Des réunions productives en quelques étapes
Avec la fermeture de la majorité des bureaux et des millions de personnes en télétravail dans le monde, les réunions virtuelles ont considérablement augmenté en nombre et remplissent nos emplois du temps quotidiens. D’après une étude de Bain & Company, l’ensemble des employés passent 15 % de leur temps en réunions tandis que les cadres supérieurs y consacrent 50 % de leurs heures. « La surcharge de réunions, qui est déjà problématique dans de nombreuses organisations, peut être exacerbée dans l’environnement de télétravail actuel », fait remarquer Mike Fasciani, directeur des recherches chez Gartner. Nous confirmons. Rien que sur la plateforme Webex, nous avons vu le nombre de minutes de réunions passer d’environ 7 milliards par mois en février 2020 à 25 milliards en mai 2020.
Reprendre le contrôle
Par défaut, et par nécessité, les réunions virtuelles sont la force motrice qui nous permet de rester en contact. Mais si 71 % des dirigeants considèrent que les réunions ne sont pas productives, devons-nous nous résigner à perdre notre temps ? La réponse est non ; nous pouvons et devons reprendre le contrôle. La question qui se pose alors est la suivante : « comment rester productifs et prendre des décisions opportunes sans passer trop de temps en réunion ?». La réponse ? Assister à moins de réunions, être moins dérangés et avoir moins de décisionnaires. Voici quelques conseils pour y parvenir.
1) Écourtez les réunions dans la mesure du possible
Soyez bien conscients de la durée des réunions. Abandonnez les réunions de 30 ou 60 minutes et écourtez-les de 5, 10 ou 15 minutes. Les organisateurs peuvent prévoir des réunions de 15 ou 20 minutes si cette durée est suffisante pour les sujets abordés. Ceci dit, vous devez optimiser le résultat, pas la durée, et vous rencontrer exclusivement pour créer de la valeur. Si une réunion risque de se prolonger mais permet de prendre davantage de décisions qui éviteront d’avoir à se réunir de nouveau, c’est encore mieux.
2) Réduisez la fréquence ; penser qualité, pas quantité
Réfléchissez à la fréquence des réunions régulières. Passez des réunions hebdomadaires à des réunions toutes les deux semaines, et des réunions mensuelles aux réunions trimestrielles. Les réunions quotidiennes peuvent être remplacées par des réunions les lundi, mercredi et vendredi, ou simplement une fois par semaine. Calculez vos engagements hebdomadaires en face à face et réduisez-les de moitié. En règle générale, toutes les réunions régulières doivent être prévues pour les 4 prochaines dates seulement, ce qui permet de réévaluer le besoin de se réunir.
3) Demandez-vous : « Avons-nous besoin d’organiser une réunion ? »
L’avenir asynchrone est une réalité. Avec les journées de travail flexibles et les décalages horaires, il est plus compliqué de trouver un moment où tout le monde est disponible. Demandez-vous si certains objectifs de la réunion pourraient être réalisés au sein d’un espace d’équipe ou via le partage de documents. Annulez quelques réunions pour essayer de les transformer en conversations Webex Teams, puis faites ensuite le point pour décider si cette méthode est concluante et devrait être renouvelée. Dans un premier temps, effectuez des comparatifs entre les réunions et les espaces Webex Teams pour déterminer si vous auriez pu éviter de vous réunir. Vous serez surpris de tout ce que l’on peut faire dans un espace de travail avec des collègues efficaces.
4) Limitez le multitâche en adoptant la vidéo
Encouragez davantage de personnes à utiliser la vidéo pour qu’elles puissent activement participer et rester physiquement présentes. Nous sommes nombreux à puiser dans l’énergie de nos collaborateurs, et la vidéo nous aide à absorber ce dynamisme. Cela aide aussi à diminuer la tentation de faire autre chose pendant les réunions. Si des participants font plusieurs tâches à la fois, ils ne devraient peut-être pas se trouver là et plutôt consacrer leur temps à faire leur travail. Il existera toujours des raisons valables à désactiver la vidéo pour certaines personnes qui feront malgré tout preuve d’une participation très efficace. L’objectif premier est d’inciter les participants à se concentrer et non pas à faire plusieurs choses à la fois.
5) Amenez la prise de décision au plus près de l’exécution
Évaluez vos participants et évitez d’inviter des personnes passives en examinant les comptes-rendus des dernières réunions. Si quelqu’un n’a pas du tout apporté sa contribution au cours des trois dernières réunions, cessez de l’obliger à y participer. Si vous invitez un employé et son supérieur à la même réunion, vous devez invoquer une raison valable à leur présence à tous les deux. Essayez d’amener la prise de décision au plus près de l’exécution dans la mesure du possible (au plus bas dans la hiérarchie). Si vous avez invité le PDG, auriez-vous pu inviter son directeur adjoint à la place ? Cette méthode oblige tout le monde à progresser et donne plus de responsabilités à la personne qui effectue réellement le travail.
6) Planifiez à l’avance et définissez des attentes claires
Imposez une préparation en rédigeant un ordre du jour, un document préparatoire (le cas échéant) et des réunions de suivi. Annulez toute réunion pour laquelle aucun ordre du jour n’a été publié au préalable. De même, annulez la prochaine réunion si personne n’a pris note des conclusions de la réunion précédente ou du plan d’action de chacun. (Conseil : vous pouvez utiliser Webex Assistant de Cisco pour s’en charger à votre place.) Les réunions ont un coût et si les participants ne s’investissent pas correctement, elles doivent être annulées.
a. Documents préparatoires et préparation : Exigez des documents préparatoires et envoyez-les aux participants au moins 48 heures à l’avance. Ces documents précisent les objectifs de la réunion et obligent les participants à réfléchir à des idées, à les assimiler et à les structurer avant la réunion. Ici, le « contrat social » est l’obligation pour les participants de lire les documents préparatoires à l’avance. Si ces documents ne sont pas envoyés préalablement à la réunion, repoussez sa date.
b. Ordre du jour/plan d’action : L’organisateur de la réunion est responsable de la création et du partage de l’ordre du jour (qui peut être inclus dans les documents préparatoires) ainsi que de la publication des plans d’action. Sans ces deux éléments, les participants doivent être autorisés à ne pas participer aux réunions.
c. Indexation: L’avantage à disposer d’un ordre du jour à l’avance est que vous n’aurez peut-être besoin d’être présent que pour le sujet qui vous concerne. Dans ce cas, soit vous apparaissez à une heure définie au préalable, soit vous demandez à un des participants de vous envoyer un message Teams juste avant que votre présence ne soit requise.
d. Respect du temps d’autrui : N’utilisez pas les réunions comme un moyen de rattraper le temps perdu. Faites votre travail hors ligne et ne faites pas perdre du temps aux autres participants en profitant des réunions pour vous tenir au courant. Si vous avez une question particulière ou besoin d’informations supplémentaires, contactez personnellement le collègue qui pourra vous renseigner après la réunion.
e. Discipline : Les équipes doivent régulièrement actualiser les artefacts des réunions, tableaux de bord, rapports d’état et métriques, puis les publier pour qu’ils soient consultables en temps voulu. Les autres participants doivent mettre les liens en signet et les examiner au préalable afin de pouvoir poser des questions pertinentes pendant la réunion.
7) Réservez du temps pour respecter vos engagements
Votre calendrier vous protège :
a. Programmez un créneau horaire après la réunion pour terminer votre travail. Réservez du temps pour être sûr de pouvoir respecter vos engagements individuels. Il peut s’agir d’une proposition à rédiger, d’un coaching à assurer, d’un entretien non planifié ou tout simplement de temps réservé à la réflexion. Respectez ce créneau horaire tout comme vous respecteriez un engagement à organiser une réunion.
b. Programmez des rappels et des dates de livraison sur les calendriers de vos collaborateurs. Les réunions servent souvent à vérifier le statut de diverses actions. Une fois que vous aurez identifié ces actions, planifiez des horaires sur les calendriers pour fournir ces livrables et assurez-vous qu’ils sont livrés dans un espace Teams. Ainsi, vous pourrez les retrouver dans cet espace donné sans avoir besoin de faire une réunion. De plus, si vous disposez d’un plan de projet, continuez à l’actualiser et à vous y référer pour connaître l’avancée du projet plutôt que d’avoir recours à une réunion supplémentaire.
8) Planifiez des jours « sans réunion »
Envisagez d’instituer des jours sans réunion pour permettre de se concentrer sur certaines tâches. Les ingénieurs, par exemple, en ont souvent besoin. Certaines organisations accordent aux ingénieurs quatre jours sans réunion par semaine. Les seules réunions auxquelles ils assistent sont celles qu’ils souhaitent avoir avec les autres ingénieurs ou architectes au sujet de la progression de leur travail (réunions rapides, analyse de codes, etc.). Les cérémonies Sprint, les entretiens individuels, les réunions de tout le personnel ou d’un même service se déroulent le 5e jour de la semaine.
9) Passez de la « peur de passer à côté » au « bonheur de passer à côté »
Faites un peu de nettoyage et envisagez d’annuler de temps en temps toutes vos réunions planifiées. Votre nouveau calendrier n’affichera que les réunions qui vous sont nécessaires, avec les participants véritablement concernés, ainsi qu’un ordre du jour clair et des résultats espérés annoncés dans l’invitation. Précisez le travail de préparation requis par les participants préalablement à la réunion. Par ailleurs, soyez disposé à manquer certaines réunions. Si vous êtes certain que votre présence n’apportera rien à une réunion, n’y allez pas. Assurez-vous plutôt que Webex Assistant sera activé et que vous pourrez en récupérer la transcription ou les points importants par la suite.
10) Respectez vos objectifs
Gardez le cap. Une fois les plans définis et validés en cours de réunion, évitez de vous en écarter, car le fait d’avoir à réaligner les divers intervenants oblige à recommencer le travail.
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Contributeurs : Les responsables de la division Contact Center et du Collaboration Group ont tous apporté leur contribution à ces idées, avec notamment des suggestions de : Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni et Vinod Muthukrishnan.
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