono soddisfatti della loro attuale società.

Nota: Per ulteriori dettagli, ecco un elenco più completo di statistiche di videoconferenza . Oltre a poter accedere a segnali non verbali preziosi per comprendere meglio gli altri, la comunicazione virtuale faccia a faccia offre altri vantaggi che aiutano a creare un ambiente di collaborazione ideale. Gli altri risultati della ricerca evidenziati sopra forniscono una possibile spiegazione del perché il video rende la collaborazione più facile. Rivediamo i tre elementi necessari per la collaborazione efficiente che Peters e Manz hanno evidenziato, fiducia, comprensione condivisa e profondità delle relazioni, e vediamo come associare i risultati sul video a tali elementi.

Fiducia e profondità delle relazioni: le persone che utilizzano regolarmente il video hanno maggiori probabilità di empatizzare con i colleghi. Mostrare empatia e ricevere empatia dagli altri può aiutare a creare un ambiente di fiducia e relazioni profonde, due degli elementi fondamentali per una collaborazione efficiente di cui abbiamo parlato prima.
Comprensione condivisa: le persone che utilizzano raramente il video hanno anche meno probabilità di sentirsi connesse alla strategia aziendale, forse per mancanza di comprensione condivisa e impegno verso gli obiettivi del team necessari per una collaborazione eccellente.

Considerando questi promettenti risultati, vale la pena valutare l’uso del video nella tua società. Puoi intraprendere altre azioni per coltivare una sana cultura incentrata sul video?

Uso attuale del video in riunioni virtuali

Nonostante i vantaggi del video, solo il 58% di lavoratori da remoto attiva sempre il video quando partecipa a riunioni da casa. Perché il video non viene utilizzato da più persone? Come puoi incoraggiare il tuo team a integrare il video nel proprio flusso di lavoro in modo da poter ottenere tutti i vantaggi della collaborazione?

Affaticamento da video

In primo luogo, ammettiamo il problema: l’affaticamento da video. L’affaticamento da video senza dubbio esiste ed è probabilmente uno dei motivi principali per cui le persone non utilizzano regolarmente il video. Considera che il 61% di lavoratori da remoto dichiara che l’affaticamento da video è aumentato da quando ha iniziato a lavorare da casa. Jeremy Bailenson dell’Università di Stanford ha teorizzato ampiamente sul motivo per cui l’affaticamento da video può verificarsi, identificando possibili cause, tra cui contatto visivo prolungato a distanza ravvicinata e stress dovuto al guardare la propria immagine riflessa nel video “tutto il giorno”. Ma anziché abbandonare il video completamente, puoi adottare alcune strategie per un uso sano del video, in modo da poter sfruttare i vantaggi della collaborazione e contemporaneamente limitare potenziali problemi. Ad esempio, considera la pianificazione di un giorno senza riunioni ogni settimana per concentrarti sul lavoro e incoraggiare le persone a spegnere il video evitando di vedere la propria immagine tutto il giorno. Considera anche l’offerta di una formazione sulla presenza video in modo che i dipendenti si sentano più sicuri davanti alla videocamera e non si sentano ulteriormente stressati dalla necessità di dover apparire bene. Un aggiornamento sulle procedure ottimali può essere sempre di aiuto, anche se il tuo team sta utilizzando la videoconferenza da anni.

Disponi della tecnologia di collaborazione giusta?

Disporre della giusta tecnologia di collaborazione può fare la differenza nella tua esperienza di riunione video. Stai utilizzando software di videoconferenza intelligente che consente ai dipendenti di connettersi facilmente? I dipendenti dispongono dell’hardware di cui hanno bisogno per esperienze video di alta qualità? La maggior parte delle persone (90%) afferma che l’esperienza di riunione da casa può essere migliorata. Sfide comuni includono rumore di fondo indesiderato, troppe persone che parlano contemporaneamente, impossibilità di discutere in modo efficiente e qualità Internet scadente.

La giusta tecnologia di collaborazione può aiutare molto a mitigare queste sfide e consentire ai dipendenti di partecipare di più alle riunioni video. In un sondaggio per lavoratori remoti, i partecipanti hanno identificato diverse funzioni e strumenti principali che migliorerebbero l’esperienza di riunione virtuale, tra cui rimozione dei rumori di fondo, strumenti di lavagna digitale, qualità video regolata automaticamente in base alla larghezza di banda e dispositivi migliori per riunioni e collaborazione. Di seguito alcune domande da prendere in considerazione quando valuti lo stack tecnologico per le tue riunioni video:

Devi fornire ai dipendenti webcam, cuffie e illuminazione di qualità in modo che si sentano più a loro agio in video?
I membri del team hanno bisogno di monitor aggiuntivi o dispositivi di collaborazione all-in-one per collaborare più comodamente?
La tua soluzione di videoconferenza offre funzioni intelligenti che possono ridurre l’affaticamento, come audio direzionale, rimozione dei rumori di fondo e inquadratura della videocamera intelligente?
La tua piattaforma per riunioni video offre anche lavagna digitale e annotazione di contenuti in modo che tutti possano facilmente discutere e partecipare?
Durante le riunioni video, le persone possono interagire in più modi, tra cui sondaggi, chat, Q&A, riconoscimento gesti ed emoji?
La tua soluzione offre trascrizione e traduzione in tempo reale per superare le barriere linguistiche e aiutare tutti a seguire?
Il tuo team può trarre vantaggio da display dedicati specificatamente a ridurre l’affaticamento degli occhi ottimizzando luminosità e contrasto?

Sviluppo di una sana cultura incentrata sul video

Mentre continuiamo a reinventare la collaborazione in quest’era del lavoro ibrido, una sana cultura incentrata sul video può svolgere un ruolo fondamentale nel successo della tua azienda. Con confini studiati per proteggersi da affaticamento da video e con la giusta tecnologia, il tuo team può trarre vantaggio dal potenziale del video per stringere relazioni più profonde, creare fiducia e comprensione condivisa e aiutare la tua collaborazione a eccellere.

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