Sei strategie fondamentali per eventi ibridi di successo

La generazione futura di eventi sarà ibrida

In modo molto simile all’evoluzione del nostro modo di lavorare, il settore degli eventi era sull’orlo del cambiamento da anni. Molto tempo prima che il mondo fosse colpito dalla più grande crisi sanitaria dell’ultimo secolo, si discuteva del fatto che gli eventi in larga scala fossero morti con l’ultima crisi finanziaria del 2008. L’arrivo della pandemia è servito solo a sottolineare ulteriormente la maggiore necessità di cambiamento del settore degli eventi.

Eliminando la possibilità di partecipare di persona, i leader di eventi sono stati obbligati a passare a eventi virtuali e a ripensare l’esperienza per gli utenti finali e a come migliorarla. Gli eventi virtuali hanno cambiato radicalmente il modo in cui le organizzazioni ospitavano il pubblico e interagivano con i partecipanti. Ed è risultata una buona cosa per tutti.

I vantaggi per gli organizzatori di eventi sono stati molteplici, potevano raggiungere un maggior numero di persone a costi più bassi, garantire un maggiore coinvolgimento individuale dei partecipanti, offrire esperienze più personalizzate e monitorare più facilmente potenziali clienti. Anche i partecipanti hanno tratto vantaggio dal passaggio al virtuale, risparmiando costi correlati ai viaggi, tempo lontano da lavoro e famiglia, possibilità di eseguire attività multitasking, maggiore flessibilità di partecipazioni a diverse sessioni in diretta e su richiesta e possibilità di entrare in contatto con altre persone tramite social network come LinkedIn, eccetera.

I vantaggi degli eventi virtuali hanno solo ribadito l’opinione crescente che le mega conferenze del passato erano troppo grandi, era troppo difficile distinguersi e troppo costoso coinvolgere tutti, e i vantaggi erano quantomeno incerti. Considera solo i costi. Se stai cercando di partecipare a una delle principali conferenze, aspettati un costo da cinque o sei cifre: per partecipare al CES, ad esempio, le somme riportate da un espositore (a  Inc.) per quote di partecipazione, alloggio e spese extra ammontavano a oltre 150.000 dollari!

Le conferenze del futuro dovranno essere più personalizzate per ciascun partecipante, più convenienti, più intime e più inclusive. Per questo motivo sarà necessario offrire ai partecipanti esperienze ibride, dove eventi virtuali e di persona sono integrati utilizzando nuove tecnologie che consentono pianificazione degli eventi avanzata, esperienze più personalizzate e coinvolgimento continuo.

Un grande cambiamento verso gli eventi ibridi è la previsione per molti gruppi di ricerca. In uno studio di Metrigy Research, si dimostra che il 63% dei pianificatori di eventi passerà a eventi ibridi entro il prossimo anno. Abbiamo anche collaborato con Futurum Research su un altro report di ricerca che ha dimostrato che il 79% dei partecipanti preferisce disporre della flessibilità di partecipare a un evento di persona o virtualmente.

Gli eventi ibridi forniranno esperienze con il massimo coinvolgimento di un evento fisico combinato con la portata di un evento virtuale, dando agli organizzatori e ai partecipanti più opzioni e flessibilità che mai. Sebbene non ci sia alcun dubbio che eventi e conferenze siano all’inizio di una transizione importante al modello ibrido, alcuni dei principi chiave di marketing e ROI saranno ancora applicabili per quanto riguarda la produzione di un’esperienza di alta qualità e alto valore. Per avere successo, i pianificatori di eventi e gli addetti al marketing devono prendere in considerazione queste sei strategie fondamentali che ritengo siano una parte essenziale di qualsiasi evento ibrido di successo:

Strategia zero: investi per avere successo

La strategia più critica prima di adottare strategie di evento ibrido, è riflettere su dove investire il tuo budget per il marketing, ossia quali eventi ti consentono di ottenere migliore visibilità, esperienza e ROI in un mondo di transizione/post-COVID?

Strategia uno: creare interesse prima dell’evento

Non scendere a compromessi per quanto riguarda le attività di marketing pre-evento. Inizia a promuovere l’evento molto prima che l’evento inizi. L’esperienza può iniziare mesi prima dell’evento per creare entusiasmo e promuovere la registrazione.

Strategia due: rendi la registrazione divertene, facile e coinvolgente per i partecipanti

Aggiungi divertimento all’esperienza di registrazione per i partecipanti. Ad esempio, aggiungi giochi al processo con una gara pertinente o promuovi interazioni di alto valore durante l’evento con una celebrità o un oratore di alto profilo. Per semplificare la registrazione, usa una piattaforma di registrazione semplice e centralizzata per i partecipanti di persona e i partecipanti virtuali, in modo che tu possa visualizzare facilmente dati importanti, come tipi di biglietto, percorsi dell’evento e interessi dei partecipanti e possa fornire esperienze ancora più personalizzate.

Strategia tre: crea contenuto significativo, personale e avvincente  

Assicurati che il tuo contenuto sia pertinente sia per i partecipanti di persona che per quelli virtuali e non pianificare attività congiunte che isolino un gruppo dalla partecipazione. Assicurati che partecipanti di persona e virtuali siano coinvolti allo stesso modo. Pensa “un evento, due esperienze”.

Strategia quattro: fai ruotare tutto intorno ai partecipanti. Non intorno a te.  

Fornisci esperienze Web inclusive attraverso app mobili e Web che consentano ai partecipanti di visualizzare sessioni, partecipare al coinvolgimento del pubblico e relazionarsi indipendentemente da come e dove accedono. Usa dati archiviati di più eventi per consigliare automaticamente sessioni, oratori, sponsor, video su richiesta, eccetera, che siano allineati al comportamento precedente e alle preferenze di ciascun partecipante.

Strategia cinque: crea una comunità a cui partecipanti possano fare riferimento

È importante assicurare ai partecipanti di essere visti e ascoltati, creare un ambiente integrato e interattivo. I partecipanti in sede hanno il vantaggio di provare la comunità di persona durante un evento, quindi trova modi per offrire questa stessa esperienza di comunità al tuo pubblico virtuale incorporando sondaggi e sessioni Q&A in diretta nelle tue sessioni. Crea anche comunità online per i partecipanti virtuali e incoraggiali a continuare le conversazioni dopo l’evento.

Strategia sei: usa l’evento come punto di inizio per approfondire i rapporti

Le tue azioni post-evento sono importanti tanto quanto le tue azioni durante l’evento. È importante che i partecipanti siano consapevoli di aver appreso qualcosa che li mantenga coinvolti anche dopo il singolo evento e offra loro un’opportunità per conoscersi meglio. Ad esempio, continua a coinvolgere i partecipanti dopo l’evento sfruttando i dati sui loro comportamenti all’evento di persona e virtuale e sulle loro preferenze per creare percorsi personalizzati per i partecipanti per eventi futuri.

Nuove opportunità per organizzatori di eventi e partecipanti

La pandemia è stata un campanello d’allarme per indicare che era giunto il momento per un’evoluzione degli eventi di persona. Il passaggio radicale a eventi virtuali nell’ultimo anno ha rivelato che esistevano nuove opportunità per organizzatori di eventi e partecipanti, in termini di esperienza, contenuti e coinvolgimento. In futuro, le comunità interagiranno tramite la combinazione di esperienze virtuali e di persona in modi che prima non erano possibili.

Un altro risultato degli eventi ibridi è la possibilità di attrarre un’intera nuova fascia di partecipanti che non avevano mai preso parte ai tuoi eventi prima. Assicurati di sfruttare nuove tecnologie per attrarre e coinvolgere questi nuovi arrivati, in modo da trasformarli in appassionati dei tuoi eventi a lungo termine.

È in corso un cambiamento in base al quale gli eventi ibridi saranno la nuova normalità. Ma si tratta di qualcosa di più di un cambiamento di approccio agli eventi, è un cambiamento di mentalità che ci consentirà di creare un nuovo tipo di evento che costituisca comunità, approfondisca i rapporti e metta le persone e le loro esperienze al primo posto. Vi auguro di completare con successo questo passaggio al nuovo mondo degli eventi ibridi e sono impaziente di vedere i prossimi sviluppi.

Fai clic per ulteriori informazioni sulla prossima generazione di eventi ibridi

Aruna Ravichandran

P.S. Guarda il mio prossimo blog sulla Strategia uno: creare interesse prima dell’evento!

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