Menos é mais: Dez dicas para reuniões menores (e pra lá de produtivas)

Passos simples para reuniões produtivas

Com a maioria dos escritórios fechados e milhões de pessoas do mundo todo em trabalhando de casa, as reuniões virtuais cresceram significativamente e já ocupam nossas agendas diárias. Segundo um estudo realizado pela Bain & Company, os funcionários e gerentes superiores passam, coletivamente, 15% e 50% do seu tempo em reuniões, respectivamente. “A sobrecarga de reuniões, que já é um problema para várias empresas, pode ter sido exacerbada nesse atual ambiente de trabalho de casa”, afirma Mike Fasciani, Diretor de Pesquisa da Gartner. Nós concordamos. Somente na plataforma Webex, temos observado um aumento no número de minutos gastos em reuniões ao mês, que passam de 7 bilhões, aproximadamente, em fevereiro de 2020, para 25 bilhões, em maio de 2020.

Tenha o controle de volta às suas mãos

As reuniões virtuais representam, normalmente (e sem necessidade alguma), a força propulsora que nos mantém conectados.  No entanto, se para 71% dos gerentes seniores as reuniões são improdutivas, nós realmente precisamos ser fatalistas com relação ao nosso tempo gasto em reunião?  A resposta é não — nós podemos, e devemos, assumir o controle de volta.  Bem, a pergunta que fica é: “Como nos mantemos produtivos e tomamos decisões adequadas sem, no entanto, dedicar tanto tempo às reuniões?”  A resposta está em menos reuniões, menos distrações e menos responsáveis pela tomada de decisão.  Confira algumas dicas sobre como tornar isso possível.

1) Encurte suas reuniões sempre que possível

Seja criterioso com relação à duração da reunião. Deixe as reuniões de 30 e 60 minutos de lado e adote uma metodologia de menos 5, menos 10 ou menos 15 minutos do que costumavam durar.  Os responsáveis pela reunião podem optar por reuniões de 15 ou 20 minutos se esse for o tempo que a pauta demanda. Dito isso, otimize pensando nos resultados, e não na duração, e faça uma reunião apenas para criar valor. Se há o risco da reunião durar um pouco mais, embora isso permita que mais decisões sejam tomadas, e essa reunião acabe com a necessidade de realizar outra, melhor ainda.

2) Diminua a frequência; menos é mais

Reflita sobre a cadência de reuniões recorrentes. Passe de semanais para a cada duas semanas. Passe de mensais para trimestrais. Passe de diariamente para segunda, quarta, sexta ou semanalmente. Calcule seu compromisso semanal de tempo individual e diminua-o em até 50%. Como regra, todas as reuniões recorrentes podem ser definidas somente para as próximas quatro ocorrências, o que ajuda você a reavaliar se há realmente necessidade de haver a reunião.

3) Pergunte a si mesmo: “Eu preciso de uma reunião?”

O futuro assíncrono está aqui. Com cronogramas de trabalho flexíveis e diferenças de fuso horário, fica mais difícil encontrar um horário em que todos estejam disponíveis. Reflita se algum dos objetivos específicos da reunião pode ser concretizado com um espaço em equipe, ou mesmo pelo compartilhamento de documentos.  Tente transformar algumas reuniões em conversas no Webex Teams. Para isso, cancele a reunião e depois analise se essa técnica funcionou e se deve ser repetida. Aplique testes de comparação ativos entre as reuniões e espaços do Webex Teams e veja se poderia ter evitado a reunião, para começar. É incrível tudo o que é possível fazer em um espaço de trabalho com as pessoas certas.

4) Limite a realização de várias tarefas com o uso do vídeo

Estimule mais pessoas a usarem o vídeo. Assim, elas podem interagir ativamente e se manterem presentes. Muitos de nós impulsionamos a energia do outro quando estamos colaborando, e o vídeo ajuda a absorver essa energia. Além disso, ajuda a diminuir a tentação de realizar várias tarefas durante as reuniões.  Quando as pessoas fazem isso, talvez não havia necessidade de estarem ali e podem, ao invés disso, usar o tempo delas para trabalhar. Sempre haverá motivos legítimos que justifiquem por que algumas pessoas precisem deixar o vídeo desativado, embora ainda possam interagir proativamente na reunião. A questão aqui é estimular as pessoas a manter o foco, e não a realizar várias tarefas.

5) Deixe a tomada de decisão próxima da execução

Analise seus participantes e diminua aquelas olhadelas curiosas ao conferir as anotações das últimas reuniões.  Se, durante as últimas três reuniões, alguém não contribuiu em nada, pare de torturar e forçar essa pessoa a participar. Se você estiver convidando um funcionário e o chefe dele para a mesma reunião, deve haver uma ótima percepção da necessidade de ambos estarem presentes. Tente jogar a tomada de decisão o mais próximo possível da execução (abaixo na hierarquia).  Se você convidou o CEO, poderia ter convidado o VP sênior subordinado a ele ao invés disso?  Isso estimula todos a progredir e também dá mais responsabilidade a quem está realmente implementando o projeto.

6) Planeje com antecedência e defina espectativas claras

Imponha a preparação com uma pauta em mãos, além de um documento preliminar (se necessário) e acompanhamentos após a reunião.  Cancele qualquer reunião que não tenha sido publicada na agenda com antecedência.  Além disso, cancele a próxima ocorrência de qualquer reunião se alguém não tiver compreendido as ações ou destaques da reunião anterior. (Dica: deixe que o Assistente Webex da Cisco faça isso para você).  As reuniões têm um custo, e, quando não são feitos os investimentos adequados, a reunião deve ser cancelada.

a. Documentos preliminares e preparação: exija documentos preliminares e envie-os as participantes com, ao menos, 48 horas de antecedência. Esses documentos ajudam a esclarecer as metas da reunião e compelem as pessoas a refletir a respeito, absorver e articular suas ideias antes da reunião. A “obrigação social” nessa caso é que os participantes devem ler os documentos preliminares com antecedência. Se algum documento desse tipo não tiver sido enviado com antecedência, você deve reagendar a reunião.

b. Pauta/ação de acompanhamento: O organizador da reunião é responsável por criar e compartilhar a pauta (que pode ser anexada aos documentos preliminares), bem como por publicar os itens de ação da reunião. Sem isso, as pessoas têm liberdade para ignorar as reuniões.

c. Indexação: Um dos benefícios de se ter uma pauta definida com antecedência é que você pode comparecer à reunião somente para seu assunto específico. Nesse caso, você pode comparecer no horário previsto OU pedir para que algum dos participantes envie uma mensagem pelo Teams antes que você precise participar.

d. Respeite o tempo do outro: não use as reuniões como um substituto para colocar o assunto em dia. Faça seu trabalho fora da tela e não jogue fora o tempo da outra pessoa para contar as últimas novidades sobre você na reunião. Tem uma pergunta específica sobre algo ou precisa de mais informações? Entre em contato individualmente com a pessoa em questão depois que a reunião acabar.

e. Disciplina: As equipes precisam atualizar, de forma consistente, os materiais da reunião, os painéis, relatórios de status e as métricas, e então publicá-los para que outras pessoas possam acessá-los a tempo. Elas devem favoritar os links e consultá-los de antemão, para que possam tirar dúvidas pertinentes durante a reunião.

7) Bloqueie o horário para manter seus compromissos

Seu calendário pode proteger você:

a. Agende um horário pós-reunião para concluir o trabalho. Bloqueie horários para seus compromissos individuais, para que nada fique de lado, seja uma proposta que deva ser elaborada, um horário com orientador, uma reunião pessoalmente improvisada ou um horário de reflexão. Proteja esse horário da mesma forma que você protegeria um compromisso de organizar uma reunião.

b. Programe lembretes e datas de entrega nos calendários das pessoas. Geralmente, as reuniões se destinam a definir as ações. Assim que as ações forem identificadas, agende horários nos calendários de concretização do resultado em questão e certifique-se de que tal resultado seja entregue em um espaço do Teams. Dessa forma, você pode acompanhá-los nesse espaço sem precisar de uma reunião. Além disso, se houver um plano de projeto, não deixe de atualizá-lo e consulte-o para saber a que pé anda sem precisar fazer outra reunião.

8) Defina dias de zero reunião

Considere definir dias em que não precise participar de reuniões, para que você possa se dedicar ao trabalho.  Um exemplo seria para proteger engenheiros.  Algumas empresas permitem que os engenheiros tenham quatro dias de zero reunião a cada semana. Eles só participam das reuniões que eles mesmos criam com outros engenheiros ou arquitetos, reuniões estas relacionadas à realização do trabalho (manutenção, revisões do código, etc.). Cerimônias de aceleração, conversas individuais, reuniões gerais e reuniões com a equipe são realizadas no 5^º dia da semana.

9) Troque o “medo de não participar” pela “alegria de não participar”

Faça uma boa faxina e defina um novo começo, em que possa cancelar periodicamente todas as reuniões atuais.  Seu novo calendário começaria apenas com as reuniões necessárias, com as pessoas necessárias e com uma pauta clara e resultados marcados no convite. Destaque o trabalho preliminar que as pessoas precisam fazer antes da reunião.  Além disso, esteja disposto a ignorar algumas reuniões. Não compareça a reuniões nas quais você tenha certeza de que não contribuirá em nada. Ao invés disso, certifique-se de que o Assistente Webex esteja na reunião e de que tem acesso à transcrição ou aos destaques ao final.

10) Seja objetivo em suas metas

Continue até o fim. Depois que os planos forem elaborados e acordados durante uma reunião, evite os desvios, já que isso exige o realinhamento de várias partes e muitas coisas acabam tendo que ser refeitas.

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Contribuidores: As lideranças de Contact Center e Collaboration Group contribuíram com essas ideias, com sugestões específicas de autoria de: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni e Vinod Muthukrishnan.

Saiba mais 

https://blogs.cisco.com/collaboration/planning-your-large-virtual-event-webex-meetings-adds-streaming-support-for-youtube-twitter-linkedin-facebook-for-workplace-and-more

https://blogs.cisco.com/collaboration/making-the-move-to-modern-messaging

https://blogs.cisco.com/collaboration/turning-good-videoconferencing-into-a-great-meetings-with-smart-adaptive-media-resilience-in-webex-meetings