Pasos simples para reuniones productivas
Con la mayoría de los edificios de oficinas cerrados u millones de personas en todo el mundo trabajando desde casa, las reuniones virtuales aumentaron significativamente y están llenando nuestros cronogramas diarios. Según un estudio de Bain & Company, los empleados en su conjunto gastan 15 % de su tiempo en reuniones y los gerentes superiores gastan el 50 % de su tiempo en reuniones. “En el entorno laboral actual de trabajar desde casa, es posible que la sobrecarga de reuniones, que ya es un problema en muchas organizaciones, se vea exacerbado”, declaró Mike Fasciani, director sénior de investigaciones en Gartner. Coincidimos. En la plataforma Webex en sí, hemos visto un aumento de la cantidad de minutos de reunión por mes de ~7 mil millones que se informaron en febrero de 2020 a 25 mil millones en mayo de 2020.
Retomar el control
Por defecto, y por necesidad, las reuniones virtuales son lo que nos mantiene conectados. Pero si el 71 % de los gerentes sénior considera que las reuniones no son productivas, ¿realmente tenemos que ser fatalistas por nuestro tiempo de reunión? La respuesta es no; podemos y debemos recuperar el control. Así que la pregunta es: «¿Cómo mantenemos la productividad y tomamos decisiones oportunas y, a la vez, no gastamos demasiado tiempo en reuniones?» La respuesta es menos reuniones, menos distracciones y menos responsables de la toma de decisiones. Estos son algunos consejos sobre cómo lograr esto.
1) Acorte sus reuniones siempre que sea posible
Sea consciente de la duración de la reunión. Aléjese de las reuniones de 30 y 60 minutos y convierta a todas las reuniones en 5, 10 o 15 minutos menos de lo que solían ser. Los propietarios de las reuniones pueden solicitar reuniones de 15 o 20 minutos si es lo que necesita la agenda. Dicho esto, optimice el resultado, no la duración, y solo reúnase para generar valor. Si una reunión corre el riesgo de ser más prolongada pero permite tomar más decisiones y elimina la necesidad de otra reunión, es incluso mejor.
2) Minimice la frecuencia; menos es más
Considere el ritmo de las reuniones recurrentes. Pase de semanalmente a cada dos semana. Pase de mensual a trimestralmente. Pase de diariamente a los lunes, miércoles, viernes o semanalmente. Calcule su compromiso semanal del tiempo personalizado y redúzcalo un 50 %. Como regla, todas las reuniones recurrentes pueden definirse solo por las próximas 4 ocurrencias, lo que le ayuda a reevaluar la necesidad de reunirse.
3) Pregúntese: “¿Necesitamos una reunión?”
El futuro asincrónico está aquí. Con cronogramas de trabajo flexibles y zonas horarias diferentes, es más difícil encontrar un momento en el que todos estén disponibles. Considere si, en su lugar, los objetivos de cualquier reunión particular podrían lograrse con un espacio de equipo o con el uso compartido de documentos. Intente convertir algunas reuniones en conversaciones de Webex Teams al cancelar la reunión y, luego, realizar un resumen verbal para saber si la técnica funcionó o debe repetirse. Realice las pruebas A/B activas entre reuniones y Webex Teams para ver si podría haberse evitado la reunión en primer lugar. Es increíble todo lo que puede lograrse en un espacio de trabajo con las personas correctas.
4) Limite las tareas múltiples al sacar provecho del vídeo
Aliente a más personas a utilizar vídeos para poder participar activamente y estar realmente presentes. Muchos de nosotros nos nutrimos con la energía del otro cuando colaboramos y los vídeos nos ayudan a absorber esa energía. También ayuda a minimizar la tentación de realizar tareas múltiples durante la reunión. Si las personas realizan tareas múltiples, quizás no deban estar allí y, en su lugar, puedan usar el tiempo para realizarlas. Siempre existirán motivos legítimos de por qué algunas personas deben tener apagado el vídeo y, aun así, podrán participar activamente en la reunión. El asunto es alentar a las personas a concentrarse y no realizar múltiples tareas.
5) Lleve la toma de decisiones más cerca de la ejecución
Evalúe a sus asistentes y reduzca los curiosos al ver las notas de reuniones anteriores. Si, en las últimas 3 reuniones, alguien no ha contribuido en absoluto, deje de torturarlo y de obligar a que asista. Si invita a un empleado y su jefe a la misma reunión, debe comprenderse bien por qué se requiere que ambos asistan. Apunte a llevar la toma de decisiones lo más cerca posible de la ejecución (más abajo en la jerarquía). Si invitó al CEO, ¿en sui lugar podría haber invitado al vicepresidente sénior que comparece ante él? Esto obliga a todos a subir de nivel y también le otorga una mayor responsabilidad a la persona que implementa el trabajo.
6) Planifique de manera anticipada y defina expectativas claras
Impulse la preparación con una agenda, una lectura previa (cuando corresponda) y seguimientos luego de la reunión. Cancele cualquier reunión cuando no se ha publicado una agenda con anticipación. Además, cancele la próxima ocurrencia de cualquier reunión cuando alguien no haya captado las acciones o conclusiones de la anterior. (Sugerencia: para hacerlo, puede utilizar Webex Assistant de Cisco). Las reuniones tienen un costo y si las personas no realizan las inversiones adecuadas, la reunión debería cancelarse.
a. Lecturas previas y preparación: Solicite lecturas previas y envíelas a los asistentes al menos 48 horas antes. Las lecturas previas ayudan a aclarar los objetivos de la reunión e impulsar a que las personas piensen detenidamente, resumir y articular sus ideas antes de la reunión. El «contrato social» aquí es que los asistentes deben leer las lecturas previas con anticipación. Si una lectura previa no se envía con anticipación, vuelva a programar la reunión.
b. Agenda/acción de seguimiento: El propietario de la reunión es responsable de crear y compartir la agenda (que puede incluirse con materiales de lectura previa) y para publicar los elementos de acción de la reunión. Con ambos, debe permitirse a las personas omitir las reuniones.
c. Índice: Un beneficio de tener una agenda con anticipación es que es posible que solo necesite estar allí por su tema particular. En ese caso, llegue en un tiempo acordado, O BIEN, pídale a uno de los asistentes de la reunión que le envíe un mensaje por Teams antes de que lo necesiten.
d. Respete el tiempo del otro: No utilice las reuniones para ponerse al día. Realice su trabajo cuando no está conectado y no pierda el tiempo del otro poniéndose al día en las reuniones. Si tiene una pregunta específica acerca de algo o necesita información adicional, póngase en contacto con la persona pertinente de la manera personalizada luego de la reunión.
e. Disciplina: Los equipos deben actualizar constantemente los artefactos de las reuniones, paneles, informes de estado y métricas; y luego publicarlos para que otros lo puedan usar de manera oportuna. Otros deben marcar los enlaces y revisarlos de antemano, para que puedan realizar las preguntas pertinentes en la reunión.
7) Tiempo en bloque para mantener sus compromisos
Su calendario puede protegerlo:
a. Programe un momento posterior a la reunión para completar su trabajo. Bloquee el tiempo de sus compromisos individuales para asegurarse de realizarlos. Podría ser una propuesta que debe escribir, tiempo de preparación, una llamada improvisada personalizada o simplemente tiempo para pensar. Proteja ese tiempo de la misma manera que protegería el compromiso de organizar una reunión.
b. Programe recordatorios y fechas de entrega en los calendarios de las personas. Las reuniones a menudo son para registrarse en acciones. Una vez que haya identificado las acciones, programe los tiempos en los calendarios para ofrecer esta entrega y asegurarse de que se proporcione en un espacio de Teams. De ese modo, puede seguirlos en ese espacio sin necesidad de una reunión. Además, si hay un plan de proyecto, siga actualizándolo y consúltelo para conocer la situación en lugar de tener otra reunión.
8) Programe días “libres de reuniones”
Considere tener días sin reuniones para tareas complejas. Un ejemplo de esto sería para proteger a los ingenieros. Algunas organizaciones permiten que los ingenieros tengan 4 días sin reuniones por semana. Las únicas reuniones a las que asisten son las que proponen ellos mismos con otros ingenieros o arquitectos y están relacionadas con realizar el trabajo (levantarse, realizar revisiones de códigos, etc). Ceremonias cortas, reuniones personalizadas, con todos o con el personal tienen lugar el 5.to día de la semana.
9) Cambie de “miedo a perdérselo” a “alegría de perdérselo”
Realice una limpieza y considere empezar de nuevo al cancelar periódicamente todas las reuniones existentes. Su nuevo calendario comenzaría solo con las reuniones que necesita, con las personas adecuadas y con una agenda clara y resultados esbozados en la convocatoria. Detalle el trabajo de preparación que deben completar las personas antes de entrar a una reunión. Además, esté dispuesto a saltarse algunas reuniones. No asista a reuniones a las que sabe con certeza que no contribuirá. En su lugar, asegúrese que Webex Assistant esté en la reunión y obtenga acceso a la transcripción o los puntos destacados luego.
10) Sea firme con sus objetivos
Mantenga el rumbo. Una vez que se hayan definido y aceptado los planes durante una reunión, evite desviarse porque requiere la realineación de varias partes y provoca que deban rehacerse tareas.
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Colaboradores: Los líderes del centro de contacto y del grupo de colaboración contribuyeron a estas ideas con sugerencias específicas de: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni y Vinod Muthukrishnan.
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