효과적인 팀 협업을 위해 비디오를 켜야 하는 이유(데이터 근거 있음)

요약: 성공적인 비즈니스의 핵심 구성 요소인 팀 협업은 다른 사람들과 협력하여 공통의 목표를 달성하고 혼자 힘으로 할 수 있는 것보다 더 많은 일을 완수하는 행위입니다. 최근 데이터에 따르면 가상 미팅 도중 비디오를 켜는 것이 효과적인 협업의 필수 요소라고 합니다. 이 게시물에서는 팀 협업이 무엇인지, 비디오가 차이를 만드는 이유는 무엇인지, 기업은 어떠한 방식으로 건강한 비디오 우선 문화를 조성할 수 있는지 알아봅니다. 목차:

• 가상 미팅 중 비디오가 정말 꼭 필요한가요?
• 팀 협업이란?
• 효과적인 팀 협업은 어떤 모습인가요?
• 팀 협업에 중요한 기술은 무엇인가요?
• 비디오 회의가 효과적인 팀 협업에 중요한 이유는 무엇인가요?
• 가상 미팅의 비디오 사용 현황
• 비디오 피로도에 대해 알아보기
• 올바른 협업 기술을 보유하고 있나요?
• 건강한 비디오 우선 문화 구축  

가상 미팅 중 비디오가 정말 꼭 필요한가요?

업무 공간이 엉망이거나, 메이크업을 하지 않았거나, 늦게 일어났거나, 포근한 트레이닝복을 갈아입고 싶지 않거나, 반려묘의 컨디션이 안 좋을 수도 있습니다. 가상 미팅 중 비디오를 끈 상태로 유지하고 싶은 이유는 셀 수 없이 많을 겁니다. 그리고 어떤 경우는 그렇게 하는 게 옳을 때도 있습니다. 그러나 연구에 따르면, 가능한 한 항상 카메라를 켜두어야 한다고 합니다. 최신 데이터에서 팀 협업의 경우, 비디오는 원격 근무를 하거나 하이브리드 팀과 일할 때 성공을 위한 필수 요소인 것으로 나타났습니다. 비디오를 꾸준히 사용하는 사람들은 협업을 더 쉽게 진행할 가능성이 2배 더 높고 동료들과 더 쉽게 연결할 가능성이 약 1.5배 더 높은 것으로 나타났습니다. 팀 협업이란 무엇인지, 그리고 비디오가 효과적인 가상 팀워크에 그토록 중요한 역할을 하는 이유가 무엇인지 자세히 살펴보겠습니다. 팀이 어떠한 방법으로 건강한 비디오 우선 문화를 조성할 수 있는지도 알아보겠습니다.

팀 협업이란?

팀 협업은 다른 사람들과 협력하여 공통의 목표를 달성하고 혼자 힘으로 할 수 있는 것보다 더 많은 일을 완수하는 행위입니다. 비즈니스 맥락에서 여기에는 팀 내 협업(예: 엔지니어링 부서 내 사람들의 협업) 및 팀 간 협업(예: 엔지니어링 부서와 마케팅 부서의 협업)이 포함됩니다. 아울러 여기에는 회사 외부 파트너와의 협업도 포함될 수 있습니다. 이러한 팀워크는 대면 방식으로 이루어지거나, 팀 협업 기술(이메일, 팀 메시징, 비디오 회의 등)을 매개체로 하는 가상 방식으로 진행될 수 있습니다. 협업에는 여러 가지 정의가 있지만, 위에 언급한 내용은 해당 주제에 대한 학술 문헌에서 다룬 여러 가지 핵심 주제를 요약하고 있습니다. 협업 연구를 조사하는 과정에서, 저는 개인적으로 Michael Schrage의 저서 Shared Minds: The New Technologies of Collaboration에서 발췌한 아래의 설명이 특히 마음에 들었습니다. 본 게시물에서는 매사추세츠 대학교 애머스트 캠퍼스의 Linda Peters와 Charles Manz가 일목요연하게 요약한 버전으로 해당 설명을 소개하겠습니다. “협업은 커뮤니케이션이나 간단한 팀워크보다 훨씬 더 풍부한 프로세스이다. 이 과정에는 전통적인 커뮤니케이션이나 팀워크로 만들어낼 수 있는 범위를 넘어서는 가치 창출이 수반된다(Schrage, 1990). 혼자서 모든 것을 해낼 수는 없다는 사실을 깨닫고 다른 사람들의 통찰력, 질문, 아이디어를 받아들이고 존중하기 시작할 때야 비로소 협업이 이루어지기 시작한다. Schrage(1990)에 따르면, 협업 작업의 성공은 결과로 측정할 수 있다. 달리 말하자면, 협업하지 않는 팀보다 효과적으로 협업하는 팀이 더 혁신적이고, 생산적이고, 만족도가 높다는 게 많은 사람들의 통념인 것이다.” 이러한 정의는 올바른 협업의 힘을 다시금 일깨워줍니다. 혼자서 할 때보다 훨씬 더 훌륭한 결과를 만들어낼 수 있는 것이 협업의 힘입니다. 그러나 이는 협업의 어려움과 이를 올바르게 해내기가 얼마나 어려운지 보여주는 지표이기도 합니다. 효과적인 협업이란 어떤 모습이고 성공적으로 협업하는 데 필요한 기술은 무엇인지 자세히 알아보겠습니다.

효과적인 팀 협업은 어떤 모습인가요?

Peters와 Manz가 언급했듯이, 효과적으로 협업하는 팀은 협업을 하지 않거나 협업을 제대로 하지 못하는 팀보다 더 혁신적이고, 더 많은 일을 해내며, 만족도가 더 높습니다. 그러나 긍정적인 결과 외에 성공적인 팀 협업의 특징에는 또 무엇이 있을까요? Peters와 Manz는 특히 가상 협업에 주목하여, 팀의 협업이 효과적인지 여부에 영향을 미치는 다음 세 가지 요소를 설명했습니다.

• 신뢰도: 협업을 잘 하는 팀은 그룹 내의 모두를 서로 신뢰하여 팀에 최선의 이익을 도모하는 역할을 합니다. 이들은 서로를 신뢰할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 다른 팀원이 본인에게만 득이 되고 팀 전체를 해치며 목표 달성 역량을 저해하는 선택을 할까봐 두려워하지 않습니다. 이러한 신뢰를 쌓으려면 가상(또는 하이브리드) 팀은 유의미한 대화에 참여해 협업 기술을 신중하게 활용하여 이를 실현할 수 있도록 해야 합니다.
• 공통된 이해: 팀에 속한 모든 일원이 공통의 목표, 팀의 전략적 방향, 개개인이 팀에서 발휘하는 기술, 그리고 목표를 달성하기 위한 협력 방법을 이해하고 수용합니다. 팀원들은 단순히 자신이 공을 세우는 것보다 더 중요한 게 있다는 것을 알고 있으며 이러한 폭넓은 견해는 목표를 향해 협업할 수 있는 동기를 부여합니다.
• 관계의 깊이: 기존의 문헌을 비롯한 연구에 따르면, 성공적인 가상 팀은 서로의 관계를 쌓는 데 정기적인 시간을 투자한다고 합니다. 그뿐만 아니라, 관계가 깊어질수록 신뢰도와 공유된 이해의 폭이 더 커집니다. Peters와 Manz는 프로젝트 또는 이니셔티브 시작 시 가능하면 최대한 합심하여 친밀한 관계를 구축하는 데 노력을 기울이라고 장려합니다.

팀 협업에 중요한 기술은 무엇인가요?

지금까지 효과적인 협업은 어떤 모습인지 살펴보았습니다. 이제 뛰어난 협업을 실현하는 데 필요한 기술은 무엇인지 중점적으로 살펴보겠습니다. 아래는 노스캐롤라이나 대학교 Kenan-Flagler 경영대의 2014년 논문 Creating a Collaborative Organizational Culture(협업하는 조직 문화 조성하기)에서 인사이트를 참고하여 9가지 핵심 협업 기술을 요약한 내용입니다(자세한 내용은 이 블로그 게시물을 참고하세요). 협업에 강한 사람들은 다음 사항을 잘 알고 있습니다.

1. 변화를 수용하는 방법
2. 다른 사람에게 의견을 요청하는 방법
3. 다른 사람과 정보를 공유하는 방법
4. 경청을 통해 이해하는 방법
5. 건설적인 피드백을 제공하는 방법
6. 협상 기술을 사용하는 방법
7. 다른 사람을 인정하고 보상을 제공하는 방법
8. 자기 인식을 향상하는 방법
9. 합의에 도달하는 방법

이러한 기술을 관통하는 한 가지 공통된 맥락은 커뮤니케이션을 잘해야 한다는 점입니다. 그리고 가상 업무와 하이브리드 업무가 혼재된 오늘날과 같은 시대에 커뮤니케이션은 훨씬 더 복잡해졌습니다. 팀원들은 같은 물리적인 공간에서 얼굴을 보며 함께 일하는 대신, 비디오 회의에서 클라우드 통화, 메시징, 이메일 같은 여러 가지 협업 기술을 통해 서로 연결하고 있습니다. 메시지나 전화 통화로도 많은 업무를 탁월하게 해낼 수 있긴 하지만, 대화 상대를 직접 보면서 말하면 커뮤니케이션 경험을 향상할 수 있습니다. 연구에서는 비언어적 커뮤니케이션의 중요성을 강조합니다. 예를 들어 애리조나 대학교의 Judee Burgoon와 Aaron Bacue가 저술한 Handbook of Communication and Social Interaction Skills(커뮤니케이션 및 사회적 상호작용 기술 안내서)에 따르면, 커뮤니케이션의 상당히 많은 부분을 비언어적 상호작용이 차지한다는 증거를 제시합니다. 서로 얼굴을 맞대고 협업할 수 있는 경우 이러한 비언어적 신호를 놓치지 않는 데 도움이 되며 최대한 명확하게 커뮤니케이션할 수 있습니다. 이는 성공적인 협업을 위한 필수 요소입니다. 그리고 이는 비디오 회의로도 이어집니다.

비디오 회의가 효과적인 팀 협업에 중요한 이유는 무엇인가요?

비디오 회의를 사용하면 물리적으로 멀리 떨어져 있어도 동료들과 “얼굴을 맞대고” 서로를 볼 수 있습니다. 비디오를 켜면 중요한 비언어적 신호를 놓치지 않게 되며 사람들과 더 긴밀하게 연결될 수 있습니다. 내가 다른 사람을 이해하고 다른 사람이 나를 이해할 수 있는 최상의 기회를 제공하면 협상, 합의 도달, 건설적인 피드백 제공, 이해를 위한 경청을 포함한 효과적인 협업을 위한 다양한 기술에서 뛰어난 역량을 발휘할 수 있습니다. 모든 것은 이론적으로 타당하게 들립니다. 그렇다면 실제 데이터에는 어떻게 나와 있을까요? 가상의 면대면 커뮤니케이션이 효과적인 협업을 촉진하는 데 정말로 도움이 될까요? 최신 연구(여기 및 여기)의 데이터에 따르면 분명히 그렇다고 합니다. 비디오를 정기적으로 사용하는 사람들의 특징은 다음과 같습니다.

• 협업이 더 쉽다고 말할 가능성이 4배 더 높음.
• 동료에 대한 공감력이 높아진 것을 경험했다고 말할 가능성이 6배 더 높음.
• 어떤 장소에서든 동료들과 더 쉽게 연결할 수 있다고 말할 가능성이 5배 더 높음.

이와 반대로, 비디오를 거의 사용하지 않는 사람들의 특징은 다음과 같았습니다.

• 회사 전략에 대한 연대감을 느낄 가능성이 7배 더 낮음.
• 현재 회사에 대해 만족한다고 말할 가능성이 2배 더 낮음.

참고: 자세한 인사이트를 참고하려면 비디오 회의 통계의 전체 목록을 확인하세요. 가상의 면대면 커뮤니케이션은 최적의 이해를 위한 중요한 비언어적 신호를 포착할 수 있는 것 외에도, 이상적인 협업 환경을 조성하는 데 도움이 되는 기타 이점을 제공합니다. 위에서 언급한 연구의 다른 결과는 비디오가 더 수월한 협업을 촉진하는 데 도움이 되는 이유를 밝히기도 했습니다. Peters와 Manz가 강조한 효과적인 협업에 필요한 세 가지 요소인 신뢰도, 공유된 이해, 관계의 깊이를 다시 살펴보고 비디오 관련 연구 결과가 이러한 요소와 어떻게 연관이 있는지 자세히 알아보겠습니다.

• 신뢰도 및 관계의 깊이: 정기적으로 비디오를 사용하는 사람은 동료에 대한 공감력이 높아지는 경험을 할 가능성이 더 큽니다. 공감을 표현하고 다른 사람에 대한 공감을 경험할 경우 위에서 언급했던 효과적인 협업을 위한 요소 중 두 가지인 신뢰도와 두터운 관계를 쌓는 환경을 조성할 수 있습니다.
• 공통된 이해: 비디오를 거의 사용하지 않는 사람은 회사 전략에 대한 연대감을 느낄 가능성이 낮고, 최고의 협업에 필요한 팀 목표에 대한 공유된 이해와 노력이 부족할 수 있습니다.

이러한 확고한 결과를 감안한다면 귀사의 비디오 사용 실태를 평가할 만한 가치가 있을 것입니다. 건강한 비디오 우선 문화를 조성하기 위해 진행할 수 있는 추가 단계가 있을까요?

가상 미팅의 비디오 사용 현황

비디오의 이점에도 불구하고, 원격 근무자의 58%만이 집에서 미팅에 참여할 때 비디오를 꾸준히 사용하고 있습니다. 더 많은 사람들이 비디오를 사용하지 않는 이유는 무엇일까요? 그리고 팀원들이 비디오를 워크플로우에 통합하도록 장려하여 협업과 관련된 모든 이점을 누리려면 어떻게 해야 할까요?

비디오 피로도에 대해 알아보기

우선, 모두가 알고 있지만 선뜻 이야기하지 않는 문제를 인정해야 합니다. 바로 비디오 피로도입니다. 비디오 피로도는 사람들이 비디오를 정기적으로 사용하지 않는 거의 확실한 주요 원인입니다. 원격 근무자의 61%가 재택 근무를 시작한 이래로 화상 회의 피로도가 높아졌다고 답변했습니다. 스탠포드 대학교의 Jeremy Bailenson은 비디오 피로도가 발생하는 이유에 대해 광범위하게 이론을 제시해왔습니다. 여기에서 규명하는 가능한 원인에는 가까운 거리에서 오랫동안 시선을 맞추는 것, 자신의 모습이 담긴 비디오 영상을 “온종일 거울처럼” 들여다보는 데서 오는 피로감 등이 포함됩니다. 그러나 비디오를 완전히 꺼버리는 대신, 건강한 비디오 사용을 위한 전략을 도입하여 협업에 도움이 되는 이점은 살리는 동시에 잠재적인 문제는 완화할 수 있습니다. 예를 들어, 업무 집중력을 높이기 위해 일주일에 하루는 미팅이 없는 요일을 정하고, 셀프 뷰 기능은 해제하여 온종일 거울을 보는 듯한 현상을 방지하는 방안을 고려해보세요. 비디오 프레즌스 교육도 제공하여 직원들이 카메라 앞에서 편안함을 느끼고, 타인에게 좋은 인상을 주고자 스트레스를 받지 않도록 하는 방법도 고려하시기 바랍니다. 새로운 모범 사례는 항상 도움이 될 수 있으며, 팀원들이 수년간 비디오 회의를 사용해온 경우라도 마찬가지입니다.

올바른 협업 기술을 보유하고 있나요?

올바른 협업 기술을 보유하면 화상 회의 경험의 성패를 좌우할 수 있습니다. 직원들이 쉽게 연결할 수 있는 지능형 비디오 회의 소프트웨어를 활용하고 있나요? 직원들은 고품질 비디오 경험에 필요한 올바른 하드웨어를 보유하고 있나요? 대부분 사람들(90%)은 홈 미팅 경험에 개선해야 할 점이 있다고 답변했습니다. 공통된 문제에는 원치 않는 배경 잡음, 너무 많은 사람들이 동시에 말하는 것, 효과적인 브레인스토밍 기능의 부재, 낮은 인터넷 품질 등이 포함됩니다. 올바른 협업 기술은 이러한 문제를 완화하고 직원들의 화상 회의 참여율을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 원격 근무자를 대상으로 한 설문조사에 따르면, 설문 참가자들이 가상 미팅 경험을 개선하는 데 도움이 될 것으로 생각하는 몇 가지 주요 기능과 툴에는 배경 잡음 제거, 디지털 화이트보드 툴, 대역폭 조건에 따라 자동으로 조정되는 비디오 품질, 미팅 및 협업을 위한 개선된 디바이스 등이 포함된 것으로 나타났습니다. 다음은 화상 회의 기술 스택을 평가할 때 고려해야 할 몇 가지 질문입니다.

• 팀원들에게 편안하게 협업할 수 있는 공간을 제공하기위한 추가 모니터 또는 올인원 협업 디바이스가 필요한가요?
• 팀원들에게 편안한 협업 공간을 제공하기 위한 추가 모니터 또는 올인원 협업 디바이스가 필요한가요?
• 비디오 회의 솔루션이 방향 오디오, 배경 잡음 제거, 스마트 카메라 프레이밍 등 비디오 피로도를 줄일 수 있는 지능형 기능을 제공하나요?
• 또한 화상 회의 플랫폼은 모두가 쉽게 브레인스토밍을 수행하고 참여할 수 있는 화이트보드 및 콘텐츠 주석 기능을 제공하나요?
• 화상 회의 중 사람들이 설문조사, 채팅, Q&A, 제스처 인식, 이모티콘을 비롯한 다양한 방식으로 참여할 수 있나요?
• 귀사의 솔루션은 언어 장벽을 없애고 모두가 따라올 수 있는 실시간 자막 처리 및 번역을 제공하나요?
• 팀원들은 밝기와 대비를 최적화하여 눈의 피로를 줄일 수 있도록 설계된 디스플레이의 이점을 활용하고 있나요?

건강한 비디오 우선 문화 구축

이러한 하이브리드 근무 시대에 협업의 정의를 지속적으로 재해석하는 과정에서, 건강한 비디오 우선 문화는 기업의 성공에 중대한 역할을 할 수 있습니다. 비디오 피로도를 방지할 수 있는 사려 깊은 방책을 마련하고 적절한 기술을 보유한다면 팀원들은 비디오의 잠재적인 이점을 모두 활용하여 팀 내 관계를 강화하고, 신뢰도와 공유된 이해를 구축하고, 협업의 지속적인 성공을 뒷받침할 수 있습니다. 

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화상 회의를 언제나 완벽하게 설정하는 방법 비디오가 기업 문화에 미치는 영향