Six stratégies essentielles pour le succès d’un évènement hybride

La génération future des évènements sera hybride

À l’instar de notre manière de travailler, en constante évolution, le secteur de l’évènementiel est depuis des années prêt lui aussi à se transformer. Bien avant que le monde du travail ne soit frappé de plein fouet par la plus grande crise sanitaire du siècle, on envisageait déjà la fin des évènements à grande échelle lors de la crise financière de 2008. L’arrivée de la pandémie a finalement servi de catalyseur à un changement plus qu’attendu au sein du secteur de l’évènementiel.

La participation en personne n’étant plus possible, les responsables d’événements ont été contraints de basculer vers le virtuel et de repenser l’expérience de l’utilisateur final, ainsi que la manière de l’améliorer. Les évènements virtuels ont radicalement changé la façon dont les organisateurs accueillent leur public et interagissent avec lui. Et il se trouve que ce changement était plus que bienvenu.

Les avantages pour les organisateurs d’évènements sont multiples : ils peuvent désormais toucher un public bien plus large moyennant un coût bien moindre, permettre une meilleure implication des participants en conversations individuelles, proposer des expériences plus personnalisées et effectuer plus facilement un suivi des clients. Ce basculement vers le virtuel profite également aux participants : économies réalisées sur les frais de déplacement, sur le temps passé loin du travail et de la famille, possibilité d’effectuer plusieurs tâches en même temps, plus de flexibilité pour participe à différentes sessions en direct et à la demande, et mise en relation avec d’autres collaborateurs àgrâce à des réseaux sociaux comme LinkedIn, etc.

Les avantages des évènements virtuels n’ont fait que confirmer la sensation grandissante que les super-conférences du passé étaient trop grandes, trop difficiles à organiser et trop coûteuses pour toutes les personnes impliquées, pour des avantages plus que minimes Pensez simplement aux coûts. Si vous souhaitez participer à une grande conférence, vous devrez verser des sommes à cinq ou six chiffres au moins: pour le CES, par exemple, un exposant a chiffré ses frais, coûts d’hébergement et dépenses supplémentaires (à Inc.) à plus de 150 000 $ !

Les conférences du demain se devront d’être plus personnalisées pour chaque participant, mais aussi plus abordables, plus intimistes et plus inclusives. Pour ce faire, il faudra proposer aux participants des expériences hybrides, où l’intégration des évènements virtuels et en personnes se fera à l’aide de nouvelles technologies permettant la planification de l’évènement, des expériences plus personnalisées et des interactions fluides.

De nombreux groupes de recherche tablent sur un basculement marqué vers des évènements hybrides. Il ressort d’une étude menée par Metrigy Research que 63 % des organisateurs d’évènements vont se tourner vers les évènements hybrides dès l’année prochaine. Nous avons également collaboré avec Futurum Research sur un autre rapport de recherche qui a révélé que 79 % des participants préfèrent avoir la possibilité de participer à un événement en personne ou virtuellement.

Les événements hybrides offriront des expériences ayant un niveau d’interaction aussi élevé qu’un événement physique combiné à la portée d’un événement virtuel, et offriront aux organisateurs et aux participants plus d’options et de flexibilité que jamais auparavant. S’il ne fait aucun doute que les événements et les conférences sont à l’aube d’une transition majeure vers un modèle hybride, certains des principes clés du marketing et du retour sur investissement resteront d’actualité pour ce qui est de produire une expérience de valeur et de qualité. Pour assurer leur succès, les annonceurs et organisateurs d’évènements devront tenir compte de ces six stratégies essentielles qui, selon moi, contribuent à la réussite d’un évènement hybride :

Stratégie 0 : Investir pour réussir

Avant même de commencer à élaborer votre stratégie en matière d’évènement hybride, l’aspect le plus essentiel à envisager concerne la répartition de votre budget marketing. En d’autres termes, il s’agit d’identifier quels types d’évènements vont produire la meilleure exposition et le meilleur retour sur investissement dans un monde post-COVID en pleine transition.

Stratégie 1 : Susciter l’enthousiasme avant l’évènement

Ne faites pas l’impasse sur les actions marketing avant votre évènement. Commencez à assurer la promotion de votre évènement bien avant sa date prévue. L’expérience peut démarrer des mois avant l’évènement, afin de susciter l’enthousiasme et encourager les inscriptions.

Stratégie 2 : Faciliter l’inscription et la rendre attrayante et amusante pour les participants

Ajoutez une touche de fun à l’expérience d’inscription de vos participants. Par exemple, vous pouvez rendre la procédure ludique en organisant un concours, ou promouvoir la création d’un réseau au cours de l’évènement grâce à une célébrité ou un intervenant au profil intéressant. Pour faciliter l’inscription, utilisez une plate-forme d’inscription simple et centralisée à la fois pour vos participants en présentiel et en distanciel afin de pouvoir visualiser facilement des données importantes comme les types de tickets, le suivi de l’évènement et les centres d’intérêt des participants, pour une expérience encore plus personnalisée.

Stratégie 3 : Créez un contenu utile, personnel et convaincant  

Veillez à ce que votre contenu parle à la fois à vos participants en présentiel et en distanciel, et ne planifiez pas d’activités communes qui empêcherait l’un de deux groupes de participer. Il vous faut veiller à l’implication équitable de vos participants tant en distanciel qu’en présentiel. Votre devise : deux expériences, un seul évènement.

Stratégie 4 : Placez vos participants au centre de vos priorités. Et pas vous.  

Proposez des expériences web inclusives via des applications web et mobiles, permettant aux participants de visualiser les sessions, de participer aux interactions avec le public et de réseauter, quelle que soit la nature de leur participation. Utilisez les données collectées lors d’autres évènements pour recommander automatiquement des sessions, des intervenants, des sponsors, des vidéos à la demande, etc. pertinents en fonction des activités et préférences passées de chaque participant.

Stratégie 5 : Constituez une communauté au sein de laquelle vos participants souhaiteront s’investir

Il est important de veiller à ce que tous les participants puissent être vus et entendus : créez un environnement intégré et interactif. Les participants en personne peuvent profiter d’une expérience directe au sein de la communauté pendant l’évènement, c’est pourquoi il vous faudra trouver des solutions pour que votre public virtuel bénéficie de cette même expérience, en intégrant par exemple des sondages en direct et des sessions de questions/réponses pendant vos interventions. Pensez également à créer des communautés en ligne pour vos participants virtuels, et encouragez-les à poursuivre la conversation même après l’évènement.

Stratégie 6 : Utilisez l’évènement comme point de départ pour approfondir vos relations

Votre activité après l’évènement est tout aussi importante que les actions menées pendant l’évènement. Il vous faudra convaincre vos participants qu’ils ont appris quelque chose qui les maintient engagés au-delà de l’événement et qui est une opportunité d’approfondir les relations avec eux. Par exemple, proposez des interactions perpétuelles avec les participants après l’événement en exploitant les données relatives à leurs comportements et préférences lors d’événements en présentiel et en distanciel afin d’élaborer des parcours personnalisés pour les participants aux futurs événements.

De nouvelles possibilités pour les organisateurs d’évènements et les participants

La pandémie a sonné le glas des évènements en personne tel que nous les connaissions. Le basculement radical vers les événements virtuels l’an dernier a révélé l’existence de nouvelles opportunités pour les organisateurs d’événements et les participants en termes d’expérience, de contenu et d’implication. À l’avenir, les communautés interagiront en combinant des expériences virtuelles et des expériences en face à face d’une manière qui n’était tout simplement pas envisageable par le passé.

Les évènements hybrides vous permettront également d’attirer une toute nouvelle catégorie de participants, qui n’auront peut-être jamais participé à vos évènements par le passé. Veillez à bien tirer parti des nouvelles technologies pour attirer et impliqer ces nouveaux venus de façon à ce qu’ils participent à vos évènements au long cours.

Nous sommes en train de vivre un changement de paradigme : les évènements hybrides vont devenir la nouvelle norme. Cependant, il ne s’agit pas que d’un simple changement d’approche en ce qui concerne vos évènements, mais bien d’un changement d’état d’esprit, qui nous donne l’occasion de créer un tout nouveau type d’évènement qui permettra de constituer des communautés, d’approfondir nos relations et de mettre en premier plan les personnes et leur expérience. Je vous souhaite le plus grand des succès dans votre parcours vers ce nouveau monde d’évènements hybrides, et j’ai hâte de voir ce que l’avenir nous réserve.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la nouvelle génération des évènements hybrides

Aruna Ravichandran

P.S : Découvrez mon prochain article sur la stratégie 1 : Susciter l’enthousiasme avant l’évènement !

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