Pour un travail d'équipe efficace, allumez votre caméra (ce sont les données qui le disent)

Résumé : véritable élément essentiel de toute entreprise performante, la collaboration en équipe correspond à la capacité à travailler ensemble afin d’atteindre un objectif commun et à accomplir davantage collectivement plutôt qu’individuellement. Des données récentes suggèrent qu’allumer sa caméra pendant les réunions virtuelles est indispensable pour une collaboration efficace. Dans cet article, nous allons explorer le thème de la collaboration en équipe, expliquer pourquoi l’utilisation de la vidéo fait une grande différence, et découvrir comment votre entreprise peut parvenir à cultiver un cadre de travail sain axé sur la vidéo. Sommaire :

La vidéo : en a-t-on vraiment besoin pendant une réunion virtuelle ?
Qu’est-ce que la collaboration en équipe ?
À quoi ressemble une collaboration en équipe efficace ?
Quelles sont les compétences nécessaires pour la collaboration en équipe ?
Pourquoi les visioconférences sont-elles importantes pour une collaboration en équipe efficace ?
L’utilisation actuelle de la vidéo dans les réunions virtuelles
Parlons de la fatigue liée à l’utilisation de la vidéo
Disposez-vous de la bonne technologie de collaboration ?
Mettre en place un cadre de travail sain axé sur la vidéo

La vidéo : en a-t-on vraiment besoin pendant une réunion virtuelle ?

Votre bureau est en désordre. Vous ne portez aucun maquillage. Vous êtes en retard. Vous avez envie de garder votre pull douillet. Votre chat ne vous laisse pas en paix. Nous avons tous des centaines de raisons pour ne pas activer notre caméra pendant une réunion virtuelle. Et parfois, c’est la bonne décision à prendre. Néanmoins, selon les recherches, il est conseillé de l’allumer autant que possible. Dans le domaine de la collaboration en équipe, des données récentes suggèrent que la vidéo constitue un composant essentiel de la réussite lorsque vous travaillez à distance ou avec une équipe hybride. Les personnes qui allument systématiquement leur caméra sont deux fois plus susceptibles de trouver qu’il est plus facile de collaborer, et près de 1,5 fois plus susceptibles de dire qu’il est plus facile d’entrer en contact avec les collègues. Nous allons à présent nous plonger dans le thème de la collaboration en équipe, et nous vous expliquerons pourquoi la vidéo est si importante pour garantir l’efficacité du travail d’équipe virtuel. Nous allons également aider votre équipe à mettre en place un cadre de travail sain axé sur la vidéo.

Qu’est-ce que la collaboration en équipe ?

La collaboration en équipe correspond à la capacité à travailler ensemble afin d’atteindre un objectif commun et à accomplir davantage collectivement plutôt qu’individuellement. Dans un cadre professionnel, ce terme peut inclure la collaboration au sein de l’équipe (par ex. la collaboration des membres au sein du service ingénierie) et la collaboration entre équipes (par ex. la collaboration entre les services ingénierie et marketing). Il peut également s’agir de la collaboration avec des partenaires extérieurs à votre entreprise. Qu’il ait lieu en personne ou virtuellement, ce travail d’équipe est rendu possible grâce aux outils technologiques de la collaboration en équipe (e-mail, messagerie d’équipe, visioconférences, etc.). Bien qu’il existe de nombreuses définitions pour le terme collaboration, celle que nous avons mentionnée englobe plusieurs thèmes centraux de la littérature spécialisée sur le sujet. Lorsque j’ai effectué mon travail de recherche sur la collaboration, j’ai particulièrement apprécié la définition que j’ai trouvée dans le livre de Michael Schrage intitulé « Shared Minds: The New Technologies of Collaboration » (Esprits communs : les nouvelles technologies de collaboration). Sa vision est habilement résumée dans cet article de Linda Peters et Charles Manz de l’université du Massachusetts : « La collaboration est un processus bien plus riche que la communication ou le simple travail d’équipe. Elle implique une création de valeur bien supérieure à celle obtenue à l’aide de la communication ou du travail d’équipe traditionnel (Schrage, 1990). Dès le moment où les membres de l’équipe comprennent qu’ils ne pourront tout accomplir par eux-mêmes, qu’ils acceptent et respectent les commentaires, questions et idées des autres, alors la collaboration dévoile pleinement ses possibilités. D’après Schrage (1990), le succès de l’effort collaboratif se mesure par ses résultats. En d’autres termes, il est largement admis que les équipes capables de collaborer sont bien plus innovantes, productives et satisfaites de leur travail que les équipes qui ne collaborent pas. » Cette définition nous rappelle le pouvoir d’une bonne collaboration, qui nous permet d’obtenir de bien meilleurs résultats qu’un travail solitaire. Néanmoins, elle souligne également les défis que représente la collaboration, et comme il peut être difficile de l’exécuter correctement. Découvrons à présent en détail les caractéristiques d’une collaboration efficace et les compétences nécessaires à son succès.

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À quoi ressemble une collaboration en équipe efficace ?

Comme l’ont indiqué Peters et Manz, les équipes qui collaborent sont plus innovantes, efficaces et satisfaites de leur travail que les équipes qui ne collaborent pas ou, pourrions-nous ajouter, qui ne collaborent pas correctement. Mais outre les résultats positifs, qu’est-ce qui caractérise une collaboration en équipe réussie ? Peters et Manz évoquent les trois facteurs suivants, qui peuvent avoir une influence sur l’efficacité de votre collaboration en équipe, en particulier dans le cas d’une collaboration virtuelle :

La confiance : une équipe collabore correctement lorsque ses membres se font tous confiance pour agir dans le meilleur intérêt de l’équipe. Ils savent qu’ils peuvent compter les uns sur les autres. Ils ne craignent pas qu’un membre de l’équipe puisse prendre une mauvaise décision qui servira ses bénéfices propres mais nuira à l’équipe et l’empêchera d’atteindre leur objectif. Afin d’établir une telle confiance, une équipe virtuelle (ou hybride) doit s’impliquer dans un important travail de dialogue, en tirant parti intelligemment des technologies de collaboration à sa disposition.
La compréhension commune : tous les membres de l’équipe comprennent et acceptent leur objectif commun, la direction stratégique de l’équipe, les compétences apportées par chacun d’entre eux, et leur méthode de travail en équipe en vue d’atteindre leurs objectifs. Ils ont conscience de la contribution individuelle de chacun, et cette perspective dans son ensemble les motive à travailler ensemble vers cet objectif.
La profondeur des relations : les recherches (notamment cet exemple classique) démontrent que les équipes virtuelles qui réussissent le mieux investissent régulièrement du temps pour établir des relations entre leurs membres. Par ailleurs, de meilleures relations peuvent contribuer à améliorer la confiance et la compréhension commune. Peters et Manz encouragent à un effort concerté visant à établir des relations profondes, et ce le plus rapidement possible après le début du projet ou de l’initiative.

Quelles sont les compétences nécessaires pour la collaboration en équipe ?

Maintenant que vous connaissez les caractéristiques d’une bonne collaboration en équipe, parlons un peu des compétences nécessaires pour atteindre une telle qualité de collaboration. Je vous résume ci-après les neuf compétences de collaboration essentielles, en m’inspirant du document de 2014 intitulé « Creating a Collaborative Organizational Culture » (Créer une structure organisationnelle collaborative) de l’école de commerce Kenan-Flagler de l’université de Caroline du Nord (pour une discussion plus détaillée à ce sujet, consultez cet article de notre blog). Un bon collaborateur sait :

Comment accepter le changement
Comment solliciter l’avis d’autrui
Comment partager des informations avec autrui
Comment écouter pour comprendre
Comment fournir un feedback constructif
Comment appliquer des compétences de négociation
Comment saluer et récompenser autrui
Comment améliorer la conscience de soi
Comment parvenir à un consensus

De bonnes capacités de communication sont indispensables à la majorité de ces compétences. Dans notre monde actuel, où le travail virtuel et hybride a pris une place importante, il est en outre devenu plus difficile de communiquer. Au lieu de travailler en face à face dans le même espace physique, les équipes se contactent à l’aide de nombreuses technologies collaboratives, de la visioconférence à l’appel cloud, en passant par le tchat et les e-mails. S’il est possible de fournir un excellent travail via la messagerie instantanée ou les appels téléphoniques, il demeure essentiel de voir son interlocuteur ou interlocutrice pour améliorer son expérience de communication. Les recherches soulignent l’importance de la communication non verbale : par exemple, dans un chapitre de leur « Handbook of Communication and Social Interaction Skills » (Guide des compétences en communication et interactions sociales), Judee Burgoon et Aaron Bacue de l’université d’Arizona démontrent qu’une grande partie de la communication entre deux personnes est en effet non verbale. Les collaborations en face à face permettent de conserver ces indications non verbales si importantes à une communication aussi claire que possible, ce qui est indispensable pour une collaboration réussie. Ce qui nous amène au sujet du jour : les visioconférences.

Pourquoi les visioconférences sont-elles importantes pour une collaboration en équipe efficace ?

Les visioconférences vous permettent de voir vos collègues en « face à face », même si vous vous trouvez à des kilomètres les uns des autres. En allumant votre caméra, vous vous assurez que votre interlocuteur ou interlocutrice ne manquera aucune de vos indications non verbales importantes, afin d’établir des liens plus profonds entre vous. En vous donnant toutes les possibilités de le ou la comprendre et d’être compris.e, vous vous mettez dans la position idéale pour exceller aux différentes compétences nécessaires à une collaboration efficace, notamment la négociation, l’atteinte d’un consensus, les retours constructifs et l’écoute pour une meilleure compréhension. Tout cela semble parfait, mais qu’indiquent les données ? La communication en face à face contribue-t-elle vraiment à une collaboration efficace ? Des données d’études récentes (ici et ici) suggèrent que oui, incontestablement. Les personnes qui allument régulièrement leur caméra sont :

4 fois plus susceptibles de trouver la collaboration plus facile.
6 fois plus susceptibles de ressentir une plus grande empathie de leurs collègues à leur égard.
5 fois plus susceptibles de ressentir une véritable connexion avec leurs collègues, où qu’ils se trouvent.

À l’inverse, les personnes qui allument rarement leur caméra sont :

7 fois moins susceptibles de se sentir véritablement impliquées dans la stratégie de leur entreprise.
2 fois plus susceptibles de se déclarer insatisfaites au sein de leur entreprise.

Remarque : pour plus d’informations, voici une liste complète des statistiques en matière de visioconférence. En plus de vous permettre de capter de précieuses indications non verbales afin de garantir une compréhension optimale, la communication virtuelle en face à face offre d’autres avantages qui aident à établir un environnement collaboratif idéal. Les recherches indiquées ci-dessus ont également apporté certaines précisions pouvant peut-être expliquer pourquoi la vidéo facilite tellement la collaboration. Revoyons les trois éléments nécessaires à une collaboration efficace, soulignés par Peters et Manz (la confiance, la compréhension commune et la profondeur des relations), et voyons comment les connecter aux découvertes concernant l’outil vidéo.

La confiance et la profondeur des relations : les personnes qui allument régulièrement leur caméra sont plus susceptibles de ressentir une plus grande empathie de leurs collègues à leur égard. La démonstration et la réception d’empathie d’autrui peuvent aider à établir un espace de confiance et des relations plus profondes, deux des ingrédients nécessaires à une collaboration efficace, comme indiqué précédemment.
La compréhension commune : les personnes qui allument rarement leur caméra sont également moins susceptibles de se sentir véritablement impliquées dans la stratégie de leur entreprise, peut-être parce qu’elles ressentent un manque de compréhension commune et d’implication dans les objectifs de l’équipe, nécessaires à une collaboration optimale.

Compte tenu de ces découvertes prometteuses, il convient d’évaluer l’utilisation de la vidéo par votre entreprise. Pouvez-vous prendre d’autres mesures en vue de cultiver un cadre de travail sain axé sur la vidéo ?

L’utilisation actuelle de la vidéo dans les réunions virtuelles

En dépit des avantages de la vidéo, seuls 58 % des télétravailleurs allument systématiquement leur caméra à leur domicile lors d’une réunion virtuelle. Pourquoi ce chiffre n’est-il pas plus élevé ? Et comment encourager votre équipe à intégrer la vidéo dans leur flux de travail afin de vous aider à tous tirer profit des avantages d’une bonne collaboration ?

Parlons de la fatigue liée à l’utilisation de la vidéo

Abordons tout d’abord la première chose qui semble évidente : la fatigue vidéo. Il s’agit indubitablement de la principale raison pour laquelle certaines personnes n’allument pas leur caméra régulièrement. On sait par exemple que 61 % des télétravailleurs estiment que leur fatigue liée aux visioconférences a augmenté depuis qu’ils et elles sont en télétravail. Jeremy Bailenson, de l’université de Stanford, a élaboré une vaste théorie sur les causes potentielles de la fatigue vidéo, lui permettant d’en identifier les différentes raisons, parmi lesquelles le contact visuel prolongé à faible distance et la fatigue résultant de la vision continue de sa propre image à l’écran. Mais plutôt que d’abandonner totalement la vidéo, il est possible d’adopter des stratégies afin d’optimiser un usage sain de la vidéo, pour vous permettre de profiter des avantages d’une collaboration réussie tout en réduisant les inconvénients potentiels. Par exemple, vous pouvez envisager de programmer une journée sans réunion par semaine afin de vous concentrer sur votre travail, et d’encourager les membres de votre équipe à éteindre leur caméra pour éviter la vision continue de leur image à l’écran. Vous pourriez également proposer une formation sur la présence vidéo, afin de donner à vos employé.es la confiance nécessaire pour allumer leur caméra et leur éviter le stress lié à leur image. Un rafraîchissement sur les bonnes pratiques est toujours utile, même si votre équipe utilise les visioconférences depuis des années.

Disposez-vous de la bonne technologie de collaboration ?

L’utilisation de la bonne technologie de collaboration peut également jouer un rôle décisif dans votre expérience de visioconférence. Tirez-vous suffisamment parti du logiciel intelligent de visioconférence qui permet une bonne connexion entre vos employé.es ? Vos employé.es disposent-ils et elles du matériel approprié pour une expérience vidéo de haute qualité ? La grande majorité des personnes interrogées (90 %) estiment que leur expérience de réunion en ligne depuis leur domicile pourrait être améliorée. Parmi les inconvénients les plus courants, figurent le bruit de fond indésirable, les personnes qui parlent simultanément, l’incapacité à effectuer un brainstorming efficace, et la mauvaise connexion Internet.

Une bonne technologie de collaboration peut vraiment faire la différence pour vous aider à atténuer ces inconvénients et à encourager vos employé.es à participer activement aux visioconférences. Dans une enquête réalisée auprès des télétravailleurs, les participant.es ont identifié plusieurs fonctionnalités et outils principaux qui leur permettraient d’améliorer leur expérience de réunions virtuelles, parmi lesquels la suppression du bruit de fond, les outils de tableau blanc numérique, l’ajustement automatique de la qualité vidéo en fonction de la bande passante, et de meilleurs appareils de réunion et de collaboration. Voici quelques questions à vous poser pour évaluer la qualité de vos outils technologiques de visioconférence :

Avez-vous besoin de fournir à vos employé.es des webcams, casques et sources d’éclairage de qualité pour qu’ils et elles se sentent plus à l’aise à l’écran ?
Les membres de votre équipe ont-ils besoin de davantage d’écrans ou d’appareils de collaboration tout-en-un pour leur permettre de collaborer en toute confiance ?
Votre solution de visioconférence dispose-t-elle de fonctionnalités intelligentes permettant de réduire la fatigue, comme par exemple un système audio directionnel, une suppression des bruits de fond et un cadrage de caméra intelligent ?
Votre plateforme de visioconférence propose-t-elle également un tableau blanc numérique et un outil d’annotation de contenu permettant à tout le monde de participer et de s’impliquer dans le processus de brainstorming ?
Pendant une visioconférence, est-il possible de participer de différentes façons, notamment par vote, tchat, questions/réponses, reconnaissance des gestes et émojis ?
Votre solution propose-t-elle une transcription et une traduction en temps réel afin de contourner la barrière de la langue et d’aider tout le monde à suivre la conférence ?
Votre équipe pourrait-elle bénéficier d’un design d’affichage permettant d’optimiser la luminosité et le contraste afin de réduire la fatigue visuelle ?

Mettre en place un cadre de travail sain axé sur la vidéo

Nous ne cessons de réinventer la collaboration dans un monde de travail hybride, c’est pourquoi un cadre de travail sain axé sur la vidéo peut jouer un rôle majeur dans le succès de votre entreprise. En mettant en place la bonne technologie et les bonnes mesures permettant de réduire la fatigue vidéo, votre équipe pourra tirer pleinement profit du potentiel de la vidéo afin de renforcer ses relations, d’établir une confiance collective et de participer au succès de votre collaboration.

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