启用视频功能，实现有效的团队协作（根据数据得出的结论）

摘要：团队协作是指与他人合作，以实现共同的目标并完成更多凭借个人力量无法完成的工作，是任何企业取得成功的重要组成部分。最近的数据表明，在虚拟会议期间启用视频功能是开展有效协作的重要组成部分。在这篇文章中，我们将讨论团队协作，为什么视频可以发挥重要作用以及公司应该如何培养一种健康的视频优先文化。 目录：

• 视频案例 – 虚拟会议期间，您是否真的需要视频？
• 什么是团队协作？
• 什么是有效的团队协作？
• 哪些技能对团队协作非常重要？
• 为什么视频会议对开展有效的团队协作非常重要？
• 虚拟会议中视频的使用现状
• 我们来谈谈视频疲劳
• 您是否拥有适当的协作技术？
• 建立健康的视频优先文化

视频案例 – 虚拟会议期间，您是否真的需要视频？

您的办公室杂乱无章，还没有化妆或是迟到了，抑或是真的不想换下那件舒适的运动衫，而且您的猫咪也在经历这样的日子。 我们可以想出一千个理由在虚拟会议期间关闭视频， 而有时这确实是正确的选择。 但是，研究表明，您应该尽可能打开摄像头。 在团队协作方面，最近的数据表明，在远程办公或者与混合办公团队合作时，使用视频功能是取得成功的重要因素。 经常使用视频功能的人认为， 降低协作难度的可能性会增加 2 倍，而降低与同事保持友好关系的难度的可能性也会增加近 1.5 倍。 让我们来深入探讨团队协作以及为什么使用视频功能对开展有效的虚拟团队合作如此重要。我们还将讨论团队应该如何建立一种健康的视频优先文化。

什么是团队协作？

团队协作是指与他人合作，以实现共同的目标并完成更多凭借个人力量无法完成的工作。在商业环境中，这包括团队内部协作（例如工程部内部人员协作）以及团队之间的协作（例如工程部和市场部的协作）。此外，还可能包括与公司外部合作伙伴的协作。这种团队合作可以通过面对面的方式进行，也可以借助电子邮件、团队消息传送、视频会议等团队协作技术以虚拟方式进行。 虽然有很多关于协作的定义，但上文的定义概括了有关该主题的学术文献中涵盖的几个核心观点。在进行协作研究调查的过程中，我特别赞同这样一种解释，即 Michael Schrage 在《共享思想：协作新技术》一书做出的解释。马萨诸塞州大学的 Linda Peters 和 Charles Manz 在这篇文章中很好地总结了这一点： “与沟通或直接的团队合作相比，协作是一个更加丰富多彩的过程。协作创造的价值超越了传统的沟通或团队合作所能创造的价值（Schrage, 1990 年）。只有当团队成员意识到自己无法凭借个人力量完成所有工作，并开始接受和尊重他人的见解、问题和想法时，才有机会开始协作。根据 Schrage（1990 年）的观点，协作的成功与否可以通过其结果来衡量。换言之，人们普遍认为，与不开展协作的团队相比，开展有效协作的团队创新能力更强，工作效率和满意度也更高。” 这一定义非常鼓舞人心，强调有效协作的力量，即可以创造比凭借个人力量更伟大的成就。 但是，这一定义也指出了开展协作所面临的挑战以及开展有效协作的难度。 接下来，让我们进一步探讨什么是有效协作以及成功开展协作需要哪些技能。

什么是有效的团队协作？

正如 Peters 和 Manz 所指出的，与不开展协作或者协作不佳的团队相比，开展有效协作的团队创新能力更强，工作效率和满意度也更高。但是，除了可以取得积极的成果之外，有效的团队协作还有哪些特点？ Peters 和 Manz 强调了以下三个可能影响团队协作（尤其是虚拟协作）有效性的因素：

• 信任：开展有效协作的团队相信，团队中的每个成员都将团队的最大利益作为行事准则。团队成员知道他们可以相互依赖。他们不会担心团队成员会做出损害团队利益的利己选择，阻碍其目标的实现。为建立这种信任，虚拟（或混合办公）团队需要进行有意义的对话，并谨慎利用协作技术来实现这一目标。
• 共同认知：每个团队成员都了解并接受团队的共同目标、战略方向、其他成员拥有的技能以及携手合作实现共同目标的方法。团队成员不仅意识到自己对团队做出的贡献，也会从更广阔的视角来看待问题，朝着共同的目标努力。
• 密切关系：研究（包括这篇文章）表明，取得成功的虚拟团队会定期开展团建，促进成员之间的关系。此外，更深厚的关系有利于增强团队成员之间的信任和共同认知。Peters 和 Manz 鼓励在项目或计划开始时尽可能共同努力建立关系。

视频使用案例 – 虚拟会议期间，您是否真的需要视频？

我们已在上文中介绍了什么是有效协作，现在让我们来探讨一下实现有效协作需要哪些技能。 在下文中，我简要总结了九种核心协作技能，摘自 2014 年北卡罗莱纳大学凯南商学院的论文《建立协作型组织文化》 (Creating a Collaborative Organizational Culture)（要了解更详细的讨论内容，请查看 这篇博文）。 优秀的协作者善于：

1. 如何接纳改变
2. 如何征求他人意见
3. 如何与他人分享信息
4. 如何倾听以增进理解
5. 如何提供建设性意见
6. 如何运用谈判技能
7. 如何认可和奖励他人
8. 如何提升自我意识
9. 如何达成共识

贯穿上述大多数技能的一条共同主线是需要进行良好的沟通。 然而，在当今的虚拟和混合办公时代，沟通变得更加复杂。 团队不是在同一个实体空间中面对面工作，而是通过各种协作技术与他人保持联系，如视频会议、云呼叫、消息传送和电子邮件等。 虽然很多重要工作可以直接通过消息传送或电话来完成，但是能够真实看到与自己交谈的人可以增强沟通体验。研究强调了非语言沟通的重要性：例如，在《沟通和社交技能手册》 (Handbook of Communication and Social Interaction Skills) 中，亚利桑那大学的 Judee Burgoon 和 Aaron Bacue 给出了例证，说明大部分沟通实质上是非语言沟通。能够开展面对面协作有助于确保团队成员不会错过这些非语言线索，并且可以尽可能清晰地沟通，这是成功开展协作的关键。 现在，让我们回到视频会议这一主题。

为什么视频会议对开展有效的团队协作非常重要？

视频会议可以让您“面对面”地看到同事，即使你们相距遥远。启用视频功能后，可以确保不会错过任何重要的非语言线索，并有望与他人建立更紧密的联系。 通过给自己提供一个理解他人以及被他人理解的最佳机会，您可以学会谈判、达成共识、提供建设性反馈以及倾听以增进理解等一系列开展有效协作所需的技能，在团队中脱颖而出。 这听起来似乎很棒，但数据说明了什么？虚拟面对面交流是否真的有助于促进有效协作？ 最近的研究数据（可分别点击此处和此处）表明，事实确实如此。 经常使用视频功能的人认为：

• 降低协作难度的可能性增加 4 倍。
• 感受到同事同理心的可能性增加 6 倍。
• 随时随地轻松与同事联系的可能性增加 5 倍。

相比之下，很少使用视频功能的人：

• 觉得自己与公司战略无关的可能性增加 7 倍。
• 对公司现状不满意的可能性增加 2 倍。

注：要更深入地了解相关信息，请查看此处的视频会议统计数据完整列表。 除了让您获得有价值的非语言线索以更好地理解他人，虚拟面对面交流还具有其他优势，有助于创造理想的协作环境。 上文强调的其他研究结果也揭示了为什么使用视频功能有助于降低协作的复杂程度。 让我们回顾一下 Peters 和 Manz 强调的有效协作的三个必要因素，即信任、共同认知和密切关系，并了解关于视频功能的研究结果是如何反映这些因素的。

• 信任和密切关系：经常使用视频功能的人更有可能从同事那里感受到更多同理心。表现出同理心和体验他人的同理心有助于营造信任的环境并加深关系，这是我们上文讨论过的开展有效协作的两个要素。
• 共同认知：很少使用视频功能的人不太可能感觉到自己与公司战略的关联，这可能是因为他们缺乏对团队目标的共同认知和承诺，而这是恰恰是实现最佳协作所必需的。

鉴于这些令人振奋的发现，我们有必要对公司的视频功能使用情况进行评估。是否有其他方法，可以用来建立一种健康的视频优先文化？

虚拟会议中视频的使用现状

尽管视频功能大有裨益，但也只有 58% 的远程办公人员在家参加会议时始终启用视频功能。 为什么没有更多的人使用视频功能？应该如何鼓励团队成员将视频功能集成到工作流程中，以便所有人都能从协作中获益？

我们来谈谈视频疲劳

首先，我们要承认一个无法忽视的问题：视频疲劳。 视频疲劳这一问题确实存在，并且还可能是大家不经常使用视频功能的主要原因。 61% 的远程办公人员报告称，自从居家办公以来，他们的视频会议疲劳感有所增加。斯坦福大学的 Jeremy Bailenson 针对视频疲劳的原因进行了广泛的理论研究，找到了一些可能的原因，包括近距离长时间的眼神接触，以及因紧盯自己视频图像的“全天镜”而感到疲惫。 但是，您可以采用健康的视频使用策略，而不是完全抛弃视频功能，这样即可享受协作带来的优势，同时缓解任何潜在的挑战。 例如，可以考虑每周安排一天不举行会议，以专注于工作，并鼓励人们关闭自己的视频图像，以避免“全天镜”效应。 此外，还可以考虑提供视频展示培训，以培养员工在镜头前的自信感，避免因表现不好而给自己增加压力。回顾最佳实践总是有所帮助，即使您的团队多年来一直在使用视频会议。

您是否拥有适当的协作技术？

拥有适当的协作技术还可能成就或是破坏您的视频会议体验。 您是否正在利用智能视频会议软件，使员工实现轻松连接？员工是否拥有获得高质量视频体验所需的适当硬件？ 绝大多数人 (90%) 表示，他们的家庭会议体验有待改善。常见挑战包括不必要的背景噪音、多人同时说话、无法进行有效的头脑风暴以及网络质量差。 适当的协作技术可以在很大程度上帮助缓解这些挑战，并提高员工在视频会议中的参与度。在一项针对远程办公人员的调查中，参与者确定了几种可以改善虚拟会议体验的高级功能和工具，包括背景噪音消除、数字白板工具、自动适应带宽条件的视频质量以及性能更佳的会议和协作设备。 以下是评估视频会议技术堆栈时需要考虑的几个问题：

• 是否需要为员工提供优质的网络摄像头、头戴式耳机和照明设备，让他们对使用视频更有信心？
• 团队成员是否需要额外的显示器或一体化协作设备来为他们提供舒适开展协作的空间？
• 您的视频会议解决方案是否提供可以减轻疲劳的智能功能，如定向音频、背景噪声消除和智能摄像头取景？
• 您的视频会议平台是否还提供数字白板和内容注释功能，以便每个人都能轻松进行头脑风暴并参与会议？
• 在视频会议期间，每个人是否可以通过投票、聊天、问答、手势识别和表情符号等多种方式参与其中？
• 您的解决方案是否可以提供实时转录和翻译功能，以消除语言障碍并帮助每个人跟上进度？
• 借助通过优化亮度和对比度来缓解眼睛疲劳的显示屏，您的团队能否从中获益？

建立健康的视频优先文化

当我们在混合办公时代不断重构协作体验时，健康的视频优先文化可以在企业的成功过程中发挥重要作用。通过设置合适、周全的界限来防止视频疲劳以及使用适当的技术，可以让团队充分利用视频的潜力，加深彼此之间的关系，建立信任和共同认知，并促进协作水平的不断提高。 

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