Semplici passaggi per riunioni produttive
Con la maggior parte degli uffici chiusi e milioni di persone in tutto il mondo che lavorano da casa, le riunioni virtuali sono aumentate in modo significativo e affollano l’agenda quotidiana di tutti noi. Secondo uno studio di Bain & Company, i dipendenti trascorrono collettivamente il 15% del loro tempo nelle riunioni, mentre i dirigenti di livello più alto il 50%. “Il sovraccarico di riunioni, che è già un problema in molte organizzazioni, potrebbe essere esacerbato nel contesto attuale con il lavoro da casa”, ha affermato il Direttore ricerche di Gartner, Mike Fasciani. Noi siamo d’accordo. Solo sulla piattaforma Webex, abbiamo visto aumentare il numero di minuti di riunione al mese da ~ 7 miliardi a febbraio 2020 a 25 miliardi nel maggio 2020.
Riprendi il controllo
Per loro natura, e per necessità, le riunioni virtuali sono il motore che ci tiene in contatto. Ma visto che il 71% dei senior manager considera le riunioni improduttive, davvero dobbiamo rassegnarci al tempo perso nelle riunioni? La risposta è no: possiamo e dobbiamo riprendere il controllo. La domanda quindi è: “Come rimanere produttivi e prendere decisioni tempestive, senza passare troppo tempo nelle riunioni?” La risposta è meno riunioni, meno distrazioni e meno decisori. Ecco qualche consiglio per raggiungere questo obiettivo:
1) Se possibile, abbreviare le riunioni
Bisogna avere buon senso riguardo alla durata delle riunioni. Basta con le riunioni di 30 e 60 minuti: tutte le riunioni devono durare 5, 10 o 15 minuti in meno rispetto a prima. Gli organizzatori delle riunioni possono richiedere riunioni di 15 o 20 minuti se è il tempo sufficiente per l’ordine del giorno. Detto questo, bisogna ottimizzare in vista del risultato, non in termini di durata, e riunirsi solo per creare valore. Se una riunione rischia di durare di più ma allo scopo di prendere più decisioni ed evitare un’altra riunione, tanto meglio.
2) Ridurre al minimo la frequenza: less is more
Bisogna analizzare la cadenza delle riunioni ricorrenti. Le riunioni settimanali devono diventare bisettimanali. Quelle mensili, trimestrali. Sposta le riunioni settimanali a lunedì, mercoledì e venerdì, o a una volta a settimana. Calcola l’impegno settimanale 1: 1 e riducilo fino al 50%. In linea generale, tutte le riunioni ricorrenti possono essere replicate solo per le 4 sedute successive, il che aiuta a valutare meglio la necessità di quelle riunioni.
3) Chiedersi: “C’è bisogno di una riunione?”
Il futuro asincrono è ormai una realtà. Con orari di lavoro flessibili e fusi orari diversi, è più difficile trovare un orario in cui tutti siano disponibili. È opportuno valutare se è possibile raggiungere determinati obiettivi della riunione con uno spazio per il team o tramite la condivisione di documenti. Bisogna provare a convertire alcune riunioni in conversazioni Webex Teams annullando la riunione ed eseguire poi il debriefing per vedere se ha funzionato e questa modalità può essere ripetuta. Per cominciare, esegui test A/B attivi tra le riunioni e gli spazi Webex Teams per capire se una riunione poteva essere evitata. È incredibile quanti risultati si possano ottenere in uno spazio di lavoro che includa tutte le persone giuste.
4) Limitare il multitasking sfruttando il video
Bisogna incoraggiare più persone a utilizzare la modalità video in modo da impegnarle attivamente e averle veramente presenti. Molti si giovano dell’energia degli altri nella collaborazione e il video ci aiuta ad assorbire quell’energia. Aiuta anche a ridurre al minimo la tentazione di fare multitasking durante le riunioni. Se una persona fa multi-tasking durante una riunione, forse sarebbe meglio che non partecipasse: potrebbe invece utilizzare quel tempo per svolgere il lavoro. Ci saranno sempre ragioni legittime per disattivare il video, pur rimanendo impegnate e produttive nella riunione. Il punto in realtà è incoraggiare le persone a concentrarsi sulla riunione e a non fare multi-tasking.
5) Avvicinare il processo decisionale all’esecuzione
Bisogna valutare i partecipanti e ridurre gli intoppi studiando gli appunti delle riunioni passate. Se nelle ultime 3 riunioni qualcuno non ha contribuito affatto, meglio smettere di torturarlo costringendolo a partecipare. Se inviti un dipendente e il suo capo alla stessa riunione, devono sapere perché sono tenuti a partecipare entrambi. Cerca di avvicinare il più possibile il processo decisionale all’esecuzione (in basso nella gerarchia). Se hai invitato il CEO, avresti potuto invece invitare il VP senior che poi avrebbe riferito al CEO? Questo costringe tutti a crescere e dà anche più responsabilità alla persona che sta effettivamente implementando il lavoro.
6) Pianificare in anticipo e definire aspettative chiare
Nella preparazione è d’obbligo prevedere ordine del giorno, letture preliminari (se del caso) e follow-up dopo la riunione. Annulla le riunioni che non abbiano un ordine del giorno pubblicato prima. Annulla anche la prossima riunione ricorrente se qualcuno non ha messo in atto le azioni o gli insegnamenti emersi da quella precedente. (Suggerimento: si può usare Webex Assistant di Cisco che lo fa al posto tuo). Le riunioni hanno un costo e, senza gli investimenti appropriati da parte dei partecipanti, andrebbero annullate.
a. Letture preliminari e preparazione: Richiedi letture preliminari e inviale ai partecipanti con almeno 48 ore di anticipo. Le letture preliminari aiutano a chiarire gli obiettivi della riunione e obbligano a riflettere, metabolizzare e articolare le proprie idee prima della riunione. Il “patto sociale” qui è che i partecipanti devono leggere in anticipo la documentazione. Se una lettura preliminare non viene inviata in anticipo, sposta la riunione.
b. Ordine del giorno/azione di follow-up: L’organizzatore della riunione è responsabile della creazione e della condivisione dell’ordine del giorno (che può essere incluso con i materiali di lettura preliminare) e della pubblicazione degli action items della riunione. In assenza di questi due elementi, dovrebbe essere consentito non partecipare alla riunione.
c. Indicizzare: Uno dei vantaggi di avere l’ordine del giorno in anticipo è poter decidere di partecipare solo per il proprio argomento specifico. In tal caso, si può accedere all’ora concordata OPPURE chiedere a uno dei partecipanti alla riunione di inviarti un messaggio in Teams al momento opportuno.
d. Rispettare il tempo degli altri: Le riunioni non vanno prese come un modo per mettersi in pari. Il lavoro va svolto offline e non bisogna sprecare il tempo degli altri per aggiornarsi durante le riunioni. Se hai una domanda specifica su qualcosa o hai bisogno di ulteriori informazioni, contatta direttamente la persona appropriata dopo la riunione.
e. Disciplina: I team devono aggiornare costantemente gli artefatti delle riunioni, i dashboard, i report di stato e le metriche, per renderli disponibili agli altri in tempo utile. Gli altri devono segnarsi i link e consultarli in anticipo, in modo da poter porre domande pertinenti durante la riunione.
7) Riservare il tempo per mantenere gli impegni
Il calendario può essere d’aiuto:
a. Pianifica un momento dopo la riunione per portare a termine il lavoro. Riserva tempo per i tuoi impegni individuali per assicurarti di portarli a termine. Potrebbe trattarsi di una proposta da scrivere, di tempo per il coaching, di un incontro 1: 1 improvvisato o semplicemente di un po’ di tempo per pensare. Considera quel tempo come un impegno preso di organizzare una riunione.
b. Programma promemoria e date di consegna sui calendari degli altri. Le riunioni spesso servono a fare il punto sulle azioni intraprese. Una volta identificate le azioni, programma i tempi sui calendari per fornire quel risultato finale e assicurati che tali risultati siano forniti in uno spazio di Teams. In questo modo, puoi controllare in quel dato spazio senza bisogno di una riunione. Inoltre, se esiste un piano di progetto, continua ad aggiornarlo e fai riferimento a quello per verificare l’avanzamento rispetto a un’altra riunione.
8) Programma “giorni senza riunioni”
Considera di tenere alcuni giorni liberi da riunioni per permettere a tutti di lavorare indisturbati. Potrebbe essere utile per gli ingegneri, per esempio. Alcune organizzazioni consentono agli ingegneri di avere 4 giorni senza riunioni a settimana. Le uniche riunioni a cui partecipano sono quelle convocate da loro stessi con altri ingegneri o architetti e sono relative allo svolgimento del lavoro (stand up, code review ecc.). Riunioni di sprint ceremonies, 1:1, collettive e del personale si svolgono il 5° giorno della settimana.
9) Passare dalla “paura di perdersi qualcosa” alla “gioia di perdersi qualcosa”
Fai un po’ di pulizie di primavera e considera un nuovo inizio il momento in cui periodicamente annulli tutte le riunioni esistenti. Il nuovo calendario conterrà solo le riunioni di cui hai bisogno, con le persone appropriate e con un ordine del giorno chiaro e i risultati annotati nell’invito. Delinea il lavoro di preparazione che va completato prima di partecipare a una riunione. In più, concediti di saltare qualche riunione. Non partecipare a riunioni a cui sai per certo che non darai alcun contributo. Assicurati invece che Webex Assistant partecipi alla riunione, così avrai accesso alla trascrizione o ai momenti salienti in seguito.
10) Essere propositivi negli obiettivi
Mantieni la rotta. Una volta stabiliti e concordati i piani durante la riunione, meglio evitare deviazioni che richiedono il riallineamento da più parti e portano a dover rifare le cose.
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Collaboratori: La leadership del Contact Center e la leadership del Gruppo di collaborazione hanno contribuito a queste idee con suggerimenti specifici creati da: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni e Vinod Muthukrishnan.
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