하이브리드 이벤트의 성공에 필수적인 6가지 전략

차세대 이벤트가 될 하이브리드

우리의 작업 방식이 진화하고 있는 것과 마찬가지로 이벤트 산업에서는 오랫동안 혁신의 분위기가 무르익은 상태였습니다. 21세기 최대의 보건 위기가 세계를 강타하기 훨씬 전부터 사람들은 대규모 이벤트가 2008년의 금융 위기 시대로 돌아간 것이 아닌지 논쟁을 벌이고 있었습니다. 팬데믹은 이벤트 산업에서 훨씬 더 요구되는 변화의 촉매 역할을 했습니다. 더 이상 현장 참석이 어려워진 상황에서 이벤트 리더는 가상 이벤트로 눈을 돌리지 않을 수 없었으며 최종 사용자 경험은 어떠해야 할지 그리고 이를 개선하는 방법은 무엇일지 다시 검토해야 했습니다. 가상 이벤트는 조직이 청중을 모으고 진행하는 방식을 획기적으로 변화시켰습니다. 그리고 모두에게 바람직한 것으로 나타나고 있습니다. 이벤트 주최자에게는 다양한 이점이 있었습니다. 적은 비용으로 훨씬 많은 사람을 모으고, 보다 집중도 높은 일대일 참여를 가능하게 하며, 더욱 개인화된 경험을 제공하고, 보다 쉽게 리드 추적을 할 수 있게 되었습니다. 참석자도 가상 환경으로의 전환을 통해 혜택을 누릴 수 있었습니다. 교통비가 절감되었고, 출퇴근 시간 및 가족과 떨어져 있는 시간이 줄었으며, 멀티태스킹이 가능해졌고, 필요에 따라 보다 유연하게 다양한 라이브 세션에 참석하고, LinkedIn 등의 소셜 네트워크를 이용하여 사람들과 소통할 수 있게 되었습니다. 가상 이벤트의 여러 가지 이점을 알게 되면서, 과거의 초대형 회의가 참가자들에게 너무 규모가 크고 눈에 띄기 힘들었으며 비용도 지나치게 많이 들어 장점이라고는 거의 없었다는 생각이 점점 커졌습니다. 비용만 생각해도 그렇습니다. 중요한 회의 중 하나에 참석하려는 경우에는 상당한 비용이 들 것입니다. 예를 들어, CES에 참석하는 경우 참가비, 숙박비, 기타 지출을 모두 합하면 출품업체 한 곳당 $150,000 이상 소요됩니다! 미래의 회의는 참석자에 맞추어 더욱 사용자 정의되고, 더욱 실용적이고 친밀하며 포괄적이 되어야 할 것입니다. 이를 위해서는 개선된 이벤트 계획, 더욱 개인화된 경험, 지속적인 참여를 가능하게 하는 신기술을 사용하여 가상 이벤트와 현장 이벤트를 통합한 하이브리드 환경을 참석자에게 제공할 필요가 있습니다. 많은 연구 그룹에서 하이브리드 이벤트로의 대전환을 예측하고 있습니다. Metrigy Research가 실시한 연구에 따르면 이벤트 기획자 중 63%가 내년까지 하이브리드 이벤트로 전환할 것입니다. 시스코가 Futurum Research와 협력하여 실시한 다른 연구에서도 79%의 참석자가 이벤트에 직접 또는 가상 환경을 통해 참석하는 유연한 방식을 선호하는 것으로 나타났습니다. 하이브리드 이벤트는 실제 이벤트를 가상 이벤트와 결합하여 집중도 높은 환경을 제공하므로 주최자와 참석자 모두 전보다 다양한 옵션과 유연성을 경험하게 될 것입니다. 이벤트와 회의가 하이브리드 모델로의 중대한 전환을 시작하는 단계임에는 의심의 여지가 없는 반면, 고품질 고가치의 경험을 창출하는 측면에서는 마케팅 및 ROI의 핵심 원칙 몇 가지가 여전히 적용될 것입니다. 성공을 거두기 위해 이벤트 기획자와 마케터는 성공적인 하이브리드 이벤트 개발의 일부가 되어야 할 것으로 생각하는 다음 6가지 필수 전략을 고려하기를 원합니다.

전략 0: 성공을 위한 투자

하이브리드 이벤트 전략을 시작하기 전에 무엇보다 중요한 전략은 마케팅 예산을 어디에 투자할 것인지 생각해야 한다는 것입니다. 이를테면, 전환기/코로나19 이후 세계에서 어떤 이벤트가 최고의 노출, 경험 및 ROI를 제공할지에 대해 고려하는 것입니다.

전략 1: 이벤트 전에 흥미 유발하기

이벤트 전 마케팅 활동에서는 타협이 있을 수 없습니다. 이벤트가 시작되기 훨씬 전부터 이벤트 홍보를 시작해야 합니다. 이벤트 몇 달 전부터 경험이 시작되면서 흥미를 유발하고 등록을 독려할 수 있습니다.

전략 2: 참석자가 등록을 재미있고 쉬우며 흥미롭게 여기도록 만들기

참석자의 등록 과정에 재미를 더해야 합니다. 예를 들어, 관련 컨테스트를 통해 프로세스에 게임 요소를 도입하거나 유명 인사 또는 인기 있는 연사가 참석하는 이벤트를 통해 알찬 네트워킹을 홍보할 수 있습니다. 등록을 쉽게 만들려면 현장 참석자와 가상 참석자 모두 쉽게 이용할 수 있는 중앙 집중식 등록 플랫폼을 사용함으로써 티켓 유형, 이벤트 트랙, 참석자 관심 사항 등의 중요한 데이터를 쉽게 파악하여 훨씬 더 개인화된 경험을 제공할 수 있을 것입니다.

전략 3: 의미 있고 개인적이며 설득력 있는 콘텐츠 만들기

콘텐츠가 현장 참석자와 가상 참석자 모두에게 적절한 것이어야 하며, 특정 그룹을 참여하기 어렵도록 고립시키는 공동 활동은 계획하지 말아야 합니다. 현장 참석자와 가상 참석자가 공평하게 참여하기를 바랄 것입니다. “한 가지 이벤트, 두 가지 경험”이라고 생각하십시오.

전략 4: 자신에 대한 것 말고 참석자에 대한 것을 만드십시오.

참석자가 어디에서 어떤 방법으로 참여하든지 세션을 보고 청중 대상 이벤트와 네트워크에 참여할 수 있도록 모바일 및 웹 앱을 통해 포괄적인 웹 경험을 제공하십시오. 여러 이벤트에 저장된 데이터를 바탕으로 각 참석자의 이전 행동 및 선호에 맞는 세션, 연사, 후원자, 온디맨드 비디오 등을 자동으로 추천하십시오.

전략 5: 참석자가 여러 번 다시 찾아오는 커뮤니티 구축하기

참석자를 노출시키고 그들의 말이 들리게 만드는 것이 중요합니다. 통합된 대화형 환경을 만드십시오. 이벤트 현장 참석자는 남보다 먼저 커뮤니티를 경험할 수 있다는 이점이 있으므로, 세션에 대한 실시간 설문조사와 Q&A를 결합하여 똑같은 커뮤니티 경험을 가상 참석자에게 제공할 방법을 찾으십시오. 또한 가상 참석자를 위한 온라인 커뮤니티를 구축하고 이벤트 후에도 대화를 계속할 수 있게 하십시오.

전략 6: 이벤트를 관계 심화의 출발점으로 사용하기

이벤트 후의 작업은 이벤트 중에 하는 일만큼이나 중요합니다. 이벤트가 끝난 후에도 관심을 놓지 않게 하는 무언가를 배우고 관계를 심화할 기회를 열어두도록 참석자를 설득해야 합니다. 예를 들어, 이벤트 후에는 가상 이벤트와 현장 이벤트에서 참석자가 보인 행동과 선호 사항에 대한 데이터를 활용하여 향후 이벤트에서 참석자를 위한 맞춤 여정을 구상함으로써 그들의 관심을 계속 붙들어 둘 흥미로운 내용을 제공하십시오.

이벤트 주최자와 참석자를 위한 새로운 기회

팬데믹은 현장 이벤트가 진화할 시기가 되었음을 알려준 모닝콜과도 같았습니다. 지난 한 해 동안 가상 이벤트로의 급격한 전환이 이루어짐에 따라 이벤트 주최자와 참석자에게는 경험, 콘텐츠 그리고 참여 방식의 측면에서 새로운 기회가 주어졌습니다. 앞으로의 커뮤니티는 과거에는 불가능했던 방식으로 가상 경험과 대면 경험의 조합을 통해 상호작용하게 될 것입니다. 하이브리드 이벤트의 또 다른 결과는 이벤트에 참석한 적이 한 번도 없었던 새로운 참석자 집단의 관심을 끌게 될 것이라는 점입니다. 이 새로운 사람들의 관심을 모으고 집중시키기 위한 신기술을 활용함으로써 그들을 진정한 이벤트 추종자로 만들 수 있을 것입니다. 뉴노멀로서의 하이브리드 이벤트를 통한 패러다임의 전환이 이루어지고 있습니다. 그러나 이것은 이벤트에 대한 접근 방식의 전환이라기보다 커뮤니티를 구축하고 관계를 심화하며 사람과 그들의 경험을 우선순위에 두는 새로운 타입의 이벤트를 만들 기회가 다가왔다는 사고의 전환에 가깝습니다. 새로운 하이브리드 이벤트 세계에서의 여정이 최고의 성공을 거두기를 바라며, 그것이 어떤 모습으로 펼쳐질지 정말 궁금합니다.