Como escolher o melhor sistema telefônico para pequenas empresas

Índice O que é um sistema telefônico para pequenas empresas e o que é VoIP? Por que sua pequena empresa precisa de um sistema de telefonia VoIP? Sistemas de telefone VoIP para pequenas empresas e a experiência do cliente O que devo procurar em um sistema telefônico para pequenas empresas? Quais são as vantagens do VoIP para um sistema telefônico para pequenas empresas? Como configuro um sistema telefônico para pequenas empresas? Preciso de um número de telefone comercial? Não posso usar meu celular? O ritmo de mudança na força de trabalho global continua a aumentar, mas a necessidade de comunicação e colaboração em tempo real permanece constante. A escolha do melhor sistema telefônico para pequenas empresas começa com a compreensão de suas necessidades agora e o que elas podem ser no futuro. A partir daí, você pode começar a mapear essas necessidades para os recursos e tecnologias subjacentes que separam os melhores sistemas de telefonia comercial dos demais. Não importa se está explorando novas maneiras de conectar seus funcionários e clientes ou se está se preparando para mudar para um sistema de telefone VoIP, certifique-se de não deixar nada de lado para encontrar a melhor opção para sua empresa.

O que é um sistema telefônico para pequenas empresas e o que é VoIP?

Vamos primeiro entrar na mesma página. Quando você pensa em “sistema telefônico para pequenas empresas”, o que vê em sua mente? Muitos fios, um fone moderno e um receptor? Talvez flashbacks de discar para o ramal errado, esquecer a senha do correio de voz ou discar 9 antes de fazer uma chamada externa? Isso resume quantos líderes de pequenas empresas sentem que: Émuito complicado e não temos tempo para tudo isso. Se você vir seu sistema PBX atual, nós te entendemos! Por muito tempo, aqueles sistemas telefônicos desajeitados que levavam dias para instalar e implantar eram a única opção. Por isso é tão importante considerar a tecnologia VoIP enquanto você busca o melhor sistema telefônico para sua pequena empresa. Mas o que é VoIP? É muito mais simples do que parece (ou seja, não é como o R2-D2 fala). O VoIP, que significa Voice over Internet Protocol, usa sua conexão de rede com a Internet para fazer e receber chamadas, em vez de usar uma linha telefônica. Ele permite que você se conecte a clientes e colegas de trabalho por meio de praticamente qualquer dispositivo, de smartphones a laptops e computadores desktop. Portanto, imagine os recursos locais que você espera, acessíveis e disponíveis em uma plataforma, não importa onde você esteja trabalhando. O VoIP baseado na nuvem traz todos os benefícios de custo e escalabilidade frequentemente associados à nuvem, mas é importante ver algumas das “armadilhas” para que você ainda escolha um fornecedor que leva a segurança a sério e se compromete com 99,99% de disponibilidade. Em suma, um sistema de telefone comercial local vs. na nuvem parece um pouco com esta justaposição de GIFs: via GIPHY via GIPHY Mas há muito mais a se considerar ao escolher um sistema telefônico para pequenas empresas. Vamos ver o porquê.

Por que sua pequena empresa precisa de um sistema de telefonia VoIP?

Existem algumas razões principais pelas quais os líderes de pequenas empresas começam sua busca para encontrar o melhor sistema telefônico para suas necessidades.

Eles querem garantir que sua equipe em crescimento possa permanecer conectada da maneira mais fácil e segura possível.
Eles nunca querem perder uma chamada.
Eles querem reduzir custos operacionais.
Eles desejam as melhorias de produtividade e experiência do cliente possibilitadas por recursos como correio de voz visual, mesclagem, chamada em espera, etc.

Esta pesquisa da Gallup de maio de 2021 revelou que metade de todos os funcionários em todo o país ainda trabalham pelo menos parte do tempo remotamente, e, quando você combina isso com nossa pesquisa de trabalho híbrido (PDF aqui)—que concluiu que essa tendência provavelmente continuará a crescer e que apenas 9% da força de trabalho global retornará ao escritório em tempo integral, está claro que a comunicação de qualquer dispositivo e local não é mais um “é bom ter” para pequenas empresas. É uma necessidade. Para se manterem competitivas e à frente da concorrência, muitas pequenas empresas precisam de uma maneira simples de conectar os funcionários que trabalham no escritório e em casa. E, à medida que aumenta a necessidade de manter os funcionários em trânsito sintonizados, independentemente de onde estejam, a viabilidade de sistemas telefônicos comerciais locais diminui.

Sistemas de telefone VoIP para pequenas empresas e a experiência do cliente

E não é apenas a viabilidade das comunicações internas. Os clientes precisam ser capazes de entrar em contato com sua empresa a qualquer hora do dia. A questão é que toda a ideia de “alcance” mudou radicalmente. Já se foi o tempo em que um bom e velho sistema de telefone PBX e correio de voz podia deixar um cliente feliz. Hoje, como esta pesquisa da McKinsey & Company descobriu, “os consumidores estão trocando de marca em ritmo sem precedentes”. Todos os aspectos da experiência do cliente são mais importantes do que nunca. Se seus clientes fazem ligações fora do horário comercial normal, você ainda precisa fornecer uma experiência incrivelmente tranquila; uma desventura por meio de um menu de sistema telefônico antiquado pode ser um fator que os leva a ir para outro lugar. Embora conectar suas equipes internas e melhorar a experiência de seus clientes sejam razões importantes para adotar um sistema telefônico melhor, as tendências do mercado contam histórias mais atraentes. Como veremos, os sistemas de telefone VoIP são mais fáceis de configurar e implantar do que os sistemas locais. E, se você escolher o provedor de nuvem certo, essa facilidade é acompanhada por maior confiabilidade, maior segurança e a capacidade perfeita de integração com outro software de colaboração para uma experiência unificada. Nossa pesquisa (PDF aqui) descobriu que 77% do investimento em telefonia de TI em 2020 foi direcionado para a nuvem e forneceu um vislumbre do futuro para onde as coisas estão indo:

Para resumir, os benefícios de adotar um sistema telefônico para pequenas empresas que usa a tecnologia VoIP são difíceis de ignorar:

É muito mais fácil conectar funcionários na nova era do trabalho híbrido e conectar-se com clientes no mundo da disponibilidade on-line 24 horas por dia, 7 dias por semana.
As tendências do mercado mostram que a adoção da comunicação em nuvem é real e o ímpeto está crescendo.

E, se você escolher uma solução completa de colaboração para pequenas empresas (sim, este é um plug para Webex), você também já dá um check em videoconferência, mensagens e compartilhamento de conteúdo em sua lista de necessidades. Agora que preparamos o terreno, vamos nos aprofundar em qual e como escolher o melhor sistema telefônico para pequenas empresas que atenda às suas necessidades.

O que devo procurar em um sistema telefônico para pequenas empresas?

Encontrar o sistema telefônico certo para pequenas empresas não é tão assustador quanto pode parecer. Você precisa saber com que tipo de orçamento está trabalhando e ter certeza de que está obtendo a solução mais abrangente para sua empresa. Quando se trata de seu orçamento, só podemos compartilhar nossos planos e preços e deixar que você faça o resto. Quer você opte por um plano de chamadas ou pelo Webex Suite, onde você obtém reuniões e mensagens junto com chamadas, você obterá os recursos de nível empresarial necessários, sem o custo de nível empresarial. Além disso, com qualquer plano de ligações, você recebe ligações domésticas ilimitadas e gratuitas nos EUA e no Canadá. Com o custo e os prazos de entrega mais longos envolvidos na implementação de um sistema PBX local, uma mudança para chamadas na nuvem com Webex é mais econômica e direta. E, se você já está comprometido com o caminho da nuvem, provavelmente está no caminho certo para seguir meu conselho: Conclua este artigo e nos posicione ao lado de nossos concorrentes para que possa ter uma visão clara do tipo de plano de que precisa e do parceiro de longo prazo que deseja. Para escolher o melhor sistema de telefonia para pequenas empresas que atenda às suas necessidades no local de trabalho em constante mudança, fique comigo para um mergulho mais profundo que acredito que o ajudará a encontrar o que você precisa, seja conosco ou não. Muitos sistemas de telefone VoIP que você encontrará têm essencialmente os mesmos recursos de um sistema PBX local. Embora geralmente sejam uma atualização para pequenas empresas, graças à flexibilidade expandida das chamadas pela internet, você deve esperar muito mais da sua solução, tanto em termos de desempenho quanto de colaboração.

homem acenando em uma chamada de videoconferência Webex

Os cinco principais recursos que você deseja em um sistema telefônico para pequenas empresas são:

Um número de telefone comercial dedicado que pode ser alcançado em qualquer lugar, com números de todos os usuários da sua empresa.
Desempenho de nível empresarial: roteamento inteligente com um menu de telefone completo e ramais, além de reter e retomar chamadas, transferência de chamadas, chamadas em espera e um sistema de correio de voz completo, visual ou não visual.
A capacidade de transferir chamadas de seu laptop para o telefone ou de transformar uma chamada telefônica individual em uma chamada em conferência ou videoconferência com todos os recursos. Tudo com um único clique.
Recursos que eliminam distrações, como remoção de ruído de fundo, aprimoramento de voz e planos de fundo personalizados.
Integração em uma plataforma de colaboração completa com reuniões e soluções de mensagens incluídas.

Dê uma olhada em como o Webex incorpora todos esses recursos e muito mais para sua equipe.

Quais são as vantagens do VoIP para um sistema telefônico para pequenas empresas?

Ok, então os recursos parecem poderosos. Mas o que tudo isso significa? Como esse tipo de sistema telefônico comercial ajuda? Os sistemas de telefone VoIP para pequenas empresas ajudam as equipes distribuídas a se comunicarem com mais eficácia. Mas a mudança para um sistema de telefone VoIP, que inclui videoconferência, mensagens e compartilhamento de conteúdo, também ajuda equipes remotas e híbridas a colaborar com mais eficiência. Você tornará os fluxos de trabalho mais suaves habilitando a colaboração em tempo real (pense em compartilhar recursos como quadro de comunicações digital) e eliminando aqueles e-mails de 50 tópicos que causam dor de cabeça (graças aos recursos de mensagens como espaços e equipes). Com um sistema telefônico que inclui software de colaboração, a comunicação diária da sua empresa ficará muito mais simples. E, se você está preocupado em manter os fluxos de trabalho atuais, essa é uma boa preocupação! A solução que você escolher deve se integrar a várias plataformas que você está usando para vendas, marketing, gerenciamento de conteúdo e RH, tudo, desde Google Workspace e Miro a Salesforce e Office 365.

E por último, mas não menos importante, um sistema de telefone VoIP hospedado na nuvem deve oferecer a segurança, a privacidade e a conformidade que atendam às suas necessidades. Aqui está uma prévia do que oferecemos a esse respeito. Observação: A plataforma de nuvem Webex é fornecida a partir dos data centers georredundantes da Cisco em todo o mundo, portanto, não há um único ponto de falha. Você pode contar com a combinação poderosa de chamadas seguras com criptografia e infraestrutura em nuvem de nível de operadora para garantir a sua segurança e a segurança dos dados de seus clientes. Com todas essas vantagens em mente, considere a história de sucesso do mundo real da Rent-A-Center. Eles transformaram completamente suas operações implementando um sistema de telefone comercial baseado em nuvem em uma organização de 14.000 funcionários, com 14.000 telefones, nada menos, em apenas dois meses.

Como configuro um sistema telefônico para pequenas empresas?

Se você possui atualmente um plano Webex gratuito e deseja adicionar chamadas, o processo é fácil. Primeiro, abra seu aplicativo, navegue até o canto inferior esquerdo e clique no ícone “Atualizar” (parece uma pequena coroa):

Você será direcionado para nossa página de Planos e preços, onde poderá clicar no plano que deseja adquirir. Em seguida, você poderá selecionar o número de licenças e preencher suas informações de contato:

Depois de confirmar seu plano, você poderá selecionar o código de área que deseja ou transferir um número existente para seu plano de chamadas:

Assim que finalizar a compra, você receberá um código de confirmação. Depois de inserir o código, o seu plano de chamadas estará pronto para ser configurado no seu painel.

A partir daqui, você pode clicar em “Configuração completa” para selecionar seu número de telefone principal, números de todos os seus usuários e sua experiência de menu do telefone.

Agora você está pronto para começar a fazer chamadas! Após a configuração, você descobrirá que os sistemas de telefonia comercial hospedados na nuvem são muito mais fáceis do ponto de vista do gerenciamento. Você pode supervisionar todos os serviços e usuários em um único lugar a partir de uma única tela, eliminando a sobrecarga de um sistema telefônico físico. Em outras palavras, a chamada na nuvem a partir do Webex reduzirá a carga sobre o gerenciamento de TI (já ouvimos isso muitas vezes de nossos clientes). Se você não tem um sistema local atualizado e não é um usuário Webex, podemos orientá-lo durante o processo. Desde a configuração de um sistema telefônico multilinha até a implantação e migração, nossos especialistas podem orientá-lo em tudo o que você precisa para encontrar a solução que se adapta às suas necessidades. Basta entrar em contato com nossos especialistas para começar.

Preciso de um número de telefone comercial? Não posso usar meu celular?

Esta é uma pergunta capciosa! Com o Webex Calling, você pode alternar entre seu número de telefone e o número de telefone comercial em seu smartphone. É literalmente um toque, e você vai desde pegar um café até responder a uma pergunta sobre remessa. É aqui que a remoção de ruído de fundo entra em ação. Quando você atende a chamadas em trânsito ou em um ambiente movimentado, seus clientes, fornecedores e colegas apreciarão a clareza da chamada. Mais do que apenas um sistema telefônico | Webex Calling

Quando você estiver pronto para adotar um plano, escolher o número de telefone comercial é incrivelmente fácil. Este vídeo rápido de 3 minutos mostrará como você pode adicionar chamadas rapidamente, obter seu número de telefone comercial e atribuir números exclusivos a usuários em toda a empresa. Agora que você analisou todas as variáveis, deve estar com a mentalidade certa para escolher o melhor sistema de telefonia para suas necessidades. Em outras palavras, chega disso: via GIPHY