더 적게: 10개 추가 정보 소수—훨씬 더 생산적—미팅

On By Omar Tawakol1 Min Read


생산적인 미팅을 위한 간단한 단계

대다수의 사무실이 문을 닫고 집에서 일하는 수백만 명이 넘는 사람들이 집에서 작업하는 경우 가상 미팅이 현저히 증가하고 매일의 일정을 작성하고 있습니다. Bain &Company의 사례에 따르면 직원들은 총 15%의 시간을 미팅에 투자하고, 대리점 관리자는 미팅에 50%를 소비합니다. Gartner의 Sr Research 이사 Mike Fasciani는 “미팅 오버로드는 이미 많은 조직에서 문제로, 이 현재 업무에서 더 절전된 것일 수도 있습니다.”라고 말했다. 현재는 동시입니다. Webex 플랫폼만으로 월별 미팅 시간(분)이 2020년 5월에 보고된 미팅 시간(분)은 2020년 5월에 250억 달러로 증가한 것으로 나타났습니다.


제어권 다시 찍기

기본적으로 가상 미팅은 저희를 연결해 주게 하는 원동력입니다.  하지만 고위 관리자의 71%가 미팅을 양산하지 않는 것으로 고려하는 경우, 미팅 시간에 대한 치명적인 문제가 있습니까?  답변은 아니오입니다. 제어를 다시 받아야 합니다.  따라서 “미팅에서 시간을 많이 소비하지 않는 한편 어떻게 생산성을 유지하고 시기의 결정을 내릴 수 있는가?” 질문은 입니다.  답변은 미팅이 적고, 방해가 적은 집중도 및 의사 결정자 수가 적습니다.  이 작업을 성취하는 방법에 대한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.


1) 미팅 시간을 민감한 경우
미팅 시간을 단축합니다. 30분 및 60분의 미팅에서 자리를 비우고 모든 미팅을 지난 미팅에서 마이너스 5, 마이너스 10 또는 마이너스 15분으로 변환합니다.  모든 의제인 경우 미팅 소유자는 15분 또는 20분 분 정도의 미팅에 전화할 수 있습니다. 이를 통해 지속 시간이 아닌 결과를 최적화하고, 값을 만들기 위해만 충족하도록 요구합니다. 미팅이 더 길어지지만 더 많은 결정을 내릴 수 있는 경우, 다른 미팅에 대한 필요성을 제거하면 더욱 향상됩니다.


2) 빈도를 최소화합니다. 은(는) 더 밝
아지며, 이는 다시 미팅에 대해 간경할 수 있습니다. 주간을 두 주로 이동 월별에서 분기로 이동 월요일, 수요일, 금요일 또는 주별로 매일 이동. 주간 1:1 시간 약정을 계산하여 최대 50%까지 줄입니다. 일반적으로 모든 연이은 미팅은 다음 4개 미팅에 한해 설정될 수 있습니다. 이는 해당 미팅을 다시 설정할 수 있는 데 도움이 됩니다.


3) “미팅이 필요하세요?”

비동기적인 미래는 여기에 있습니다. 유연한 작업 스케줄 및 시간대의 차이점으로, 모든 사람이 사용할 수 있는 시간을 찾기가 더 어렵습니다. 팀 스페이스 또는 스페이스를 통해 특정 미팅 목적을 달성할 수 있는지 문서 공유.  몇 가지 미팅을 취소하여 Webex Teams 대화로 변환한 후 나중에 다시 브리지를 사용하여 해당 기술의 작동 정도를 보고 반복해야 합니다. 미팅 및 Webex Teams 스페이스 간에 활동 A/B 테스트를 수행하여 미팅을 피할 수 없는지 시작하십시오. 모든 올바른 사용자와 작업 공간에서 얼마나 많은 작업을 성취할 수 있습니다.


4) 비디오를 사용하여
멀티태스킹을 제한합니다. 보다 많은 사람이 비디오를 사용할 수 있도록 적극적인 참여와 발표를 할 수 있도록 합니다. 우리 다수는 협업을 진행할 때 서로의 에너지에 대한 에너지를 공급하며, 비디오는 그 에너지를 흡수하는 데 도움이 됩니다. 또한 미팅 중에 여러 작업을 해야 하는 작업을 최소화할 수 있습니다.  여러 작업을 해야 하는 사용자가 있는 경우엔 해당 사용자가 함께하지 말아야 하며, 대신 시간을 사용하여 작업을 완료할 수 있습니다. 일부 참석자는 항상 비디오를 끄야 하는 적법한 이유로 미팅에서 생산적으로 참여할 수 있습니다. 실제적인 점은 많은 작업을 하지 말고 집중하도록 하는 것입니다.


5) 실행
에 더욱 가깝게 의사 결정을 밀어내어 참석자 수를 줄이고, 지난 미팅의 메모를 확인하여 변경을 줄입니다.  지난 3개 미팅에서 누군가가 참여하지 않은 경우, 해당 사용자에 대한 고지 및 참석을 막을 수 있습니다. 직원 및 상사가 동일한 미팅에 참여하게 하는 경우, 왜 해당 직원이 모두 참석해야 하는지 이해할 수 있습니다. 최대한 실행에 근접한 의사 결정을 내리기 위해 시도합니다(계층에서 낮은).  CEO를 초대한 경우, 대신 수석 부사장 보고를 초대할 수 있습니까?  이는 모든 사람이 수준 높은 수준의 작업을 실행하게 하며, 실제로 업무를 실행하고 있는 사용자에게 더 많은 책임이 주게 됩니다.


6)
Webex Assistant 의제, 사전 읽음(적합한 경우) 및 미팅 후 팔로우-업을 하도록 하여 미리 계획하고 명백한 기대를 설정하십시오.  의제가 미리 게시되지 않은 미팅을 취소합니다.  또한, 누군가가 이전의 행동 또는 행동을 캡처하지 않은 미팅의 다음 미팅을 취소합니다. (힌트: 이 작업을 위해 Cisco의 Webex 도우미 사용할 수 있습니다).  미팅에는 비용이 들며, 사용자가 적절한 투자를 하지 않은 경우 미팅은 취소됩니다.

a. 사전 읽기 및 준비: 사전 읽은 시간이 필요하고 최소한 48시간 전에 참석자들을 참석자들을 보내 주십시오. 읽지 설명은 미팅의 목표를 명확히 설명하고, 미팅 전에 사람들이 생각하고, 다이제스트하며, 아이디어를 명확히 설명하는 데 도움이 될 수 있습니다. 소셜 계약’은 참석자는 미리 읽은 미리 읽은 내용을 미리 읽어야 하다는 것입니다. 미리 읽지 않은 발송이 미리 발송되지 않는 경우, 미팅을 다시 예약하십시오.

B. 의제/후속 작업: 미팅 소유자는 의제(미리 읽은 자료에 포함될 수 있는)를 만들고 공유하고, 미팅 작업 항목을 게시할 책임이 있습니다. 두 개 모두를 사용할 수 없는 경우, 미팅을 건너뛸 수 있습니다.

C. 색인: 의제를 미리 의제로 하는 장점은 특정 주제에 대한 의제만 사용할 수다는 것입니다. 이러한 경우, 동의한 시간으로 나타나거나 미팅 참석자 중 한 명이 필요할 때 전에 Teams 메시지를 보내 묻습니다.

D. 다른 시간을 존중합니다. 따라잡기 위해 대체로 미팅을 사용하지 않습니다. 오프라인으로 업무를 처리하고, 미팅에서 다른 시간을 낭비하지 마십시오. 특정 질문이 있을 때 또는 추가 정보가 필요한 경우, 미팅이 끝났을 때 적절한 사람의 1:1에게 도달하십시오.

전자. 선행: 팀은 미팅 아티팩트, 대시보드, 상태 보고서 및 메트릭을 일관적으로 업데이트한 후 다른 사람이 이를 적시에 소비하기 위해 공개해야 합니다. 다른 사람은 링크를 북마크하고 다시 검토하여 미팅에서 의문을 묻고 질문할 수 있습니다.


7) 약속을 유지할 시간 차단

캘린더에서 다음을 보호할 수 있습니다.

a. 작업을 완료할 미팅 후 시간을 예약합니다. 개별 약정에 대한 시간을 차단하여 완료할 수 있도록 합니다. 이것은 쓰기, 코칭 시간, 즉 즉석 1:1, 생각 시간 등 필요한 제안일 수 있습니다. 미팅을 호스트하기로 한 약속을 지울 수 있는 방법과 동일하게 보호할 수 있습니다.

B. 의 캘린더에서 알림 및 전달 날짜를 예약합니다. 미팅은 자주 작업에 대해 체크합니다. 작업을 식별하면 캘린더에서 해당 결과물에 대한 시간을 예약하고 해당 결과물이 Teams 스페이스에 제공되도록 합니다. 이러한 방법으로 미팅을 하지 않고 주어진 스페이스에서 해당 스페이스를 체이스할 수 있습니다. 또한 프로젝트 계획이 있는 경우, 계속 업데이트하고 참조하여 다른 미팅에 대한 상태를 확인할 수 있습니다.


8) “미팅 무료”
일 예약생산을 위한 무료 미팅을 시작해 보아야 합니다.  예를 들어, 엔지니어를 보호하기 위한 것이 있습니다.  일부 조직은 엔지니어에게 매주 4일의 미팅 무료 날을 허용합니다. 참석한 유일한 미팅은 다른 엔지니어 또는 설계자들과 직접 호출된 미팅으로, 작업을 완료하는 작업(대기, 코드 리뷰 등)과 관련이 있습니다. 1:1 회의, 모든 손들기 및 직원 미팅은 주 5 일에 개최됩니다.


9) “놓치면 걱정하지 마세요”
로 대칭 이동하고, “빠진 웃음”으로 대칭 이동하고 기존의 모든 미팅을 주기적으로 취소하는 곳으로 봄을 맞이합니다.  새로운 캘린더는 필요한 미팅만 시작하고 적합한 사용자와 함께하며, 초대장에 연계된 명확한 의제 및 결과가 표시됩니다. 미팅에 참석하기 전에 사람들이 완료해야 하는 준비 작업을 요약합니다.  또한 일부 미 팅도 스키프합니다. 참여하지 말 것을 확신하는 미팅에 참석하지 않습니다. 대신, Webex 도우미 참석자가 미팅에 있는지 확인한 후, 대소문자 및 하이라이트된 미팅에 액세스합니다.


10) 목적
에 따라 강의를 확정합니다. 미팅 중에 플랜이 설정되고 동의하면, 다수의 사용자로부터 다시 조정하고 다시 작업을 해야하기 때문에 일회성 문제를 피합니다.

저희 웹사이트를 방문하여 사후 판타지와 관련한 비즈니스 재개에 대해 알아보 확인하십시오.

참여자: Contact Center 리더십 및 협업 그룹 리더십 모두 다음 아이디어에 기여했습니다. 다음: 오마 타바ol, 데이비드 Wiener, 브라이언 Schmahl, 스리데하르 가다비아파티, Abhay Kulkarni, 비노드 무두크르린

자세한 https://blogs.cisco.com/collaboration/planning-your-large-virtual-event-webex-meetings-adds-streaming-support-for-youtube-twitter-linkedin-facebook-for-workplace-and-more https://blogs.cisco.com/collaboration/making-the-move-to-modern-messaging https://blogs.cisco.com/collaboration/turning-good-videoconferencing-into-a-great-meetings-with-smart-adaptive-media-resilience-in-webex-meetings

About The Author

Omar Tawakol
Omar Tawakol Vice President & General Manager Cisco
Omar Tawakol is the Vice President & General Manager of the Cisco Contact Center business unit.
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